Ken je dit gevoel? Een klant belt met een dringende servicevraag over een onderdeel. Je weet dat je dit onderdeel op voorraad hebt, maar waar? Je zoekt in het systeem, maar vindt niets. Na eindeloos zoeken blijkt dat het onderdeel toch in je systeem stond. Maar – verrassing – onder een andere naam of artikelnummer.  Ondertussen is kostbare tijd verloren gegaan en de klant wacht nog steeds.

Dit probleem komt vaker voor dan je denkt. Als oprichter van Starcode en voormalig implementatieconsultant zie ik hoe maakbedrijven worstelen met artikelnummering, dubbele nummers en verwarrende productomschrijvingen. Deze problemen lijken dan misschien klein, maar ze kosten je bedrijf meer dan je beseft.

In dit artikel laten we je zien welke verborgen kosten slechte artikelnummering met zich meebrengt. Ook ontdek je welke voordelen goede artikelnummering heeft wanneer je hier een duidelijke strategie voor hebt. Zo ben je minder tijd kwijt aan zoeken en hou je meer tijd over voor wat écht belangrijk is: je klanten helpen.

De verborgen kosten van slechte artikelnummering

Inconsistente artikelnummers kosten je bedrijf tijd en geld. Maar wat betekent dit concreet voor jouw werkvloer?

Tijdsverlies door zoeken

Herken je dit? Je werkvoorbereider moet 15 minuten zoeken naar één specifiek onderdeel omdat de omschrijving niet duidelijk is. Dit zorgt indirect voor hogere arbeidskosten.

Rekenvoorbeeld: Vermenigvuldig bijvoorbeeld het aantal zoekopdrachten per dag x het aantal werknemers x uurloon. Dan zie je al snel dat er maandelijks duizenden euro’s verloren gaan aan zoektijd. Dit is geld dat je anders had kunnen investeren in groei.

Gemiste inkoopkortingen

Stel, je hebt hetzelfde type lager onder 3 verschillende artikelnummers in je systeem. Je inkopers kopen die dan drie keer los in. Dit terwijl je bij één duidelijk artikelnummer direct ziet dat je er eigenlijk 300 per maand nodig hebt – genoeg om een betere prijs te bedingen bij je leverancier.

Vertragingen door miscommunicatie

Zonder duidelijke artikelomschrijvingen ontstaat er miscommunicatie tussen afdelingen.  Iedereen praat op een andere manier over artikelen. Je verkoopmedewerker heeft het misschien over “die platte ring aan het uiteinde van een buis”, terwijl je engineer precies dezelfde onderdelen kent als “flensverbinding 48,3 mm”.

Dit kan ertoe leiden dat medewerkers onderling elkaar niet goed begrijpen. Het gevolg?

• Extra telefoontjes
• Onnodige mailwisselingen
• Correcties
• Langere levertijd voor je klant

Het wiel opnieuw uitvinden

Bij engineering-to-order projecten zie je vaak dat dezelfde onderdelen opnieuw worden ontworpen met een nieuw artikelnummer. Dit terwijl de kans groot is dat je eerder een vergelijkbaar onderdeel hebt ontworpen.

Je engineer besteedt bijvoorbeeld kostbare uren aan het tekenen van een beugel, niet wetend dat een vrijwel identieke beugel al drie keer eerder is gemaakt. In plaats van onderdelen te hergebruiken, worden nieuwe varianten ontworpen en geproduceerd. Vaak simpelweg omdat medewerkers niet weten dat er al een geschikt artikel bestaat.

Met duidelijke artikelnummering kun je dit probleem voorkomen.

5 kostenbesparingen bij betere artikelnummeringen

Met heldere, eenduidige artikelnummering loopt je hele werkproces soepeler. In vrijwel alle afdelingen kun je tijdswinst behalen. Waar kun je dan aan denken?

