Sta je op het punt om een nieuw ERP-systeem te implementeren? Dan is je eerste vraag waarschijnlijk: hoelang gaat dit duren? Je weet dat tijd kostbaar is, maar tegelijkertijd wil je een systeem dat écht werkt voor je maakbedrijf. Een ERP-implementatie kost immers al gauw duizenden euro’s.

We begrijpen je zorgen. Bij Starcode hebben we tientallen MKB-maakbedrijven begeleid bij hun ERP-reis. In dit artikel geven we je eerlijk antwoord op de vraag die je wakker houdt: hoelang duurt een ERP-implementatie nu écht?

Je ontdekt welke factoren de doorlooptijd bepalen, welke voorbereidingen je kan treffen om de implementatie soepeler te laten verlopen en waarom sommige ERP-projecten uitlopen. Zo kun je een scherpe inschatting maken van hoelang een implementatie bij jouw maakbedrijf duurt.

Wat bepaalt hoelang jouw ERP-implementatie duurt?

Een ERP-implementatie duurt bij Starcode gemiddeld 6-8 maanden voor een gemiddeld maakbedrijf met ongeveer 10-50 fte. Voor kleinere bedrijven kan het sneller, voor complexere bedrijven kan het langer duren. Er is geen standaardtijd, want de duur hangt af van jouw situatie.

1. Je bedrijfsomvang en aantal gebruikers

Bij een klein bedrijf met overzichtelijke processen en weinig data is een implementatie vaak eenvoudiger. Maar ook dan kost het tijd. Waarom? Omdat de medewerkers de implementatie vaak naast hun dagelijkse werk moeten doen. Grotere bedrijven kunnen daar meestal mensen voor vrijmaken. Het is dus niet alleen je omvang die telt, maar vooral hoeveel tijd en capaciteit je kunt vrijmaken. Denk aan het verzamelen van data, het testen van de software en het trainen van medewerkers.

2. De complexiteit van je bedrijfsprocessen

Hoe je werkt, bepaalt voor een groot deel hoe snel je kunt implementeren. Heb je duidelijke, gestroomlijnde processen? Dan gaat het vaak sneller dan bij projectgestuurde of sterk wisselende werkmethodes.

Toch wordt de invloed van procescomplexiteit vaak overschat. Veel maakbedrijven denken dat hun manier van werken uniek is. En dat er altijd maatwerk nodig is. Maar in de praktijk lijken processen vaker op elkaar dan je denkt. Juist die gedachte – dat alles speciaal is – kan de implementatie onnodig ingewikkeld maken.

Laat je dus goed begeleiden en kijk met een frisse blik naar je processen. Vaak past een standaard ERP-oplossing verrassend goed.

3. Standaard versus maatwerk

De inrichting van een ERP-systeem gaat sneller als je kiest voor een standaardsysteem dat je behoeften dekt. Elke extra maatwerkmodule kost tijd. Afhankelijk van de complexiteit duurt een extra maatwerkuitbreiding circa 1-3 maanden.

Dit komt omdat elke maatwerkmodule een soort mini-project op zichzelf is:

1. Je bepaalt wat de oplossing precies moet doen
2. De leverancier bouwt de functionaliteit
3. Er wordt getest en bijgestuurd
4. Eventuele bugs worden opgelost
5. Je test opnieuw en geeft akkoord

Hoe meer maatwerk, hoe meer risico op budgetoverschrijding. Je weet immers vooraf nooit precies hoeveel tijd het kost. En dat maakt het lastiger om je planning te bewaken. Een ERP-implementatie lijkt op een verbouwing van je huis. Als je kiest voor standaardkeukenkastjes, staat je keuken er snel. Maar zodra je een kookeiland op maat wilt of een schuine wand inbouwt, lopen tijd en kosten op. Niet omdat het onmogelijk is – maar omdat maatwerk nu eenmaal meer tijd vraagt voor ontwerp, afstemming en afwerking.

Wil je snel starten? Kies dan een ERP-systeem dat standaard al goed aansluit op jouw branche. Er zijn verschillende ERP-leveranciers met focus op de maakindustrie – denk aan Ridder iQ, Trimergo, Isah en Starcode.

Wil je meer weten hierover? In dit artikel ontdek je de verschillen tussen standaard en maatwerk in je (nieuwe) ERP-oplossing.

4. Aantal modules en scope

Ga je alleen de kerntaken (bijvoorbeeld verkoop, inkoop, productieplanning) implementeren, of meteen álle modules (projecten, planningen, etc.)? Meer modules betekent meer werk en een langere doorlooptijd.

