Als salesmedewerker bij een maakbedrijf ben jij de drijvende kracht achter de omzet. Toch worstel je. Een simpele offerte? Dat kost soms dagen. Je moet namelijk navigeren tussen e-mail, CRM, configuratorsoftware en het ERP om deze op te bouwen.

Machinebouwers in het MKB weten dat elke offerte anders is. Iedere klant wil namelijk iets anders. Daarom vraag je steeds opnieuw bij engineering wat wel en niet mogelijk is. Bij écht maatwerk is dat ook handig. Maar wat als je onderdelen vaker gebruikt en machines vaak op dezelfde manier zijn opgebouwd? Dan bespaart het je tijd als je artikelen configureert in samenwerking met de klant.

Met ruim 15 jaar ervaring in de maakindustrie begrijpen wij de uitdagingen in de industrie, ook voor de salesafdeling. Het Starcode ERP ondersteunt dan ook verschillende wegen in het salesproces. In de ingebouwde productconfigurator bespreek je dan ook zowel maatwerkwensen als standaardproductie-eisen.

In dit artikel ontdek je hoe een geïntegreerd ERP-systeem je salesprocessen kan helpen. We gebruiken hierbij het voorbeeld van het fictieve bedrijf H. Ducktech, een middelgrote machinebouwer.

Wat is H. Ducktech? H. Ducktech is een bedrijf dat machines ontwerpt die decoratieve sauzen op een gerecht ‘kwakt’. De machines worden ontworpen met verschillende standaardmodules. De salesmedewerker vraagt aan de lead welke eisen hij heeft. Daardoor kan hij precies de modules selecteren die de toekomstig klant nodig heeft.

Maar mijn salesafdeling gebruikt al een CRM?

Heb je nog geen ERP-systeem? Of heb je er wel een, maar maakt je salesafdeling er weinig gebruik van? Mogelijk gebruikt je salesafdeling al een tool om klantrelaties te onderhouden. In dat geval gaat het waarschijnlijk om een CRM-tool.

Een CRM is niet hetzelfde als een ERP. Beiden hebben andere kwaliteiten, die je salesmedewerkers goed kunnen gebruiken.

In het kort:

• Een CRM (Customer Relationship Management) is speciaal ontworpen voor het onderhouden van klantrelaties.
• Een ERP (Enterprise Resource Planning) stroomlijnt al je bedrijfsprocessen in je maakbedrijf.

ERP begint waar CRM eindigt

Met een CRM zoals Hubspot volg je leads en breng je ze naar binnen. Maar spreek je specifiek over artikelen? Dan komt ERP om de hoek kijken.

Want of je nu producten configureert of offertes samenstelt, dit is handiger om in het ERP te doen. Dit is dé centrale plek waar alle artikelen en stuklijsten samenkomen. Afdelingen zoals engineering, inkoop en productie werken dagelijks de laatste versies van artikelen bij. Zo werk je altijd met de meest actuele versies.

In systemen zoals Hubspot is het wel mogelijk om offertes samen te stellen en artikelen toe te voegen. Maar de vraag is: moet je dat willen? Stel, engineering maakt een nieuwe versie van een product aan in het ERP. Dan moet je dit ook in Hubspot aanpassen. Anders werk je met een versie die niet meer bestaat, en met verouderde prijzen. Het risico? Je belooft een klant een product dat niet meer bestaat. Of je biedt een offerte met verouderde prijzen. Met als gevolg het verlies van je marges.

Ideaal gezien versterken CRM en ERP daarom elkaar. CRM voor het binnenhalen van klanten, ERP voor de orderverwerking daarna. Hieronder lees je hoe Starcode ERP jouw salesprocessen kan ondersteunen.

Zo ondersteunt Starcode ERP het salesproces

Het Starcode ERP ondersteunt verschillende productiemethoden. Produceer je maatwerk op klantvraag? Of werk je voorraadgestuurd? Misschien werk je nu wel Engineering to Order, maar wil je meer richting Configure to Order.

In alle gevallen kan het Starcode ERP iets voor jou betekenen.

Stap 1: Vul de productconfigurator in (optioneel)

Maak je slim gebruik van subsamenstellingen? Dan kun je met standaardonderdelen een machine maken die zoveel mogelijk aansluit op de wensen van de klant. Dit kun je vergelijken met het kopen van een auto. Je kiest uit verschillende opties, zoals stoelverwarming, adaptive cruise control of een dakraam. De auto zelf is opgebouwd uit standaardonderdelen. Toch heb je als klant het gevoel dat je een product op maat krijgt.

Producten samenstellen in samenwerking met de klant gaat nu vaak met losse CPQ-software. Bijvoorbeeld Elfsquad of Tacton. Het Starcode ERP beschikt over een ingebouwde configurator. Hiermee kun je open, gesloten en meerkeuze vragen stellen.

