ERP-systemen kunnen een bron van frustratie zijn. Misschien heb je al eerder een implementatie gedaan en liep je tegen onverwachte kosten of uitgelopen projecten aan. Of je hebt nog nooit een ERP-systeem gebruikt en weet niet waar je moet beginnen. Wat je ook meemaakt, je zoekt een oplossing die je bedrijf vooruithelpt zonder financiële verrassingen. De vraag die je waarschijnlijk hebt, is simpel maar cruciaal: “Wat gaat het kosten en is het die investering waard?”

Bij Starcode begrijpen we deze zorgen. Met jarenlange ervaring in ERP-implementaties weten we hoe belangrijk transparantie en inzicht in de kosten zijn. Wij hebben al tientallen bedrijven geholpen met het kiezen en succesvol implementeren van een ERP-systeem, en elke keer horen we dezelfde vraag: “Hoe weet ik zeker dat dit werkt voor mijn bedrijf?” Ons doel is om niet alleen een softwareoplossing te bieden, maar ook zekerheid en vertrouwen te geven in het proces en de investering.

In dit artikel krijg je een helder overzicht van de kosten van Starcode ERP, inclusief een uitleg van de factoren die de prijs beïnvloeden en praktische tips om de kosten te beheersen. Je ontdekt ook hoe je de return on investment (ROI) van Starcode ERP kunt berekenen. Na het lezen weet je precies wat je kunt verwachten en hoe je een weloverwogen keuze maakt voor jouw organisatie.

Gemiddelde prijsrange van een ERP

Bij Starcode ERP kun je rekening houden met zowel eenmalige als terugkerende kosten. De exacte kosten variëren, afhankelijk van de omvang en de behoeften van je bedrijf. Gemiddeld zien de kosten er als volgt uit:

• Eenmalige kosten: Deze omvatten de software configuratie, training, datamigratie, advies en eventuele ontwikkelingen op maat. Afhankelijk van de omvang en complexiteit liggen deze kosten vaak tussen de €75.000 en €500.000 voor het eerste jaar. Vuistregel: De prijs per gebruiker ligt tussen de €3.400 – €4.900 per gebruiker.

• Terugkerende (licentie)kosten: Dit zijn voornamelijk de licentiekosten en eventuele supportkosten, die jaarlijks tussen de €2.500 en €50.000 kunnen liggen, afhankelijk van het aantal gebruikers, modules en de supportniveaus. Vuistregel: De prijs per gebruiker, per jaar is ongeveer €800,- tot €1000,-

Hoeveel gebruikers heeft mijn organisatie nodig?

• 50 medewerkers: 60-80% gebruikt ERP (30 – 40 gebruikers)
• 100 medewerkers: 50-70% gebruikt ERP (50 – 70 gebruikers)
• 200 medewerkers: 40-60% gebruikt ERP (80 – 120 gebruikers)

Return on Investment (ROI)

Hoewel de initiële investering voor een ERP-systeem aanzienlijk kan lijken, kunnen bedrijven hun investering in Starcode ERP doorgaans binnen enkele jaren terugverdienen. Efficiëntere processen, lagere voorraadniveaus en snellere orderverwerking leiden tot structurele kostenbesparingen, wat zorgt voor een hogere ROI op de lange termijn.

Welke factoren bepalen de prijs van Starcode ERP?

Er zijn verschillende factoren die van invloed zijn op de uiteindelijke prijs van Starcode ERP. De prijs van een ERP-implementatie kan variëren op basis van jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Laten we eens kijken naar de belangrijkste factoren die de kosten bepalen.

Licentiekosten van Starcode ERP

De licentiekosten van Starcode ERP vormen de meest voor de hand liggende kostenpost. Deze zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, het type gebruiker en de modules die jouw bedrijf nodig heeft. Naarmate je bedrijf groeit en meer medewerkers toegang tot het systeem nodig hebben, zullen de licentiekosten stijgen.