Voor een standaardimplementatie bij Starcode richt je de kernmodules in: CRM, inkoop, verkoop, productie, basis shopfloor tijdregistratie, service, voorraad en HR. Sommige bedrijven kiezen ervoor om in fases modules toe te voegen om sneller met de basis te kunnen starten.

Uitbreidingen zoals routing, APS (Advanced Planning & Simulation), product configurator of uitgebreid WMS vallen buiten de standaardscope en vergen extra tijd.

5. De staat van je data

Werk je nu met een gedateerd ERP-systeem of zelfs in Excel? Dan is het vaak meer tijd nodig om de basis op orde te krijgen. Want je hebt dan bijvoorbeeld te maken met:

• Dubbele artikelen of relaties in hun huidige systeem
• Onvolledige of inconsistente informatie
• Verschillende manieren om dezelfde soort gegevens vast te leggen
• Historische data die opgeschoond moet worden of in een ander format moet

Je datamigratie is als een verhuizing. Als je dozen vol oude rommel meeneemt, sta je straks met overvolle kasten in je nieuwe huis. Maar als je eerst opruimt, sorteert en alleen meeneemt wat je echt nodig hebt, voelt je nieuwe ERP-systeem fris, overzichtelijk en werkbaar vanaf dag één. Een bedrijf dat al sterk geautomatiseerd is en schone data heeft, stapt dus sneller over.

We zorgen ervoor dat je met een schone en actuele basis start in je nieuwe ERP-systeem. Daarom migreren we binnen de standaard alleen de stamdata. Denk aan artikelen, stuklijsten, klant- en leveranciersdata, voorraad en eventueel openstaande posten. Oude of historische gegevens nemen we in principe niet mee – tenzij je aangeeft dit graag te willen.

Datamigratie is een proces wat veel maakbedrijven onderschatten tijdens een ERP-implementatie. Ontdek hier de grootste valkuilen bij datamigratie.

Waardoor duurt een ERP-implementatie juist langer?

Zelfs bij de beste ERP-leveranciers loopt een implementatie wel eens uit. Sterker nog: slechts 10% van de ERP-implementaties verloopt precies volgens plan – dus binnen budget en op tijd. Waaraan ligt dat?

Te optimistische planning

In het begin van een project is iedereen enthousiast en wordt de planning soms té krap ingeschat. Leveranciers willen graag een aantrekkelijke doorlooptijd voorspiegelen, en jij wilt het liefst “zo snel mogelijk live”. Halverwege blijkt dan dat er toch meer tijd nodig is voor bepaalde stappen. Wees daarom liever realistisch dan optimistisch in de planning en kies voor een ERP-leverancier die je een realistische doorlooptijd kan bieden. Lees hier meer over het kiezen van een ERP-systeem.

Onvoldoende beschikbaarheid van key-users

Een van de grootste oorzaken van vertraging? Te weinig interne capaciteit.

Als jouw projectteam het ERP-traject “erbij moet doen”, naast het dagelijkse werk, loopt het al snel vast. Workshops worden verzet omdat iemand naar de productie moet. Testwerk blijft liggen omdat het te druk is op kantoor. En zo stapelen de vertragingen zich op.

Wil je grip houden op de planning? Zorg dan dat je team echt tijd krijgt om aan de implementatie te werken. Zonder die ruimte blijft het systeem op de plank liggen, hoe goed het ook is.

Steeds meer wensen (scope creep)

Binnen het project spreek je met je ERP-leverancier een scope af. Dat zijn de wensen die je sowieso in het nieuwe systeem verwerkt wil hebben. Maar soms kan het voorkomen dat je tijdens het proces meer wensen hebt:

• Kunnen we toch dit extra scherm bouwen?
• Nu we dit zien, willen we ook dit andere proces automatiseren.

Scope creep is als boodschappen doen zonder lijstje. Je komt voor een paar dingen, maar loopt met een volle kar de winkel uit. Elke losse toevoeging lijkt onschuldig, tot je bij de kassa merkt dat het allemaal optelt – in tijd én geld. Daarom is een goede voorbereiding zo belangrijk: bedenk goed wat je écht nodig hebt in je nieuwe ERP-systeem.

Onverwachte problemen en technische issues

Soms stuit jij of je ERP-leverancier op een technische hobbel. Bijvoorbeeld: de migratie van data uit het oude systeem gaat mis en kost weken extra om op te lossen. Of een stuk maatwerkfunctionaliteit werkt niet goed en moet opnieuw ontwikkeld worden. Dit kan altijd gebeuren, maar is natuurlijk wel vervelend.