Dit geeft je meer grip en controle over je artikelen:

✔️ Werken met één versie voor je artikelen en stuklijsten

✔️ Niet meer handmatig kopiëren en plakken van artikelen

✔️ Geen koppeling nodig tussen verschillende software

Samen met je klant vul je de vragenlijst van de configurator in. Het resultaat is een complete stuklijst die je direct al in het ERP terug kan vinden. Dat betekent geen ingewikkelde koppelingen, en geen mogelijkheden op fouten door handmatige invoer.

Wat zijn de voordelen van configureren?

Producten configureren met de klant geeft je verschillende voordelen:

✔️ Betere prijsinschatting. Door de tijd heen kun je steeds betere prijzen inschatten. Als je producten op dezelfde methode produceert weet je namelijk steeds nauwkeuriger de inkoopprijzen en bewerkingstijden.

✔️ Scherpere marges. Weet je de bewerkingstijden en inkoopprijzen? Dan kun je effectiever werken terwijl je de prijs gelijk kan houden. Dit zorgt voor meer marge op je producten.

✔️ Snellere offertes. Met jouw ingebouwde offerte-template stel je snel een passende offerte samen op basis van de klantwens.

Voor welke productmethodes configureren?

De configurator werkt voor verschillende productiemethoden. Of je nu alleen standaard produceert of ook met maatwerk erin:

• Standaardproductie. Produceer je voornamelijk uit standaard subsamenstellingen? Dan kiest de klant hoe hij de machine wil laten opbouwen.
  
• Standaard + maatwerk. Heeft de klant naast de standaardonderdelen ook behoefte voor maatwerk? Dan kan er een vragenlijst binnen de vragenlijst worden ingevuld. Hierin kun je schattingen voor maatwerk verwerken. Want ook al heb je maatwerk, vaak kun je toch een inschatting maken hoeveel iets kost op basis van eerdere bewerkingen.

In 3 stappen een product configureren met je klant

Het gebruik van de configurator in Starcode ERP is eenvoudig:

1. Start de vragenlijst– Ga naar ‘Vragenlijsten’ en klik op ‘Nieuwe configurator invullen’ en doorloop de vragenlijst samen met jouw klant.
2. Maak de configuratie definitief – Zijn alle keuzes gemaakt? Klik dan op ‘Zet naar Final’. Nu kun je de configuratie omzetten naar een concreet artikel.
3. Creëer het artikel – Zoek de ingevulde vragenlijst op en klik op ‘Maak artikel van Configuratie‘. In dit veld kun je aanvullende informatie geven. Het systeem genereert automatisch een complete stuklijst met alle onderliggende componenten.

Het resultaat? Je krijgt direct een complete stuklijst zonder dat je engineer-afdeling alles vanaf nul hoeft op te bouwen. Deze stuklijst vormt de basis voor je calculatie.

Stap 2: Maak nauwkeurige calculaties

“Hoeveel kost het nu om dit product te maken?” Een vraag die je verkoopteam waarschijnlijk regelmatig hoort van toekomstige klanten. En terecht – want zonder helder inzicht in je productiekosten is het lastig om winstgevende offertes te maken. Met het Starcode ERP krijg je hier meer grip op.

Heb je de configurator ingevuld in samenwerking met de klant? Dan maakt het systeem er een complete stuklijst van. Op basis van bekende gegevens kan het systeem hier nu een nauwkeurige calculatie van maken.

Denk aan:

• Engineeringskosten
• Bewerkingskosten
• Inkoopkosten van benodigde materialen
• Opslagen

1. Start je prijscalculatie

1. Ga naar het tabblad ‘Artikel’ waar je artikel al geselecteerd is.
2. Kies in het linkerscherm voor ‘Vrijgeven’. Dit betekent dat je het product nu mag gebruiken om te verwerken in een offerte.
3. Je komt nu in het artikelscherm. Kies in het middenscherm voor ‘Huidige Artikelprijs’.
4. Klik op het pennetje om te beginnen met calculeren.

2. Kies je calculatieniveau

Je hebt nu twee opties:

• Bereken de prijs voor het alleen het product (de complete machine)
• Bereken prijzen voor de complete stuklijst (zowel de totaalprijs van de machine als alle onderliggende onderdelen)

In dit voorbeeld kiezen we voor BOM, dus het berekenen van de gehele stuklijst.

3. Voltooi de berekening

1. Selecteer het juiste prijstemplate voor je salesprijs en kostprijs. Het prijstemplate bevat de regels die jouw maakbedrijf hanteert voor het samenstellen van de juiste prijzen. Denk aan opslagpercentages voor inkoop en levering. Deze heb je eerder gemaakt.
2. Klik nu op ‘Uitvoeren’.

