Je kent het vast wel: je inkoopafdeling komt er later pas achter dat juist dat ene onmisbare onderdeel een levertijd van 12 weken heeft. Of dat engineering een belangrijk onderdeel heeft aangepast, maar inkoop nog steeds de oude versie bestelt. Dit soort miscommunicaties kosten niet alleen tijd en geld, maar ook frustratie bij je medewerkers.

Dit soort frustraties zien wij dagelijks bij vele maakbedrijven. Vaak komt dit door snelle groei van je bedrijf. Vroeger werkte je bedrijfssoftware nog prima. Maar je processen zijn veranderd, en je software sluit hier niet meer op aan. Hierdoor gaan je medewerkers om het systeem heen werken. Het gevolg? Een wildgroei aan Excel-sheets en versnipperde communicatie via bijvoorbeeld mail of Teams.

In dit artikel ontdek je hoe een maakbedrijf gebruik kan maken van een modern Enterprise Resource Planning (ERP) systeem om dit soort frustraties zoveel mogelijk te voorkomen. Per afdeling vind je voorbeelden en inspiratie om aan de slag te gaan in een ERP. 

Meer grip op je maakbedrijf

Een modern ERP-systeem geeft meer grip op je maakbedrijf. Het brengt de belangrijkste bedrijfsprocessen samen op één centrale plek. Dit levert je:

• Real-time inzicht in orders, inkoop, productie en voorraden
• Automatische updates tussen afdelingen bij veranderingen
• Minder fouten door automatische invoer
• Lagere kosten door bijvoorbeeld slimmer in te kopen

Maar let op: Een ERP-systeem is geen wondermiddel. Het versterkt je processen die al goed zijn ingericht. Heb je die nog niet helder? Breng die dan eerst goed in kaart. Het aanstellen van een business analist kan je hierbij helpen. 

Benieuwd hoe een ERP-systeem werkt in de praktijk? Laten we eens per afdeling bekijken hoe zij kunnen profiteren van een modern ERP-systeem.

In dit voorbeeld gaan we uit van een machinebouwer die produceert met de Configure-to-Order (CTO) methode. Je bouwt dan een machine vanuit basiscomponenten. De klant bepaalt uit welke onderdelen de machine moet bestaan. Zijn er nog specifieke wensen? Dan kan dat altijd nog met maatwerk.

Sales: Van offerte naar order

“Kunnen jullie de machine aanpassen voor mijn specifieke productlijn?”

“Wat is de levensduur en garanties van jullie machines?”

“Wat zijn de kosten voor de machines in mijn specifieke productielijn?

Zomaar wat vragen die je salesafdeling van klanten kan krijgen. En zonder de juiste tools? Dan moeten je medewerkers de hort op. Mails sturen, bellen naar collega’s. Soms duurt het wel weken voordat je de juiste informatie hebt.

Als je met CTO produceert, dan kan een productconfigurator je salesafdeling helpen. Hiermee kunnen zij:

• Samen met de klant de juiste machine samenstellen, zonder engineering te hoeven raadplegen.
• Direct realistische prijzen en levertijden geven
• Offertes aanmaken met de juiste specificaties 
• Configureren met onderdelen die zijn goedgekeurd door engineering. Zo verkoopt sales geen machines die verouderd of onmogelijk zijn.

Het voordeel? Je verkopers hebben geen diepgaande technische kennis nodig om betrouwbare offertes te maken. Het ERP kan deze offerte genereren met de gegevens uit de configuratie. En door een koppeling met het CRM-systeem is het mogelijk om die offerte eenvoudig te sturen.

Engineering: Van ontwerp naar werkvoorbereiding

Als engineer wil je focussen op het ontwikkelen van de beste producten van je klant. Of het nu gaat om het ontwerpen van standaardmodules of om maatwerk. Maar in de praktijk ben je vaak veel tijd kwijt met stuklijsten overtypen naar het ERP.

Een modern ERP-systeem dat aansluit op je CAD-software lost deze frustraties op.

