Als projectleider in de maakindustrie wil je één ding boven alles: grip op je projectplanning. Je wilt precies kunnen zien wat er gebeurt – van verkoop en engineering tot productie, assemblage en installatie bij de klant. Waar zitten de belangrijke mijlpalen? Wat als er iets uitloopt? En wat is de impact van een wijziging in materialen of capaciteit op je project?  

Een Gantt chart helpt je om dat overzicht te houden. In één oogopslag zie je welke stappen wanneer plaatsvinden en hoe ze op elkaar aansluiten. Maar welke type Gantt charts bestaan er, en welke werkt écht voor jouw projecten?   

 Bij Starcode spreken we dagelijks projectleiders zoals jij. We zien hoe frustrerend het is als planningen onduidelijk zijn en deadlines niet worden gehaald. Maar we zien ook hoe een slimme planningstool zoals de Gantt chart het verschil maakt tussen stress en controle.  

  Na het lezen van dit artikel weet je precies wanneer een Gantt chart de perfecte oplossing is voor jouw planningsuitdagingen en wanneer je beter voor een andere aanpak kunt kiezen. Je krijgt praktische voorbeelden die direct toepasbaar zijn in jouw werksituatie, zodat je morgen al kunt beginnen met het verbeteren van je doorlooptijden.  

Wat is een Gantt chart eigenlijk? 

Een Gantt chart (spreek uit: gent-chart) is een visuele projectplanning in de vorm van een horizontaal balkendiagram. Iedere balk stelt een taak voor, met de lengte als de duur van die taak. Op de verticale as zie je de tijd (dagen, weken, maanden) en op de horizontale as de verschillende taken.  

 In één oogopslag zie je:  

• Welke taken wanneer plaatsvinden  

• Hoelang elke taak duurt  

• Wanneer taken elkaar overlappen of afhankelijk zijn van elkaar  

• Waar de belangrijkste milestones zijn  

 Stel je voor: je bouwt een transportlijn voor aardappels voor je klant. Dat project bestaat uit fases zoals ontwerp, inkoop, assemblage en testen. Een Gantt chart plaatst al deze taken op een tijdlijn. Je ziet direct dat de totale doorlooptijd (van begin tot einde) 10 weken is, en welke taken het kritieke pad vormen. Dit is de langste afhankelijke route naar het eindproduct.   

 Deze visuele weergave helpt jou en je team om te zien waar de tijd precies naartoe gaat en waar knelpunten in de planning kunnen ontstaan. Iedereen begrijpt wanneer zijn of haar taak afgerond moet zijn om de volgende stap niet te vertragen. Zo krijg je meer grip op je doorlooptijden.    

 Ook in het Starcode ERP is het mogelijk om Gantt charts te bouwen. Hieronder zie je een voorbeeld van een Gantt Chart in Starcode ERP. De kleur van de balk geeft de status van een individueel project aan. Paars betekent bijvoorbeeld dat de order is gereserveerd en oranje betekent dat de order in productie is. Een rode rand betekent een probleem: bijvoorbeeld dat het materiaal te laat aankomt.

Hoe maak ik een Gantt chart?

Een Gantt chart kun je op verschillende manieren maken. Misschien bouw je er zelf eentje in Excel. Of je maakt gebruik van een ERP-systeem waarin die functie al zit. Beide opties werken – maar ze hebben elk hun eigen voor- en nadelen.  

Zelf bouwen (bijvoorbeeld in Excel)  

Heb je geen ERP-systeem, dan is het mogelijk om zelf een Gantt chart te maken. Excel is vaak al beschikbaar binnen je bedrijf met een Office-pakket, en met een template zet je al snel een basis op. 