1. Beter inkopen

Zijn je artikelnummers goed ingericht? Dan kun je kosten besparen op de inkoop van je artikelen. Dat kan op verschillende manieren:

• Volumekortingen. Als je die standaard bouten niet onder vier verschillende nummers registreert, zie je meteen dat je er jaarlijks 800 nodig hebt. Met deze kennis kun je betere afspraken maken met leveranciers en volumekortingen afdwingen.
  
  
• Raamwerkcontracten. Door vaste artikelnummers te hanteren, kun je beter bijhouden welke onderdelen je regelmatig bij dezelfde leverancier bestelt. Die informatie geeft je een stevigere positie om over gunstigere voorwaarden te onderhandelen. Denk aan raamwerkcontracten.
  
  
• Minder tijd om dingen uit te leggen. Heb je naast je interne artikelnummer ook het leveranciersnummer direct bij de hand? Dan hoef je niet meer uit te leggen wat je precies nodig hebt. Die 6204-2RS lager kent elke leverancier, zonder dat je de specificaties hoeft uit te leggen.

2. Beter voorraadbeheer

Is dit herkenbaar voor jou? In je magazijn liggen drie verschillende dozen met exact dezelfde onderdelen, allemaal onder een ander artikelnummer.

Met unieke, duidelijke artikelnummers voorkom je deze dubbele voorraad en heb je beter zicht op wat er werkelijk op voorraad is. Zo voorkom je zowel overschotten als tekorten.

3. Snellere werkvoorbereiding

Je werkvoorbereiders kunnen sneller de juiste onderdelen vinden en klaarzetten voor productie. Geen tijd meer verspillen aan het controleren of “boutje type A” en “bevestigingsbout klein” toch niet hetzelfde zijn.

Dit leidt tot kortere doorlooptijden en minder stress op de werkvloer.

4. Nauwkeurigere kostprijsberekening

Met consistente artikelnummers kun je veel preciezer je kostprijs berekenen. Gebruik je een bepaalde module vaker en geef je die een duidelijk artikelnummer? Dan heb je concrete data uit eerdere projecten over hoe lang het duurt om deze te maken en wat de inkoopkosten zijn.

Je calculaties worden dan betrouwbaarder en minder afhankelijk van onderbuikgevoel. Met deze kennis kun je gerichte keuzes maken over je prijsstrategie en waar je eventueel processen kunt aanscherpen om kosten te besparen.

5. Minder fouten en vertragingen

Duidelijke artikelomschrijvingen en definities verminderen de kans op fouten en miscommunicatie tussen afdelingen. Als iedereen in je bedrijf dezelfde ‘taal’ spreekt over onderdelen, voorkom je vervelende situaties zoals een verkeerd onderdeel dat op de werkplek arriveert, of een klant die iets anders krijgt dan verwacht.

Goede artikelnummering: de basis voor succes in je maakbedrijf

 Het verhogen van de kwaliteit van je artikelnummering hoeft niet ingewikkeld of tijdrovend te zijn. Met een duidelijk plan en de juiste aanpak kun je snel resultaten boeken die direct bijdragen aan een efficiënter en winstgevender bedrijf.

Door het juiste artikelbeheer te implementeren, voorkom je niet alleen kostbare zoektijd en dubbele voorraad, maar zorg je er ook voor dat je veel beter kunt communiceren tussen afdelingen. Je vermindert fouten in je processen en bent uiteindelijk sneller in staat om je klanten te voorzien van wat ze nodig hebben.

Bij Starcode helpen wij dagelijks MKB maakbedrijven om hun artikelbeheer te optimaliseren en zien we keer op keer hoeveel tijd en geld dit bespaart. Onze ERP-software is specifiek ontwikkeld om het artikelbeheer in maakbedrijven te stroomlijnen, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten: het produceren van kwalitatief hoogwaardige producten.

Wil je meer weten over hoe een effectieve artikelnummering jouw maakbedrijf kan helpen groeien? In dit artikel lees je 5 redenen waarom artikelnummering vaak fout gaat en hoe je dit oplost.