Maak verschillende prijstemplates
Maak je gebruik van verschillende opslagpercentages? Omdat je bijvoorbeeld zowel in het binnen- en buitenland levert? Dan is het mogelijk om verschillende prijstemplates te maken. Zo bereken je voor iedere situatie de juiste prijs – en behoud je een scherpe marge.

Het resultaat? Een compleet beeld van alle kosten – van bewerkingen tot inkoopprijzen. Precies wat je nodig hebt om offertes te maken waar zowel jij als je klant blij van worden.

Stap 3: Stel offertes samen  

Heb je net een nauwkeurige prijsberekening gemaakt voor een project? Dan wil je deze snel omzetten naar een professionele offerte die je klant overtuigt. Met Starcode ERP maak je in enkele stappen een offerte die perfect aansluit bij jouw bedrijfshuisstijl.

Zo maak je in 4 stappen een overtuigende offerte:

1. Start je offerte – Ga naar het tabblad ‘Offertes’ en kies ‘Nieuwe offerte aanmaken’.
   
2. Selecteer je contactpersoon – Kies de juiste contactpersoon uit je contactenlijst. Door deze koppeling hoef je geen adresgegevens handmatig over te typen. Klik vervolgens op ‘Uitvoeren’ om door te gaan.
   
3. Stel je offerte samen – Je kunt nu verschillende elementen toevoegen om je offerte op te maken.
   
   Denk aan:

• Artikelregels: Voeg artikelen toe die je hebt geconfigureerd of artikelen uit je catalogus.
• Tekstregels: Voor maatwerk dat nog moet worden ontwikkeld.
• Kostenregels: Voor aanvullende kosten zoals transport of installatie.
• Bewerkingsregels: Voor specifieke handelingen die je moet uitvoeren om te produceren.

Voor maatwerk kun je in de offerte een inschatting opnemen van de benodigde engineeringsuren en materiaalkosten. Met de klant kun je afspreken of je werkt met een vaste prijs of op basis van nacalculatie.

4. Verzenden – Klik op ‘Send’ en je offerte wordt automatisch samengesteld in een PDF-template en verzonden via jouw favoriete mailprogramma.

Van offerte naar order in één stap

Heeft je klant de offerte goedgekeurd? Klik dan op ‘Maak verkooporder’ en het ERP zet het proces verder in gang. Afhankelijk van je werkwijze kan dit gaan om verschillende vervolgstappen:

• Levering uit voorraad
• Inkooporder aanmaken
• Productieorder starten voor je werkplaats

Vaak bespreekt de salesafdeling in een kickoff nu het verdere verloop van de order en pakt werkvoorbereiding de planning op van de order.  

Stap 4: Levering en factuur

Na deze stap zijn andere afdelingen aan zet. Bijvoorbeeld engineering voor het ontwerpen van maatwerk. Inkoop voor het inkopen van inkoopdelen en productie om de machine te bouwen.

Wanneer je machine klaar is voor verzending, vind je deze terug in het Shipping Orders tabblad. Hier heb je alle controle:

1. Bekijk welke producten klaar staan voor verzending
2. Voeg indien nodig extra artikelen toe aan de zending
3. Klik op ‘Ship Order’ wanneer alles compleet is
4. Selecteer ‘Pakbon naar Factuur’ om automatisch een factuur te genereren

Een gestroomlijnde salesafdeling levert tevreden klanten op

Je salesprocessen hoeven niet complex te zijn, zelfs niet als je product dat wel is. Door een geïntegreerd ERP-systeem te gebruiken, maak je het voor je verkoopteam eenvoudiger om accurate offertes te maken zonder constant te moeten schakelen tussen afdelingen en systemen.

De uitdaging waar je als maakbedrijf mee worstelt – het efficiënt configureren, calculeren en offreren van complexe producten – is oplosbaar. Met de juiste tools heb je in een paar klikken een complete offerte klaar, zonder dat je technische afdeling bij elke aanvraag opnieuw het wiel moet uitvinden. Dit bespaart je al snel uren per week.

Wij bij Starcode zien dagelijks hoe MKB-maakbedrijven hun verkoopproces transformeren door hun CRM en ERP naadloos te laten samenwerken. Met onze jarenlange ervaring in de maakindustrie begrijpen we precies waar de knelpunten zitten en hoe we die kunnen oplossen.

Wil je zelf ervaren hoe een geïntegreerd ERP-systeem jouw salesafdeling kan versterken? Plan dan een vrijblijvende demonstratie en ontdek hoe Starcode ERP specifiek voor jouw maakbedrijf kan werken.