De keerzijde? Je mist de koppeling met je actuele bedrijfsdata. Verandert er iets in je materiaalplanning of capaciteit? Dan moet je alles handmatig aanpassen. Dat kost tijd én vergroot de kans op fouten. Zeker als je met meerdere collega’s tegelijk in hetzelfde bestand werkt, kan het al snel rommelig worden.  Het is alsof je een routekaart gebruikt die je met potlood tekent – elke wegomlegging moet je zelf uitgummen en opnieuw tekenen.

Gantt chart ingebouwd in ERP  

Als we nog verdergaan op de metafoor van de routekaart: met een Gantt chart geïntegreerd in een ERP-systeem heb je een navigatie die automatisch een nieuwe route berekent. Je hoeft de planning niet vanaf nul op te bouwen – de gegevens die je al in het systeem hebt, kunnen worden omgezet in een visuele planning. Denk aan bewerkingen, deadlines, capaciteit en materiaalbeschikbaarheid. 

Het grootste voordeel? Alles blijft up-to-date. Als er iets verandert in je planning, zie je dat direct terug in de Gantt chart. Zo houd je altijd overzicht, ook als de werkelijkheid verandert. 

De voordelen van een Gantt-chart 

Op welke manier je ook een Gantt chart hebt, het hebben van een Gantt chart voor je projectplanning biedt verschillende voordelen.   

1. Overzicht en duidelijkheid 

Een Gantt chart toont alle taken en tijdslijnen van je project in één geïntegreerd overzicht. Je ziet hoe ver je afdelingen staan bij elke stap en hoe taken onderling afhankelijk zijn. Die transparantie voorkomt misverstanden en paniek op het laatste moment.  

2. Betere communicatie binnen het team 

Doordat de planning visueel inzichtelijk is, hoeven er minder vergaderingen en statusupdates gehouden te worden om iedereen op de hoogte te houden. De chart fungeert als het “enige ware plan” waar iedereen naar kijkt. 

3. Inzicht in prestaties en afhankelijkheden 

Het gebruik van een Gantt chart maakt teamleden bewuster van hoe hun werk aansluit op dat van anderen. Ze zien bijvoorbeeld dat hun vertraging direct invloed heeft op collega’s die op hun taak wachten. 

Dit bevordert een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid. Tegelijk krijg jij als projectleider harde inzichten in waar eventuele bottlenecks ontstaan. 

4. Beter tijdmanagement 

Een Gantt chart dwingt je om realistisch te plannen. Je zet voor elke taak een begin- en einddatum en moet dus nadenken over haalbaarheid. Zo zie je op hoofdlijnen de doorlooptijd van je gehele project, en zie je welke milestones en afhankelijkheden belangrijk zijn.  

5. Flexibiliteit in planning (met de juiste tools) 

Met goede (ERP-)software zet je een Gantt chart redelijk flexibel op. Verandert er iets? Bijvoorbeeld een klantvraag of een vertraagde levering? Dan zie je op de planning wat de impact is.  

De beperkingen van een Gantt-chart 

Geen enkele methode is perfect – dat geldt ook voor Gantt charts. Het is belangrijk de beperkingen te kennen. 

1. Complex bij zeer grote projecten 

Stel, je werkt aan de bouw van een complete verpakkingslijn. Dat project bevat taken voor verkoop, engineering, inkoop, productie, assemblage, testen, transport en installatie. Als je al die stappen – inclusief alle subtaken – in één Gantt chart zet, dan krijg je een schema van honderden regels. 

Een Gantt chart op projectniveau werkt het beste als je je beperkt tot de belangrijkste stappen: 

• Start- en einddatum van het project 
• Belangrijke mijlpalen (zoals “engineering afgerond” of “transport gestart”) 
• Faseovergangen (van ontwerp naar productie, van productie naar installatie) 

Dat geeft jou als projectleider het overzicht dat je nodig hebt om te sturen en bij te houden of je op schema ligt. 

De details kun je beter uitbesteden aan aparte planningen per afdeling. Bijvoorbeeld: 

• Productie gebruikt een planning op werkplaatsniveau, waarin per bewerkingscentrum of ploeg wordt ingepland. 