Wat maakt een ERP-implementatie korter?

Ook als maakbedrijf heb je invloed op de doorlooptijd van een ERP-implementatieproject. Wat kan je zelf doen om een implementatie sneller te laten verlopen?  

Goede voorbereiding en duidelijkheid vooraf

Als je vooraf scherp in beeld hebt wat je huidige knelpunten zijn en wat je met het nieuwe systeem wilt bereiken, win je veel tijd tijdens de implementatie. Denk aan: 

• Processen: Heeft jouw team de huidige processen gedocumenteerd?
• Wensen: Zijn de eisen en wensen duidelijk gedefinieerd?
• Datamigratie: Is er al nagedacht over datastructuren en welke oude data over moet?

Een ERP implementeren is een uitgelezen kans om je processen eens goed onder de loep te nemen. Denk aan:

• Wil ik de huidige manier van werken automatiseren?
• Is de huidige manier van werken wel het meest efficiënt?
• Welke processen moet ik eerst aanpakken?

Het aanstellen van een interne business analist kan je helpen je processen in kaart te brengen. Zo ga je goed voorbereid een ERP-implementatie aan.

Intern draagvlak  

Een ERP-implementatie is een samenwerking tussen de leverancier en jou. Dat vraagt dat je actief meedoet tijdens het hele proces: van selectie tot aan de go-live. Denk aan:

• Heb je een interne stuurgroep gevormd?
• Krijgen je key-users voldoende tijd vrijgemaakt om aan het project te besteden?
• Hebben je medewerkers tijd om met het systeem te leren werken?

Stel daarom vóór de start een intern projectteam samen: benoem een projectleider vanuit de business, wijs key-users aan voor elke belangrijke afdeling, en leg ook vast wie in de stuurgroep zit.

Dit team moet helder hebben hoeveel tijd ze aan het project gaan besteden. Communiceer binnen het bedrijf dat deze personen tijd gaan investeren in ERP en dat hun reguliere taken zo nodig herverdeeld worden.

Wil je hier meer over weten? Lees dan hoe je een ERP-projectteam samenstelt in jouw maakbedrijf. 

Veranderbereidheid en digitale geletterdheid

Een ERP implementeren gaat vaak samen met een andere manier van werken. Dat vraagt bereidheid tot verandering.  

Sta daarom eens stil bij de volgende vragen:

• Zijn je medewerkers flexibel genoeg om zich aan te passen aan een nieuw systeem?
• Hoe goed werken jouw medewerkers in digitale systemen?
• Is er drang naar vernieuwing, of is de algemene tendens ‘we doen het altijd al zo’?

Maar ook op een hoger niveau: ben je bereid om je processen aan te passen aan het pakket als dat pakket een efficiënter proces ondersteunt? Deze factoren zorgen ervoor dat je sneller aan de slag kunt – of dat je meer tijd kwijt bent aan workshops, trainingen en organisatieverandering.

Bereid je medewerkers mentaal voor op de verandering. Kondig het project aan, leg uit waarom dit belangrijk is, en wat grofweg de planning is.

Als mensen begrijpen waarom het ERP-systeem komt en wat de verwachtingen zijn, zullen ze sneller meewerken. Door vroeg te communiceren zorg je voor draagvlak.

Ervaring van de ERP-leverancier in jouw branche

Het helpt als jouw ERP-leverancier ervaring heeft in jouw branche. Het implementatieteam begrijpt dan jouw uitdagingen en spreekt dezelfde taal. Zij voelen dan sneller aan wat jij nodig hebt en vaak sluit de standaardsoftware dan ook beter aan op jouw wensen.

En ook als je maatwerkwensen hebt, kan de leverancier je van beter advies voorzien. Soms is maatwerk niet nodig en werkt een standaardoplossing beter in jouw situatie. In dit artikel ontdek je de populairste ERP-leveranciers voor de maakindustrie.

Schone of goed voorbereide data

Datamigratie is vaak een onderschatte klus. Begin daarom tijdig met je data op orde brengen. Denk aan: doublures in artikelbestanden opschonen, inactieve leveranciers of klanten markeren, ontbrekende info aanvullen.

Tijdens de standaardimplementatie zorg je zelf voor het controleren en opschonen van je gegevens. Ook lever je de data aan in het juiste formaat, zodat we deze goed kunnen verwerken in het nieuwe systeem. Uiteraard geven we hierbij duidelijke richtlijnen en denken we met je mee waar nodig.

Denk ook alvast na over welke historische data over moet: Vaak neem je basisgegevens (stamdata) integraal mee, maar bij lopende transacties (orders, voorraad, financiële posten) alleen de wijzigende gegevens op het laatste moment.

