Als directeur van een maakbedrijf ben je een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem aan het kiezen – of je hebt er al een geselecteerd. Nu is het tijd om een projectteam samen te stellen. Maar je maakt je zorgen. Want hoeveel tijd gaat dit mijn medewerkers kosten? En hoe ga ik om met weerstand? Je weet niet waar te beginnen.

Dit zijn begrijpelijke zorgen die we bij verschillende maakbedrijven zien terugkomen. Je wil voorkomen dat je projectteam bestaat uit ongemotiveerde medewerkers. En ook wil je niet dat je productieproces vertraging oplevert. Door onze ervaring weten we welke valkuilen er op de loer liggen en hoe je deze kunt vermijden.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in het samenstellen van een effectief projectteam voor je ERP-implementatie. Je ontdekt welke rollen er nodig zijn, wanneer je het team moet samenstellen en hoe je de werkdruk beheersbaar houdt. Na het lezen weet je precies hoe je een team samenstelt dat de implementatie tot een succes maakt, zonder dat dit ten koste gaat van je dagelijkse bedrijfsvoering.

Wat doet het projectteam?

Je projectteam vormt het hart van een ERP-implementatie. Deze mensen werken dagelijks aan het omzetten van plannen naar werkelijkheid. Denk aan:

• Projectplanning. Zorgen voor een realistische planning en de haalbaarheid daarvan.
• Systeem inrichten. Samen met de ERP-leverancier zorgen voor de juiste inrichting van het nieuwe systeem.
• Datamigratie. De overdracht van gegevens van het oude naar het nieuwe systeem.
• Training en kennisoverdracht. Key users leren te werken met het nieuwe systeem en kunnen deze kennis doorgeven aan de rest van de afdeling.
• Testen. Het team voert uitgebreide tests uit zodat het ERP doet wat het moet doen.  
• Communicatie en betrokkenheid. Ze houden collega’s op de hoogte en zorgen voor draagvlak binnen je organisatie.
• Go-live voorbereiding en ondersteuning. Het team bereidt de organisatie voor op de livegang en biedt ondersteuning tijdens en na de implementatie.

Het projectteam rapporteert regelmatig aan de stuurgroep. Dit is de besluitvormende laag bij een ERP-implementatie. Vaak bestaat deze groep uit leden van je directie of operationeel managers, aangevuld met business analisten of consultants.

Wanneer begin je met het samenstellen van je projectteam?

Het helpt om onderscheid te maken tussen twee fases: de selectie van je ERP-systeem en de daadwerkelijke implementatie.

De selectie van het ERP-systeem

Tijdens de selectie van het ERP-systeem hoef je nog niet het hele projectteam bij elkaar hebben. Het kiezen van een ERP begint met het kennen van je eigen werkwijze. Hoe ziet jouw productieproces eruit? Vervolgens maak je een lijst met requirements: welke functies heeft je nieuwe ERP écht nodig? En wat is leuk om te hebben, maar hoeft nog niet direct? Een klein team van vakspecialisten helpt je om potentiële leveranciers in kaart te brengen en hun demo’s te beoordelen.

Wil je meer weten over het vinden van het juiste ERP-systeem voor jouw situatie? Lees dan ons artikel: Hoe kies je een nieuw ERP-systeem voor jouw maakbedrijf?

Heb je een keuze gemaakt? Dan kun je beginnen met het samenstellen van je definitieve team.

De implementatie van het ERP-systeem

Het uiteindelijke projectteam stel je vaak pas samen als je definitief hebt gekozen voor een ERP-systeem en leverancier. Op dat moment heb je een helder beeld van het project en weet je welke afdelingen en expertise je nodig hebt.

Wat zijn de belangrijkste rollen in je ERP-projectteam?

Een sterk implementatieteam bestaat uit verschillende rollen met elk hun eigen bijdrage. Laten we de belangrijkste samen bekijken.

