Je hebt besloten dat je maakbedrijf een nieuw ERP-systeem nodig heeft om je werkprocessen beter te stroomlijnen – een belangrijke stap vooruit. Maar nu komt er een grotere uitdaging om de hoek kijken: hoe zorg je ervoor dat al je waardevolle bedrijfsgegevens veilig en correct worden overgezet?
Je bent niet de enige die worstelt met vragen als: “Wat als er cruciale informatie verloren gaat?” “Hoe bepaal ik welke van onze verspreide datasystemen de ‘waarheid’ bevat?” Of: “Hoeveel tijd en inspanning gaat deze datamigratie mijn team kosten?”
De zorgen over mogelijke fouten tijdens dit proces zijn volkomen begrijpelijk. Datamigratie is één van de meest bepalende onderdelen van een ERP-implementatie. Als productmanager bij Starcode heb ik talloze implementaties begeleid en zie ik dezelfde struikelblokken tegenkomen.
In dit artikel deel ik de zes meest voorkomende problemen bij datamigratie tijdens een EPR-implementatie en – belangrijker nog – hoe je deze kunt voorkomen. Na het lezen van dit artikel weet je waar je op moet letten bij het voorbereiden van jouw datamigratie.
1. Versnipperde data over meerdere systemen
Als je bedrijfsgegevens verspreid zijn over meerdere systemen, kan het een enorme uitdaging zijn om te bepalen welke gegevens prioriteit hebben. Welke versie van je klantgegevens is de juiste? Die in je oude ERP, je CRM-systeem? Of misschien zelfs die Excel-sheet waarop de verkoopafdeling bijhoudt wie wanneer benaderd is? Welke gegevens neem je mee naar het nieuwe systeem?
Hoe voorkom ik dit?
Begin met het in kaart brengen van alle databronnen in je organisatie. Bepaal samen met belangrijke stakeholders uit verschillende afdelingen welk systeem leidend is voor welke gegevens. Maak duidelijke afspraken over de “single source of truth” voor verschillende data-elementen.
Als jouw bedrijf bijvoorbeeld werkt met meerdere systemen voor klantgegevens, kijk dan samen welk systeem de meest actuele en betrouwbare informatie bevat. Dit voorkomt discussies tijdens de daadwerkelijke migratie en zorgt ervoor dat je niet halverwege het proces vast komt te zitten.
2. Verschillende manieren om data op te slaan
Je oude systeem en je nieuwe ERP slaan gegevens mogelijk op heel andere manieren op. Bijvoorbeeld: in je oude systeem staat het adres van een leverancier als één veld bij de relatiegegevens. En in je nieuwe systeem wordt er gewerkt met een aparte tabel voor adressen. Hier kan één relatie meerdere adressen hebben.
Hoe voorkom ik dit?
Vergelijk nauwkeurig hoe je gegevens in het oude en nieuwe systeem verwerkt. Welke velden worden waar gebruikt? Het ene systeem heet een veld bijvoorbeeld “Voornaam” en het andere systeem gaat het over “First name”. Beiden gaan over hetzelfde onderwerp. Het matchen van deze velden noem je ook wel data mapping.
Ga er niet zomaar van uit dat je alle gegevens en velden één-op-één kan overnemen. Het lijkt eigenlijk op verhuizen. Die kast in je oude woonkamer past misschien niet meer in je nieuwe woonkamer.
Bijvoorbeeld: Stel, je oude systeem staat vijf verschillende telefoonnummers per contact toe. Maar in je nieuwe systeem passen er slechts twee. Dan moet je bepalen welke nummers prioriteit krijgen.
3. Onvoldoende betrokkenheid en commitment van het management
De managers hebben de opdracht voor de ERP-implementatie getekend en gezegd dat ze het project ondersteunen. Maar in de praktijk maken ze onvoldoende tijd vrij voor hun medewerkers om aan het project te werken. De gevolgen? Vertraagde beslissingen, inadequate voorbereiding en uiteindelijk een langere en duurdere implementatie.
Het gebrek aan tijd en focus leidt vaak tot een stop-start ritme in het project. In plaats van een soepele overgang krijg je een reeks onderbroken activiteiten die allemaal extra tijd en geld kosten omdat je steeds opnieuw moet beginnen.
Hoe voorkom ik dit?
Zorg vooraf voor duidelijke afspraken over de tijdsinvestering die nodig is van het management en sleutelfiguren in je organisatie. Laat het management de benodigde uren vrijmaken voor medewerkers die betrokken zijn bij de datamigratie en implementatie.
Bereken samen hoeveel tijd de key users en stuurgroepleden per week minimaal nodig hebben en leg dit vast. Door deze heldere afspraken voorkom je frustraties later in het proces.
4. Gebrek aan kennis bij de key users
Jouw medewerkers kennen de dagelijkse operaties van je bedrijf als geen ander. Maar hebben ze ook inzicht in hoe de data in je systemen is opgebouwd? Vaak ontbreekt het key users aan diepgaande kennis van zowel de bedrijfsprocessen als de technische aspecten van datamigratie.
Als je medewerkers niet precies weten hoe jullie data is opgebouwd, kunnen ze moeilijk beslissen welke informatie je wel en niet meeneemt. Of de data komt op de verkeerde plek terecht in het nieuwe systeem.
Hoe voorkom ik dit?