Starcode ERP biedt een modulair systeem, wat betekent dat bedrijven kunnen kiezen welke functionaliteiten zij nodig hebben. Dit zorgt voor flexibiliteit en schaalbaarheid. Hieronder volgt een overzicht van de beschikbare modules en de kostenstructuur:

Licentieopties en tarieven

Starcode ERP biedt drie abonnementsvormen, afhankelijk van de behoeften van de gebruiker:

• Volledige gebruiker ERP (€1450 per gebruiker per jaar)
  Toegang tot alle modules, inclusief PDM-functionaliteit en productconfigurator.
• Light gebruiker ERP (€850 per gebruiker per jaar)
  Toegang tot maximaal 4 modules naar keuze. Ideaal voor basisgebruikers.
• Losse module (€360 per module per gebruiker per jaar)
  Voor gebruikers die slechts één specifieke module nodig hebben, zoals “Shopfloor” of “Productconfigurator”

Eenmalige projectinvestering

Naast licentiekosten zijn er ook implementatiekosten voor het aanpassen en inrichten van Starcode ERP. Deze kosten zijn afhankelijk van de omvang en complexiteit van jouw organisatie. Voor een gemiddelde organisatie van 35 gebruikers kunnen de kosten worden opgesplitst in drie hoofdcategorieën:

• Basisconfiguratie van ERP: €40.000 – €60.000
• Dit omvat de kern van de implementatie, zoals het instellen van bedrijfsfuncties, lay-out, workflows en de basistraining voor gebruikers. Deze categorie vormt vaak het grootste deel van wat je ziet op offertes van andere ERP-leveranciers. Totaal benodigde dagen: 34 – 52

• Begeleiding en organisatieadvies: €40.000 – €50.000
• Hier zitten de kosten voor procesoptimalisatie, datamigratie en begeleiding bij organisatorische keuzes. Dit onderdeel is cruciaal om te zorgen dat het systeem niet alleen goed werkt, maar ook naadloos aansluit op de specifieke processen en structuur van jouw organisatie. Totaal benodigde dagen 34 – 47

• Extra functionaliteiten en maatwerk: €40.000 – €60.000
• Dit omvat specifieke aanpassingen die nodig zijn om jouw unieke bedrijfsprocessen te ondersteunen, zoals integraties met externe systemen, klantspecifieke rapportages en maatwerkmodules. Dit maatwerk is vaak gericht op de randen van het systeem, waar specifieke workflows of extra functionaliteiten nodig zijn. Totaal benodigde dagen 34 – 52

Gemiddelde kosten per gebruiker

Bij een organisatie van 35 gebruikers ligt de totale investering in implementatiekosten meestal tussen de €120.000 en €170.000, afhankelijk van de complexiteit. Dat betekent een gemiddelde van €3.400 – €4.900 per gebruiker.

Waarom Starcode verder gaat

Veel softwareleveranciers presenteren alleen de kosten voor de basisconfiguratie in hun offertes. Dat is logisch, omdat dit het meest herkenbare deel van een ERP-implementatie is. Maar het echte succes van een ERP-systeem ligt vaak in de keuzes en veranderingen die daaromheen gemaakt worden. Denk aan procesoptimalisatie, datamigratie en begeleiding voor je team.

Je kunt er natuurlijk voor kiezen om voor deze zaken een externe partij in te schakelen. Maar bij Starcode geloven we dat het combineren van begeleiding en software implementatie essentieel is. Door deze integrale aanpak zorgen we ervoor dat jouw ERP-systeem niet alleen technisch goed functioneert, maar ook een strategische waarde toevoegt aan je organisatie.

Wat de kosten kan verhogen

Complexe data en datamigratie

Als data uit oude systemen of verspreide Excel-bestanden niet goed georganiseerd is, vereist dit meer tijd om op te schonen en over te zetten naar het nieuwe systeem. Hoe groter en complexer de datasets, hoe meer consultancy-uren hiervoor nodig zijn.

Unieke of niet-standaard processen

Afwijkende workflows of specifieke bedrijfsbehoeften kunnen leiden tot extra maatwerk, zoals integraties met externe systemen, aangepaste rapportages of specifieke modules. Deze vereisen ontwikkelwerk en extra consultancy.

Extra gebruikers

In dit voorbeeld gaan we uit van 35 gebruikers. Zoals de prijs per gebruiker aangeeft, stijgen de kosten naarmate er meer gebruikers zijn. Meer gebruikers betekenen niet alleen hogere licentiekosten, maar ook extra configuratie, training en begeleiding. Vooral bij organisaties met verschillende gebruikersrollen, zoals productie, administratie en sales, vraagt dit om meer maatwerk en afstemming.