Projectmanager

De projectmanager houdt dagelijks contact met je team en zorgt voor heldere rapportages aan de stuurgroep. Vaak maakt deze persoon deel uit van beide groepen.

Wie moet de projectmanager zijn? Daar zijn verschillende opties voor:

• Een interne projectmanager uit je eigen organisatie
• Een projectmanager van je ERP-leverancier
• Een externe projectmanager die je speciaal inhuurt

Voor de meeste middelgrote maakbedrijven werkt een projectmanager van de ERP-leverancier prima. Deze brengt veel praktijkervaring mee en kent de methodiek door en door. Twijfel je over deze constructie? Dan kun je altijd nog kiezen voor een externe projectmanager als extra waarborg.

Interne rollen

Key users

Dit zijn de experts per afdeling of bedrijfsproces die het nieuwe systeem dagelijks gaan gebruiken. Het ideale profiel van een key user is iemand die:

• Goed overzicht heeft over de processen binnen zijn/haar afdeling
• Open staat voor verandering en de voordelen van automatisering ziet
• Deze voordelen ook kan overbrengen op collega’s
• In staat is om in processen te denken
• Communicatief vaardig is

Let op: de meest ervaren medewerker is niet automatisch de beste key user. Misschien gaat deze persoon al bijna met pensioen, en is deze daarom minder gemotiveerd. Of hecht hij of zij te veel aan bestaande werkwijzen. Het is vooral belangrijk dat iemand goed in processen kan denken en open staat voor nieuwe werkwijzen.

IT-specialist

Voor een succesvolle ERP-implementatie heb je ook technische expertise nodig. Het liefst heb je een interne IT-manager of systeembeheerder die:

• De IT-infrastructuur beheert
• Integraties kan maken en onderhouden
• Verantwoordelijk is voor hardware en updates

Communicatieadviseur

De communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de communicatie met de belangrijkste stakeholders. Hij of zij geeft regelmatig interne updates over de voortgang van het project en zorgt dat iedereen tijdig op de hoogte is van workshops en trainingen. De communicatieadviseur kan hiermee ook een belangrijke rol hebben in het zorgen voor draagvlak en het verminderen van weerstand binnen de organisatie.

Rollen vanuit de softwareleverancier

Consultants

Deze specialisten brengen de behoeftes van jouw bedrijf in kaart. Ze kunnen je ondersteunen op technisch en functioneel gebied. Bijvoorbeeld bij het verbinden van je ERP met andere systemen of het in kaart brengen van je werkprocessen.

Functioneel applicatiebeheerder

De applicatiebeheerder past de software aan op basis van wat jouw organisatie nodig heeft. Tijdens de implementatie komt deze persoon meestal van de softwareleverancier.

Testcoördinator

Door de software goed te testen voorkom je problemen tijdens en na de implementatie. De testcoördinator organiseert de testactiviteiten. Deze persoon verzamelt feedback van key-users en bewaakt de testresultaten. In veel gevallen is de testcoördinator afkomstig van de softwareleverancier. Het is namelijk belangrijk dat hij of zij goede kennis heeft van de software en van testmethodologieën.

Hoeveel tijd kost een ERP-implementatie je medewerkers?

Dit is een vraag die veel bedrijven onderschatten. Een implementatie vraagt tijd van zowel je leverancier als je eigen team. Door dit vooraf in kaart te brengen, voorkom je lastige situaties tijdens het project. Een vuistregel is dat je interne team minimaal evenveel tijd kwijt is aan de implementatie als de softwareleverancier zelf. In de praktijk is dit zelfs vaak het dubbele.

Hoe lang je medewerkers er precies mee bezig zijn hangt af van:

• De projectduur. Loopt het project bijvoorbeeld 6 of 12 maanden?
• De projectomvang. Verandert het hele bedrijf of alleen bepaalde afdelingen?
• De gekozen aanpak. Wil je alles in één keer veranderen (big bang)? Of kies je voor stap-voor-stap?