Investeer in training voor je key users, zowel over je huidige systemen als over het nieuwe ERP-systeem. Zorg dat ze begrijpen hoe data door je organisatie stroomt en hoe verschillende systemen met elkaar communiceren.
Maak ook duidelijk wie de proces-eigenaren zijn versus wie de technische expertise heeft. Niet iedereen hoeft alles te weten, maar samen moeten ze het volledige plaatje kunnen overzien. Neem in de voorbereidingsfase voldoende tijd om deze kennis op te bouwen.
5. Onduidelijk IT-landschap
Een onduidelijk IT-landschap kan een datamigratie aanzienlijk compliceren. Weet je niet precies waar je data zich bevindt? Of hoe je toegang krijgt tot verschillende systemen? Dan wordt de datamigratie een stuk complexer.
Waar moet je dan aan denken? Als je werkt met een lokale server, een gehoste oplossing of een cloudoplossing zoals Azure, heeft dit invloed op hoe de datamigratie moet worden aangepakt. Soms is het lastig om op beide systemen (oud en nieuw) tegelijk toegang te hebben, waardoor je met tussenstappen moet werken: eerst een export maken, dan herstructureren, en dan pas importeren.
Hoe voorkom ik dit?
Breng je IT-landschap vooraf goed in kaart. Bepaal waar je data is opgeslagen (lokale servers, cloudoplossingen, etc.) en hoe je toegang krijgt tot deze gegevens.
Test je systemen voordat je met de datamigratie begint. Kijk of je genoeg verwerkingscapaciteit, opslagruimte en netwerkbandbreedte hebt voor de datamigratie. Blijken er beperkingen te zijn? Dan kun je de migratie opdelen in kleinere stappen die je infrastructuur aankan.
6. Vervuilde data
In elk bedrijf sluipt er na verloop van tijd ‘rommel’ in de database: dubbele klantrecords, verouderde producten die nog actief staan, prijzen die niet meer kloppen, onvolledige adressen… de lijst is eindeloos. Als je deze vervuilde data meeneemt naar je nieuwe systeem, importeer je in feite ook alle oude problemen.
Deze vervuilde data kan in je nieuwe ERP-systeem leiden tot inefficiënte processen, onjuiste rapportages en uiteindelijk verkeerde zakelijke beslissingen.
Het is een beetje zoals verhuizen naar een nieuw huis. Je kunt al je spullen – inclusief die oude rommel op zolder – in dozen stoppen en meenemen. Of je kunt de verhuizing aangrijpen om op te ruimen en alleen mee te nemen wat je echt nodig hebt.
Hoe voorkom ik dit?
De datamigratie biedt je een mooie kans om je gegevens op te schonen, zodat je met een frisse start begint in het nieuwe systeem. Begin ruim voor de migratie met het opsporen en verbeteren van problematische gegevens in je huidige systemen.
Overweeg het gebruik van hulpmiddelen als datavalidatietools om inconsistenties en fouten op te sporen. Denk ook na over welke historische gegevens je echt nodig hebt in het nieuwe systeem. Misschien is het voldoende om alleen de actieve orders en orders van het afgelopen jaar mee te nemen, in plaats van de volledige vijf jaar aan orderhistorie.
Hoe helpt Starcode bij de datamigratie?
Datamigratie is een van de grootste uitdagingen bij een ERP-implementatie. Daarom krijg je ondersteuning op maat, startend met praktisch advies dat past bij jouw specifieke situatie.
Onze experts werken samen met jouw team om:
- Je huidige datasituatie in kaart te brengen
- Een gedetailleerd migratieplan op te stellen
- De daadwerkelijke datamigratie uit te voeren
- Te begeleiden bij het testen en valideren van de gemigreerde gegevens
Een succesvolle datamigratie vraagt om samenwerking. Jij kent je bedrijf als geen ander, en krijgt de technische ondersteuning die je nodig hebt bij het migratieproces. Door samen te werken, zorg je ervoor dat de gemigreerde gegevens precies aansluiten bij wat jouw organisatie nodig heeft.
Begin vandaag nog met de voorbereiding
De overstap naar een nieuw ERP-systeem is spannend – vooral als het aankomt op het veilig overzetten van al je bedrijfsgegevens. Maar met de juiste voorbereiding kun je de grootste valkuilen vermijden. Door proactief te werken aan de zes genoemde uitdagingen, beperk je de risico’s aanzienlijk en zorg je voor een veel soepelere overstap naar je nieuwe systeem.
Het helpt om te weten dat je niet alleen staat met je zorgen over datamigratie – vrijwel elk maakbedrijf loopt tegen vergelijkbare uitdagingen aan tijdens dit proces. Of je nu worstelt met versnipperde gegevensbronnen, verschillende datastructuren of gebrek aan tijd en kennis binnen je team, de sleutel ligt in een gerichte voorbereiding.
Wij bij Starcode hebben al vele maakbedrijven zoals dat van jou door dit proces geloodst. We weten uit ervaring dat de combinatie van onze technische expertise en jouw kennis van je bedrijfsprocessen de beste garantie is voor een succesvolle datamigratie.
Ben je benieuwd of jouw bedrijf klaar is voor een ERP-implementatie? Doe de gratis zelfcheck en ontdek of je direct kunt beginnen of eerst belangrijke knelpunten moet oppakken. Liever persoonlijk in gesprek? Plan dan gratis een vrijblijvend adviesgesprek in. Hierin lopen we door jouw problemen en ontdek je of Starcode een oplossing voor jou is.