Lage digitale vaardigheden

Teams met minder digitale ervaring hebben vaak meer tijd en begeleiding nodig om het systeem goed onder de knie te krijgen. Dit kan resulteren in extra trainingen, intensievere ondersteuning en mogelijke correcties tijdens de implementatie.

Wat de kosten kan verlagen:

Goede voorbereiding en standaardisatie

Bedrijven die hun processen vooraf goed standaardiseren en voorbereiden, kunnen aanzienlijk besparen. Een bedrijf dat bijvoorbeeld al zijn voorraadbeheerprocessen heeft geüniformeerd en gestandaardiseerd, kan Starcode ERP sneller en effectiever inzetten zonder uitgebreid maatwerk. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kosten van consultancy-uren.

Data die al gestructureerd en opgeschoond is

Bedrijven met schone en goed georganiseerde data kunnen de implementatietijd verkorten. Als de gegevens al in een goed beheerd systeem staan of zijn geoptimaliseerd in een Excel- of SQL-database, kan datamigratie aanzienlijk sneller verlopen. Dit betekent minder uren voor consultancy en lagere kosten voor de datamigratie.

Interne ‘train de trainer’-oplossing

Door key users binnen de organisatie op te leiden, kunnen zij als interne trainers fungeren en hun collega’s begeleiden. Dit verlaagt de afhankelijkheid van externe consultants en vermindert de opleidingskosten. Key users fungeren als ‘champions’ van het nieuwe systeem, wat zorgt voor een snellere en bredere acceptatie binnen de organisatie, en het verlaagt ook de toekomstige opleidingsbehoeften.

Interne kosten

Een vaak over het hoofd geziene kostenpost zijn de interne kosten voor de ERP-implementatie. Dit zijn de kosten die je maakt voor het trainen van medewerkers, het aanpassen van processen en mogelijke investeringen in IT-infrastructuur.

De tijd die Starcode besteedt aan een implementatie zal je zeker ook nodig hebben van je interne mensen. Ze zullen 90% samenwerken met 1 van jouw medewerkers. Terug naar de 35 gebruikers en je zit zo op 100 dagen implementatie á 8 uur. Dat is 800 uur. Rekenen we met een intern uurtarief van 50,- is dat een slordige €40.000 aan tijdsinvestering die nodig is om samen te werken met consultants van Starcode.

Wat de kosten kan verhogen

Bedrijven met weinig digitale volwassenheid of complexe infrastructuur hebben vaak hogere interne kosten. Organisaties die vanaf nul moeten beginnen met het aanleren van processen en vaardigheden investeren vaak meer tijd en middelen.

Wat de kosten kan verlagen

Bedrijven met een goed georganiseerde IT-omgeving en een digitale cultuur kunnen deze kosten beperken. Ook gestandaardiseerde bedrijfsprocessen, bestaande hardware en goed opgeleide medewerkers verlagen de benodigde investeringen.

Support- & innovatiekosten

Support en onderhoud zijn cruciale elementen voor een goed functionerend ERP-systeem. Bij Starcode ERP zijn basisonderhoud en updates inbegrepen in de licentiekosten, zodat je altijd gebruik kunt maken van de nieuwste functies en veiligheidsupdates. Voor vragen of problemen die verband houden met systeemfouten, biedt Starcode standaard support zonder extra kosten.

Wat de kosten kan verhogen

Buiten de basis support, kan je organisatie kiezen voor een aanvullende Service Level Agreement (SLA). Dit betekent dat je support op maat krijgt, afhankelijk van de complexiteit en urgentie van je supportbehoeften. Als je bijvoorbeeld een snelle responstijd of uitgebreide supporturen nodig hebt, dan kunnen de kosten hoger uitvallen. Het tarief voor een SLA hangt af van de mate van beschikbaarheid en de dekking die je nodig hebt voor jouw organisatie.