• Engineering werkt met een eigen Gantt chart waarin het ontwerptraject, revisierondes en goedkeuringen staan. 

• Inkoop houdt in een aparte planning bij wanneer bestellingen geplaatst moeten worden, en wat de levertijden zijn van kritische onderdelen. 

2. Minder flexibel bij veranderingen (bij zelfgebouwde charts) 

Werk je met een zelfgemaakte Gantt chart in Excel of een losse tool? Dan loop je tegen de grenzen aan zodra er iets verandert. En in de maakindustrie verandert er altijd wel iets. 

Misschien komt een klant met extra wensen. Of een toeleverancier meldt dat een onderdeel later binnenkomt. Dan klopt je planning in Excel ineens niet meer. Je moet alles handmatig aanpassen – en dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten. 

Voor je het weet, loop je achter een planning aan die allang niet meer klopt met de werkelijkheid. 

Gebruik je een ERP-systeem met ingebouwde Gantt chart? Dan heb je een stuk meer flexibiliteit. De planning is gekoppeld aan je actuele data – bijvoorbeeld levertijden, capaciteit en bewerkingsstatussen. Als er iets wijzigt, wordt dat automatisch meegenomen in je planning. 

Zo blijf je in controle, zelfs als je project onderweg verandert. En dat gebeurt in de praktijk bijna altijd. 

3. Focust op tijd, niet op werklast 

Een Gantt chart laat vooral de tijdlijn zien, maar niet automatisch hoeveel werk of moeite een taak kost. Dat past beter in je capaciteitsplanning. Een balk van twee weken in een Gantt chart kan betekenen dat één persoon parttime wat doet, óf dat vijf mensen er fulltime mee bezig zijn. Het geeft je niet automatisch inzicht in hoeveel capaciteit of materialen je nodig hebt. 

Je moet dus oppassen dat je bij het plannen ook rekening blijft houden met de capaciteit van je team en of je genoeg materialen beschikbaar hebt om de taak uit te voeren. Ontdek hier 6 vragen die je helpen aan een betere capaciteitsplanning van je maakbedrijf.  

Wat heb je nodig als je zelf een Gantt chart maakt?

De juiste (ERP-)software genereert dus de Gantt chart op basis van de data die al in je systeem beschikbaar is. Denk aan bewerkingstijden, stuklijsten, materiaalplanning en capaciteitsplanning. Maar wat als je nog geen geïntegreerd systeem hebt? Dan kan het al een eerste stap zijn om zelf een Gantt chart te bouwen. In dat geval is het belangrijk om systematisch te werk te gaan.  

Wat heb je nodig, en welke stappen moet je dan doorlopen?  

1. Maak een volledige lijst van taken  

Begin met een lijst van alles wat er moet gebeuren in je project. Denk aan: 

• Het maken van ontwerptekeningen 
• Goedkeuring van offertes 
• Bestellen van materialen 
• Samenstellen van onderdelen 
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles 

Vergeet de grote mijlpalen en harde deadlines niet. Denk aan een definitieve ontwerpgoedkeuring of de afgesproken leverdatum bij de klant. 

Tip: Begin grofmazig. Je hoeft niet direct tot op taakniveau alles uit te werken. Eerst het overzicht, dan de details. Het kan zelfs zijn dat de details niet nodig zijn in deze Gantt chart – die kunnen dan bijvoorbeeld in een specifieke productieplanning.  

2. Schat in hoe lang alles duurt 

Bij elke taak hoort een inschatting van hoelang die duurt. Gebruik historische data of ervaring met vergelijkbare projecten om realistische schattingen te maken. Bijvoorbeeld: de ontwerpfase duurt 3 weken, besteltijd voor materialen is 2 weken, assemblage van een module duurt 4 dagen. 