Zo werkt dat in de praktijk:

• Je maakt een ontwerp in je vertrouwde CAD-omgeving (zoals Inventor of SolidWorks)
• Een integratie met het ERP zorgt ervoor dat stuklijsten worden doorgestuurd
• Inkoop ziet direct welke onderdelen besteld moeten worden
• Productie krijgt de juiste werkinstructies
• Alle afdelingen werken altijd met de laatste versie van een tekening

Een groot voordeel: je kunt bestaande onderdelen hergebruiken als basis voor nieuwe klantorders. Zo voorkom je dubbel werk en zorg je voor consistentie in je producten.

Voor je engineers biedt een ERP-systeem:

• Centrale opslag van alle product- en ontwerpdata
• Versiebeheer van tekeningen en stuklijsten
• Directe koppeling met inkoop en productie via PDM en ERP

Werkvoorbereiding: Van ontwerp naar productie

Werkvoorbereiding is de centrale spil van je maakbedrijf. Zij zorgen dat alle puzzelstukjes op het juiste moment op de juiste plek vallen. Ze schakelen continu tussen engineering, inkoop, productie en planning. Zonder de juiste tools wordt dit al snel een administratieve rompslomp.

Een ERP dat aansluit op je andere systemen neemt veel van deze taken uit handen. Het ERP berekent bijvoorbeeld automatisch de benodigde materialen op basis van de stuklijst die je gaat maken en de voorraden die daarbij passen. Hiermee kan inkoop tijdig bestellingen plaatsen.

Een sterk documentbeheer is ook belangrijk voor werkvoorbereiding. Technische tekeningen, werkvoorschriften en kwaliteitseisen moeten eenvoudig in het ERP terug te vinden zijn. Werkvoorbereiding kan vervolgens van stuklijsten werkbonnen aanmaken. Dit doet hij door de artikelen te koppelen aan de juiste bewerking en het inplannen van de werkbonnen.

Via het ERP kan de werkvoorbereider aangeven wat de volgende stap is. Is een artikel op voorraad? Dan kan dit worden verzameld om te worden geassembleerd. Of misschien moet een artikel nog worden ingekocht of worden geproduceerd.

Inkoop: Optimaal voorraadbeheer

“Engineering is weer eens te laat met opleveren, nu kom ik in de knoei met mijn levertijden.”

“Wie verzint die artikelbenamingen nu? Moet ik dit artikel zoeken onder pootstel, onderstel of staander?”

“En waarom bestellen we eigenlijk elke keer kleine aantallen als we weten dat we deze onderdelen regelmatig nodig hebben?”

Ook als inkoper ben je toe aan meer grip en controle. Zo kun je op tijd én slimmer inkopen met raamwerkcontracten en staffelkortingen.

Een modern ERP-systeem helpt je deze uitdagingen te tackelen met Materials Requirement Planning (MRP). Dit betekent dat het systeem automatisch berekent:

• Wanneer je welke materialen nodig hebt
• Hoeveel je moet bestellen
• Bij welke leverancier je het beste kunt inkopen
• Wat de optimale bestelgrootte is

Bijvoorbeeld: Stel dat je wekelijks dezelfde type motoren nodig hebt voor je machines. Het ERP signaleert dit patroon en stelt voor om een raamcontract af te sluiten met je leverancier. Zo profiteer je van volumekortingen én ben je zeker van tijdige levering.

Productie: Efficiënte planning en uitvoering

“De materialen zijn nog niet binnen, maar volgens de planning moeten we vandaag starten.”

“Waar is die werkinstructie van vorige week gebleven?”

Komt dit je bekend voor? Je bent niet de enige. Veel maakbedrijven worstelen nog met papieren werkbonnen en verouderde informatie op de werkvloer. Het gevolg? Onnodige productiestops, fouten en frustratie bij je medewerkers.

Steeds meer maakbedrijven stappen over op touchscreens en tablets op de werkvloer. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Wat bijvoorbeeld mogelijk is:

• Je medewerkers scannen een QR-code bij hun werkplek
• Ze zien direct hun taken en werkinstructies op een tablet
• Zodra een taak klaar is kunnen zij dit verwerken in het ERP

Bijkomend voordeel: werkvoorbereiding kan dan direct de huidige stand van zaken zien van de productie en bijsturen waar nodig. Ook kunnen nieuwe medewerkers kunnen sneller ingewerkt worden omdat alle informatie direct beschikbaar is. Ze hoeven niet meer te zoeken naar de juiste documentatie of te wachten op hulp van een ervaren collega.