Daarnaast spelen innovatiekosten een rol. Als jouw organisatie zich wil onderscheiden door constante procesverbeteringen en specifieke aanpassingen in de software, kunnen extra ontwikkelingskosten ontstaan. Starcode stimuleert gebruikers om ideeën te delen via een speciaal innovatieplatform. Afhankelijk van de aard en omvang van deze innovaties, kan het soms nodig zijn om specifieke software te ontwikkelen. Dit kan extra kosten met zich meebrengen, vooral als het gaat om maatwerkfunctionaliteiten die specifiek zijn voor jouw organisatie.

Wat de kosten kan verlagen

Om de supportkosten te beperken, kun je jouw team trainen om zelf basisonderhoud en eenvoudige probleemoplossingen uit te voeren. Door key users in je organisatie aan te wijzen, zorg je ervoor dat zij als eerste aanspreekpunt dienen voor interne vragen, waardoor je minder afhankelijk bent van externe support en SLA’s.

Ook kan het slim zijn om zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardfunctionaliteiten die Starcode periodiek bijwerkt en uitbreidt. Door je organisatie aan te passen aan deze standaardopties, voorkom je de behoefte aan maatwerkinnovaties, wat kosten bespaart. Innovaties die Starcode zelf initieert, worden immers via updates beschikbaar gesteld aan alle gebruikers zonder extra kosten.

Met deze aanpak kunnen support- en innovatiekosten beheersbaar blijven, terwijl je organisatie toch kan profiteren van een modern, up-to-date ERP-systeem.

Developmentkosten van maatwerk

Maatwerk. Voor veel bedrijven klinkt het als een dure en risicovolle keuze, maar het heeft één groot voordeel: je krijgt een ERP-systeem dat precies doet wat jij nodig hebt. Bij de implementatie van een ERP-systeem zijn er altijd developmentkosten, die we ook al hebben genoemd bij implementatiekosten. Denk hierbij aan integraties, specifieke rapportages, workflows en andere aanpassingen zoals het instellen van kleuren, kolomvolgordes, en invoervelden. Dit zijn aanpassingen die elk gemiddeld bedrijf nodig heeft en die vallen onder standaard implementatie.

Echter, maatwerk wordt pas echt relevant als je een specifieke module nodig hebt die uniek is voor jouw organisatie. Starcode ERP is gebouwd op een platform dat uitgebreide aanpassingen toelaat. Het kost echter tijd om zo’n specifieke module te bouwen en deze in de toekomst te onderhouden en te blijven afstemmen op het Starcode-model. Dit kan zeker, maar er staan kosten tegenover.

Voor het ontwikkelen van een complexe, op maat gemaakte module, zoals servicemanagement, kun je rekenen op zo’n 75 tot 150 ontwikkelingsdagen.

Wat de kosten kan verlagen

De kosten kunnen aanzienlijk verlaagd worden als het maatwerkidee aansluit bij Starcode’s eigen innovatiedoelen. Wanneer een module of functionaliteit een innovatieve toevoeging is die Starcode graag opneemt in het standaardaanbod van Starcode ERP, kunnen we nauwer samenwerken. Dit betekent dat Starcode een deel van de ontwikkelkosten kan dragen, wat de prijs voor jouw bedrijf verlaagt.

Zijn er verborgen kosten?

In bovenstaande alinea’s heb ik gepoogd zo eerlijk mogelijk de verschillende kosten uit een te zetten. Uit ervaring weten we dat ERP-implementaties zelden binnen budget vallen. Dit is vaak een combinatie van factoren. De twee belangrijkste; de ERP-leverancier, in dit geval Starcode, wil uiteindelijk graag een licentie verkopen. Een groot deel van de kosten gaat naar consultancy en het is verleidelijk om die uren vooraf wat lager in te schatten. Een tweede belangrijke factor is de uitbreiding van de scope door de klant.

Scope-uitbreiding

Als je A zegt, moet je ook B zeggen. Een bekende uitspraak. Maar soms weet je simpelweg niet wat B is. Zo implementeerde we eens een groot ERP systeem. We gingen pakbonnen afdrukken. Echter, om een zeecontainer te vervoeren heb je wel meer nodig dan enkel een pakbon. Zo werd de scope halverwege het project vergroot met een extra transportmodule. Deze module levert nu een grote waarde voor de organisatie. Maar het verhoogde wel de initiële kosten van consultancy en ontwikkeling.