Zorg dus dat je voldoende ruimte maakt in de planning van je medewerkers. Houd er ook rekening mee dat deze tijdsinvestering interne kosten met zich meebrengt. Tijd die je mensen besteden aan trainingen en workshops, kunnen ze niet besteden aan hun reguliere werk zoals engineering of productie.

Hoe voorkom je overbelasting van je medewerkers?

Tijdens de implementatie wil je natuurlijk niet dat je mensen overbelast raken of dat je productie stil komt te liggen. Hier zijn enkele praktische tips om dit te voorkomen:

Plan slim tijdens piekmomenten

Als maakbedrijf heb je waarschijnlijk drukke en rustige periodes. Kijk goed naar de bezetting van je verschillende afdelingen door het jaar heen. Een complexe ERP-implementatie kan zo een jaar duren. Stem de planning van je implementatie af op de natuurlijke werkdruk binnen de afdelingen van je organisatie.

Voorkom samenloop met andere grote projecten

Een ERP-implementatie is al uitdagend genoeg op zichzelf. Het is daarom verstandig om te voorkomen dat je gelijktijdig andere grote projecten plant. Ben je bijvoorbeeld bezig met een productinnovatie? Focus de ERP-implementatie dan eerst op de afdelingen die hier minder bij zijn betrokken. Of stel één van de twee projecten uit.

Neem een business analist aan

Een business analist kan veel voorbereidend werk uit handen nemen. Deze specialist kan interviews afnemen met medewerkers en processen in kaart brengen. Doordat de business analist deze taken overneemt, verminder je de belasting van je reguliere medewerkers. Ontdek hier meer over de voordelen van een interne business analist.

Zorg op tijd voor draagvlak

Eén van de grootste uitdagingen bij een ERP-implementatie is het zorgen voor draagvlak onder medewerkers. Medewerkers die zich betrokken voelen bij een project zijn eerder bereid om mee te doen aan activiteiten zoals training, data-validatie en testen. Dat blijkt uit onderzoek van Chaudry (2018). Betrek je medewerkers al in de selectiefase? Dan vergroot je de acceptatie aanzienlijk.

Medewerkers krijgen zo direct inzicht in:

• De noodzaak van een nieuw ERP-systeem
• De concrete voordelen voor hun dagelijkse werkzaamheden
• De mogelijkheden om hun werk efficiënter te maken

Door deze vroege betrokkenheid komt de implementatie niet als een verrassing. Bovendien creëer je zo ambassadeurs binnen je bedrijf die het enthousiasme kunnen delen met hun collega’s.

Conclusie

Een ERP-implementatie hoeft niet ten koste te gaan van je dagelijkse bedrijfsvoering. Kies je de juiste mensen, ben je realistisch over de tijd die het gaat kosten en plan je slim? Dan krijg je een projectteam die zorg draagt voor een succesvolle ERP-implementatie. Zonder dat dit ten koste gaat van de productie. De sleutel ligt in het vinden van de juiste balans tussen projectwerk en reguliere taken.

Het blijft natuurlijk een uitdaging. Hoe zorg je voor draagvlak bij veranderingen? En hoe voorkom je dat de implementatie te veel vraagt van je medewerkers? Vooral tijdens drukke periodes wil je dat de productie gewoon doorloopt – ook tijdens de implementatie.

Bij Starcode zien we dagelijks hoe maakbedrijven worstelen met deze uitdaging. We hebben al honderden bedrijven geholpen om hun ERP-implementatie succesvol af te ronden, zonder dat dit hun dagelijkse operatie verstoorde. Met onze ervaring kunnen we ook jouw bedrijf begeleiden naar een soepele implementatie.

Wil je weten hoe een ERP-implementatie bij Starcode in zijn werk gaat, en hoe het projectteam daaraan bijdraagt? Ontdek dan hoe een ERP-implementatie werkt bij Starcode. Of plan een vrijblijvend gesprek in voor meer informatie.