Service en installatie: Datagedreven onderhoud

“De klant zegt dat we vorig jaar ook al een storing hebben verholpen. Maar welk probleem hebben we ook alweer verholpen? Nu moet ik dit achterhalen bij mijn collega’s.”

Een goede service valt of staat met de juiste machine- en klantgegevens. In het ERP moet duidelijk zichtbaar zijn om welke versie van het onderdeel het gaat. Zo kunnen je servicemonteurs het juiste onderdeel repareren of vervangen.

Voor je servicemonteurs is het extra belangrijk dat het ERP ook mobiel beschikbaar is. Zij zijn namelijk vaak onderweg. De meeste moderne ERP-systemen zijn tegenwoordig ook mobiel toegankelijk of hebben een speciale mobiele app voor

Service wil je niet alleen achteraf kunnen verlenen. Het is ook mogelijk om te voorspellen wanneer je service moet verlenen. Bijvoorbeeld op basis van draaiuren of geproduceerde artikelen. Die regels stel je vast in het ERP – zo kun je tijdig ingrijpen vóórdat er storingen ontstaan.

Voor je servicemonteurs biedt een ERP:

• Mobiele toegang tot alle machine- en klantgegevens
• Direct inzicht in onderdelenvoorraad
• Digitale service-rapportage
• Voorspellend onderhoud op basis van machinedata

Belangrijk: De juiste koppelingen

Een modern ERP-systeem integreert goed met de tools die je al gebruikt. Je werkt sneller omdat gegevens automatisch worden overgezet. Ook maak je minder fouten omdat je minder handmatig hoeft te typen.

Denk aan handige koppelingen zoals:

• Microsoft Office 365 voor documenten en e-mail
• Microsoft Teams voor taken en chats
• CAD-software voor engineering
• Financiële systemen voor boekhouding
• CRM-systemen voor klantbeheer

Tip: Let er goed op hoe koppelingen werken in het ERP. Bij sommige oudere systemen kun je wel gegevens uitlezen, maar niet terugschrijven. Het gevolg? Je medewerkers moeten alsnog handmatig data overzetten in Excel – precies wat je wilt voorkomen. Vraag dit dus goed uit bij je (toekomstig) ERP-leverancier.

Ontdek in een ander artikel meer factoren waar je op kan letten bij het kiezen van een ERP voor je maakbedrijf.

Ontdek hoe een ERP voor jouw maakbedrijf werkt 

Nu je alle voordelen van een ERP-systeem voor de verschillende afdelingen hebt gezien, begrijp je vast waarom steeds meer maakbedrijven deze stap zetten. Het verbinden van al je afdelingen en processen in één centraal systeem is geen luxe meer, maar een noodzaak om competitief te blijven in de huidige markt.

De frustraties van miscommunicatie tussen afdelingen, de wildgroei aan Excel-sheets en versnipperde informatie kosten je niet alleen tijd en geld, maar zorgen ook voor onnodige fouten en gefrustreerde medewerkers. Een modern ERP-systeem kan deze dagelijkse uitdagingen verminderen door iedereen toegang te geven tot dezelfde actuele informatie.

Bij Starcode begrijpen wij deze unieke uitdagingen van de maakindustrie. Daarom hebben we software ontwikkeld om deze problemen aan te pakken. We hebben door de jaren heen veel geleerd van onze klanten in de maakindustrie. Die kennis delen we graag om je te helpen de juiste keuzes te maken. We zien bij verschillende maakbedrijven hoe een ERP-systeem helpt om werk makkelijker te maken. Niet perfect, maar wel een stap vooruit.

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? We lopen graag met je door je huidige werkwijze heen. Zo ontdek je hoe een modern ERP-systeem jouw bedrijfsprocessen kan ondersteunen. Je krijg direct inzicht in hoe een ERP-oplossing je kan helpen met de uitdagingen waar jouw bedrijf tegenaan loopt.