De fasen van een ERP-implementatie en hoelang ze duren

Een ERP-implementatie doorloopt een reeks van fasen, van voorbereiding tot nazorg. De totale implementatie van een ERP-systeem bij Starcode duurt gemiddeld 6-8 maanden. Hierbij is het belangrijk om te onthouden dat dit een indicatie is – de exacte duur van jouw implementatie hangt af van verschillende factoren zoals de grootte van je bedrijf, de complexiteit van je processen, en de mate van maatwerk.

Fase 1: Voorbereiding (1-2 maanden)

Deze fase legt het fundament voor een succesvolle implementatie. Je stelt een intern team samen met een stuurgroep en projectteam. Tijdens workshops brengen we je huidige processen gedetailleerd in kaart en bereiden we alle data voor die moet worden overgezet. Deze voorbereiding is doorslaggevend om het vervolg van het project soepel te laten verlopen.

Fase 2: Configureren (2-3 maanden)

Tijdens deze fase richten we het systeem in op basis van jouw specifieke bedrijfsprocessen. We zetten belangrijke informatie over naar het nieuwe systeem, configureren workflows die passen bij jouw werkwijze, en maken alvast trainingsmateriaal klaar. Je consultant helpt je om deze workflows zo efficiënt mogelijk in te richten.

Fase 3: Testen (1 maand)

In de testfase controleren we of alles werkt zoals afgesproken. Key users proberen het systeem uit met echte voorbeelden uit je dagelijkse praktijk. We verzamelen feedback, passen aan wat nog niet goed werkt, en controleren vervolgens of alles functioneert zoals verwacht. Dit gebeurt in een veilige testomgeving, zodat je bedrijfsvoering geen risico loopt.

Fase 4: Trainen (1-2 maanden)

Tijdens de implementatie werken we volgens het train-de-trainer principe. Dat betekent dat we één of meerdere key-users intensief trainen, zodat zij het systeem goed beheersen en hun kennis kunnen doorgeven aan collega’s. Zo bouw je interne expertise op en staat jouw team sterk vanaf de eerste werkdag.

Het geven van trainingen aan alle eindgebruikers, afdelingsspecifieke sessies of herhalingstrainingen valt buiten de standaardimplementatie. Heb je daar toch behoefte aan? Dan bespreken we graag wat er mogelijk is.

Fase 5: Go-live (1 maand)

De laatste fase is de daadwerkelijke overstap van je oude naar je nieuwe systeem. Dit is natuurlijk een spannend moment, maar wees gerust: we houden deze live-gang nauwlettend in de gaten. Als er iets niet helemaal goed loopt, lossen we dit zo snel mogelijk voor je op.

Op de dag dat je live gaat, staat het projectteam klaar om je direct te ondersteunen bij de overgang. Vanaf de eerstvolgende werkdag draagt het team het stokje over aan onze supportafdeling. Vanaf dat moment kun je rekenen op hulp via onze reguliere supportstructuur.

Meer weten hierover? Ontdek hoe een ERP-implementatie bij Starcode werkt.

Jouw ERP-implementatie succesvol en op tijd

De doorlooptijd van een ERP-implementatie bij maakbedrijven hangt van veel factoren af, maar met de juiste aanpak is deze goed te managen. Reken voor een gemiddeld maakbedrijf op minimaal 6 tot 12 maanden. Kleine projecten kunnen sneller, en complexe projecten duren langer.

Het belangrijkste is voorbereiding, realisme en samenwerking met een ervaren ERP-partner met kennis van de branche. Wees kritisch maar open in de communicatie met je leverancier over tijdsinschattingen, neem zelf maatregelen om het proces te versnellen waar mogelijk, en overweeg gefaseerd werken als dat de druk verlicht.

Onder de streep wil elk maakbedrijf een systeem dat werkt en het liefst zo snel mogelijk, maar liever een maand extra investeren dan een mislukte implementatie. Met die balans in gedachten kun je met vertrouwen het ERP-project tegemoet treden.

Bij Starcode begrijpen we dat jouw tijd kostbaar is, en dat een ERP-implementatie een grote stap is voor je bedrijf. Daarom werken we met een duidelijke scope voor standaardimplementaties, zodat je van tevoren precies weet wat wel en niet inbegrepen is. We nemen de tijd die nodig is om het goed te doen, zonder onnodige vertragingen.

Wil je weten hoe lang een ERP-implementatie specifiek in jouw bedrijf zou duren? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Samen maken we een realistisch plan dat werkt voor jouw maakbedrijf.