3. Maak afhankelijkheden inzichtelijk 

Bepaal welke taken op elkaar wachten en welke tegelijk kunnen lopen. Bijvoorbeeld: 

• Assemblage start pas nadat de onderdelen geleverd zijn 
• Maar het testplan kan al geschreven worden terwijl de montage bezig is 

Dit helpt je ook om het kritieke pad van je project te bepalen: het minimale pad dat je moet volgen om op tijd klaar te zijn. 

4. Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden 

Het is handig om te weten wie welke taak gaat uitvoeren of welke afdeling verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld: de engineering-afdeling voor het ontwerp, de inkoopafdeling voor het bestellen van materialen, het assemblageteam voor de montage. 

Hoe uitgebreid moet een Gantt chart zijn? 

Een veelgestelde vraag: moet je echt álles in je Gantt chart zetten, of houd je het liever globaal? 

Het korte antwoord: maak het zo eenvoudig mogelijk, maar zo uitgebreid als nodig. Je Gantt chart is er om jou te helpen sturen, niet om iedereen te overweldigen. 

Tips voor een werkbare Gantt-chart: 

1. Groepeer taken in logische hoofdtaken. In plaats van voor elke schroef, bout of onderdeeltaak een aparte regel aan te maken, kun je beter werkzaamheden logisch groeperen. 
    
   Bijvoorbeeld: “module samenstellen” in plaats van 20 losse regels voor elk montagemoment. Dat geeft meer overzicht en minder ruis. 

2. Zoom in waar nodig, niet overal. Niet elk deel van je project hoeft tot in detail uitgewerkt. Richt je detailniveau op de onderdelen die kritisch zijn voor je doorlooptijd of risico’s opleveren. Minder belangrijke taken kun je prima wat globaler plannen. 

3. Gebruik mijlpalen als markeerpunten. In plaats van elke sub-activiteit in detail te tonen, kun je werken met mijlpalen die aangeven wanneer een bundel werk af moet zijn. 

4. Test de leesbaarheid. Laat iemand anders naar je concept-Gantt kijken. Begrijpt hij/zij in één oogopslag de hoofdlijn? Zo ja, dan zit je qua detailniveau goed. 

Een Gantt chart is er om overzicht en richting te geven, niet om alles in beton te gieten. Zolang je er effectief mee kunt plannen, communiceren en bijsturen, is het gedetailleerd genoeg. 

Wanneer helpt een Gantt chart je wél? 

Laten we eerlijk zijn: je hoeft niet voor elk klein project een Gantt chart te maken. Maar in sommige situaties maakt het echt het verschil. Hieronder zie je wanneer een Gantt chart jou als projectleider het meest oplevert. 

1. Als je project duidelijke fases en afhankelijkheden heeft

Gaat het om een groter project met meerdere stappen die logisch op elkaar volgen? Dan is een Gantt chart ideaal. 

Bijvoorbeeld: 

• Het bouwen van een speciale verpakkingsmachine 
• Het opzetten van een nieuwe productielijn 
• Het ontwikkelen van een klant-specifiek systeem 

In zulke projecten helpt een Gantt chart je om de rode draad vast te houden en te zien hoe alles op elkaar aansluit. 

2. Als meerdere teams moeten samenwerken

Heb je met meerdere afdelingen en afhankelijkheden te maken – zoals engineering, inkoop, productie en montage? Dan wil je één overzicht waarin iedereen ziet wie wanneer wat moet doen. 

Een projectplanning met Gantt chart laat je bijvoorbeeld zien dat: 

• assemblage pas kan starten als het frame al is gebouwd 
• de elektricien pas aan de slag kan als de juiste componenten binnen zijn 
• het testteam pas kan beginnen als de software gereed is 

Zo voorkom je misverstanden en dubbele afspraken. 

3. Als er een harde deadline ligt 

Heb je een harde einddatum die gehaald moet worden? Dan geeft een Gantt chart je grip op de planning. Verwerk je de milestones in de Gantt chart? Dan zie je ook wanneer het project tegen een harde deadline aanschuurt. Je ziet direct of je op schema ligt en kunt vroegtijdig ingrijpen als dat niet het geval is. 