Rekenvoorbeelden

1. Organisatie met 50 medewerkers (30-40 gebruikers)

• Eenmalige implementatiekosten:
  • Basisconfiguratie: €40.000 – €60.000
  • Begeleiding en organisatieadvies: €40.000 – €50.000
  • Maatwerk: €40.000 – €60.000
  • Totaal eenmalige kosten: €120.000 – €170.000
• Jaarlijkse licentiekosten (gemiddeld 35 gebruikers):
  • Volledige ERP (20%): 7 x €1.450 = €10.150
  • Light ERP (40%): 14 x €850 = €11.900
  • 1 module (40%): 14 x €360 = €5.040
  • Totaal jaarlijkse licentiekosten: €27.090
• Interne kosten:
  • Gemiddelde implementatietijd (100 dagen x 8 uur): 800 uur
  • Intern uurtarief (€50): €40.000
  • Totaal interne kosten: €40.000

2. Organisatie met 100 medewerkers (50-70 gebruikers)

• Eenmalige implementatiekosten:
  • Basisconfiguratie: €50.000 – €80.000
  • Begeleiding en organisatieadvies: €50.000 – €70.000
  • Maatwerk: €50.000 – €80.000
  • Totaal eenmalige kosten: €150.000 – €230.000
• Jaarlijkse licentiekosten (gemiddeld 60 gebruikers):
  • Volledige ERP (20%): 12 x €1.450 = €17.400
  • Light ERP (40%): 24 x €850 = €20.400
  • 1 module (40%): 24 x €360 = €8.640
  • Totaal jaarlijkse licentiekosten: €46.440
• Interne kosten:
  • Gemiddelde implementatietijd (150 dagen x 8 uur): 1.200 uur
  • Intern uurtarief (€50): €60.000
  • Totaal interne kosten: €60.000

3. Organisatie met 200 medewerkers (80-120 gebruikers)

• Eenmalige implementatiekosten:
  • Basisconfiguratie: €80.000 – €120.000
  • Begeleiding en organisatieadvies: €80.000 – €100.000
  • Maatwerk: €80.000 – €120.000
  • Totaal eenmalige kosten: €240.000 – €340.000
• Jaarlijkse licentiekosten (gemiddeld 100 gebruikers):
  • Volledige ERP (20%): 20 x €1.450 = €29.000
  • Light ERP (40%): 40 x €850 = €34.000
  • 1 module (40%): 40 x €360 = €14.400
  • Totaal jaarlijkse licentiekosten: €77.400
• Interne kosten:
  • Gemiddelde implementatietijd (200 dagen x 8 uur): 1.600 uur
  • Intern uurtarief (€50): €80.000
  • Totaal interne kosten: €80.000

Conclusie

Het kiezen van het juiste ERP-systeem, zoals Starcode ERP, kan een grote stap zijn, maar met de juiste voorbereiding en inzicht in de kosten en ROI ben je goed op weg naar succes. Dit artikel heeft je een helder overzicht gegeven van de eenmalige en terugkerende kosten, de factoren die de prijs beïnvloeden en hoe je deze beheersbaar kunt houden. Hopelijk voel je je nu beter voorbereid om een weloverwogen beslissing te nemen.

Je zoekt een oplossing die niet alleen past bij jouw bedrijf, maar die ook meetbare voordelen oplevert, zoals lagere operationele kosten en efficiëntere processen. Dat is precies wat Starcode ERP biedt: een schaalbare, flexibele oplossing die zich aanpast aan jouw specifieke behoeften.

Bij Starcode hebben wij al tientallen bedrijven zoals het jouwe geholpen met succesvolle ERP-implementaties. Mijn naam is Daan, en samen met ons team sta ik klaar om je te begeleiden bij elke stap. Wij begrijpen jouw uitdagingen en hebben de ervaring om ze samen met jou op te lossen.

Ben je klaar om de volgende stap te zetten? Plan een gesprek in met ons, zodat we samen kunnen ontdekken hoe Starcode ERP jouw organisatie kan versterken. Of gebruik onze handige prijsconfigurator om een duidelijk beeld te krijgen van de investering. Wij zijn er om je te helpen deze cruciale beslissing met vertrouwen te nemen!