4. Als je inzicht wilt in het kritieke pad 

Het kritieke pad is de reeks taken die bepaalt hoe lang je project duurt. Komt daar vertraging in? Dan schuift automatisch de einddatum op. Een Gantt chart maakt dit kritieke pad zichtbaar, zodat je weet waar je extra aandacht aan moet besteden. 

Wil je meer weten over het kritieke pad? Ontdek hier hoe je met deze methode meer zicht krijgt op je doorlooptijden.  

Wanneer helpt een Gantt chart je níét? 

Een Gantt Chart is een krachtig hulpmiddel, maar niet in elke situatie de juiste oplossing. In de volgende gevallen kun je beter voor een andere aanpak kiezen. 

1. Bij hele kleine of juist enorm complexe projecten 

Heb je een klein project met maar een paar taken? Dan is een Gantt chart waarschijnlijk overkill. Een simpele takenlijst of spreadsheet is dan vaak sneller en overzichtelijker. 

Aan de andere kant: is je project zó groot dat het honderden taken bevat en alles voortdurend verschuift? Dan wordt je Gantt chart al snel een wirwar van lijnen en kleuren waar niemand nog wijs uit wordt. Het kost je meer tijd om het bij te houden dan dat het oplevert. 

2. Bij voorraadgestuurde productie 

Werk je niet projectmatig, maar maak je op voorraad? Dan is een Gantt chart meestal niet nodig op projectniveau. Je productie is dan gericht op standaardcycli en het op peil houden van je voorraadniveaus, niet op unieke projecten met afhankelijkheden. 

In dat geval heb je meer aan tools die je helpen met serieproductie, materiaalbeschikbaarheid en capaciteitsverdeling – in plaats van projectsturing.  

Andere afdelingen kunnen dan overigens wel nog gebruikmaken van Gantt charts. Denk aan een Gantt chart voor productie.  

3. Bij zeer onvoorspelbare of snel veranderende projecten 

Een Gantt chart werkt het beste als je vooraf weet welke stappen je wanneer gaat zetten. Maar dat is niet altijd realistisch. 

Denk aan: 

• R&D-trajecten 
• Innovatieprojecten 

In zulke gevallen is het eindresultaat nog niet scherp en verandert de koers regelmatig. Dan heb je meer aan een flexibele aanpak met kortcyclische planningen (bijvoorbeeld met Kanban of sprints) dan aan een strak opgezette Gantt chart die al na een paar weken achterhaald is. 

Gantt charts: het juiste planningsmiddel voor de juiste situatie 

Je kunt nu voor jezelf bepalen of een Gantt chart een geschikt hulpmiddel is voor jouw projecten in de machinebouw. Met de juiste aanpak kan deze planningsmethode je enorm helpen om grip te krijgen op de doorlooptijden van je projecten. 

Een Gantt chart werkt alleen goed als je het voor het juiste type werk inzet. Want een hamer is fantastisch – zolang je iets moet timmeren. Maar probeer er geen schroef mee vast te draaien. Als projectleider worstel je dagelijks met vragen over planning, afhankelijkheden en deadlines – en dat is precies waar een Gantt chart je kan ondersteunen. 

Wij bij Starcode zien in onze dagelijkse praktijk dat maakbedrijven die Gantt charts op de juiste manier inzetten, significant beter presteren op het gebied van doorlooptijden en leverbetrouwbaarheid. Onze ERP-oplossingen helpen je om inzicht te krijgen in je projectplanning en de afhankelijkheden daarbinnen. 

Wil je meer weten over hoe je inzicht krijgt in je doorlooptijden? Of ben je benieuwd naar onze ERP-oplossing? Plan dan gratis een vrijblijvend gesprek in voor meer informatie. Samen kijken we naar hoe we jouw planning naar een hoger niveau kunnen tillen.