“Hebben we dit onderdeel al tien keer onder verschillende artikelnummers ingekocht?” Je inkoopmanager kijkt je verbaasd aan. Maar het staat er toch echt. Blijkbaar heeft je maakbedrijf hetzelfde type lager afgelopen maand tien keer los ingekocht. En telkens als ‘nieuw’ artikel. Het gevolg? De volle prijs betalen en te veel voorraad. De gemiste korting is meer dan 15% van de totale inkoopkosten voor dit onderdeel.

En het ergste? Dit is waarschijnlijk maar het topje van de ijsberg als het gaat om duplicaten in je artikelbestand.

Dit frustrerende scenario herken ik vanuit verschillende maakbedrijven die ik heb bezocht als oprichter van Starcode en voormalig implementatieconsultant. Het kost te veel tijd om artikelen terug te vinden, er ontstaan dubbele artikelen in het systeem, en engineers maken liever een nieuw artikel aan dan te zoeken naar wat al bestaat. Het resultaat? Een wildgroei aan artikelnummers en onnodige kosten.

In dit artikel ontdek je waarom artikelbeheer zo vaak misgaat, welke gevolgen dit heeft voor jouw bedrijf, en – belangrijker nog – hoe je deze problemen praktisch en structureel kunt aanpakken.

5 belangrijke gegevens bij artikelbeheer

Wil je je inkoopprocessen verbeteren? Dan begin je met een stevige basis. Deze vijf gegevens helpen je om je inkoopproces soepel te laten verlopen:

1. Het artikelnummer – Dit is het nummer dat je aan elk artikel toekent. Dat kan gaan om een sub-samenstelling, maar ook een los onderdeel. Zo weet iedereen in je maakbedrijf altijd precies waarover het gaat.  
   
   
2. Eenheid en aantal – Het moet voor iedereen duidelijk zijn of je in stuks, meters of liters bestelt en hoeveel precies. Zonder deze duidelijkheid ontstaat er verwarring over wat je werkelijk nodig hebt, waardoor je later merkt dat je verkeerd hebt besteld.
   
   
3. Prijs – Met heldere prijsafspraken houd je grip op je budget en bereken je realistische kostprijzen. Je weet precies waar je aan toe bent. Zonder deze informatie kun je geen betrouwbare financiële planning maken voor je projecten.
   
   
4. Levertijd – Dit bestaat eigenlijk uit twee delen: wanneer wil jij de bestelling ontvangen én wanneer kan de leverancier leveren? Deze informatie geeft je de kans om vooruit te kijken: ontstaan er knelpunten in je planning en hoe los je die op voordat ze problemen veroorzaken?
   
   
5. Locatie – Waar moeten de artikelen precies naartoe? Soms wil je materialen direct naar een project sturen, in andere gevallen komen ze eerst in je magazijn voor je ze later verdeelt. Door dit vooraf duidelijk te maken, voorkom je dat spullen op de verkeerde plek belanden.

Heb je deze vijf gegevens goed op orde? Dan merk je al snel dat je inkoopproces veel soepeler verloopt. Je bespaart kostbare tijd bij het bestellen, voorkomt frustrerende misverstanden met leveranciers en houdt beter zicht op je planning.

Waarom is dat artikelnummer hierin zo belangrijk?

Stel je voor: je bent op vakantie in Frankrijk en wilt een specifiek Lego-setje kopen voor je verzameling. Je spreekt geen Frans, de winkelier spreekt geen Nederlands. Hoe maak je duidelijk wat je zoekt?

Het antwoord is simpel: het artikelnummer. Elk setje heeft zijn unieke nummer. Toon je bijvoorbeeld het cijfer 42168? Dan weet de winkelier direct dat je de John Deere hakselaar bedoelt. Dat nummer is namelijk universeel. Ongeacht de taal en locatie van de winkel.

Zonder artikelnummer zit je vast in een spelletje omschrijvingen. Je probeert iets uit te leggen, maar je weet niet of jullie hetzelfde product in gedachten hebben.

Dit is precies waarom duidelijke artikelnummers in de maakindustrie zo belangrijk zijn. Ze vormen een universele taal die door alle afdelingen en zelfs over bedrijfsgrenzen heen wordt begrepen.

Voordelen van goede artikelnummering

Voor heel je maakbedrijf is het belangrijk om artikelen gestructureerd te nummeren. Dit levert je verschillende voordelen op. Waar moet je dan aan denken?

Geen ruimte voor misinterpratie

Een helder artikelnummer laat geen ruimte open voor interpretatie. Stel, je wil een losse poot voor je machines in je ERP-systeem verwerken. Jij noemt het een poot. Maar je collega’s? Die praten misschien wel over een pootstel, onderstel, voet of staander. Maar artikelnummer AB12345 blijf altijd artikelnummer AB12345.

Betere inkoop

Met een artikelnummer kun je moeiteloos bij verschillende leveranciers offertes aanvragen, wetende dat je exact hetzelfde product vergelijkt. Je kunt ook eenvoudig nagaan of je dit specifieke onderdeel al eerder hebt ingekocht en tegen welke prijs.

Voorkom dubbele voorraad

Staat hetzelfde product meerdere keren onder verschillende namen in je systeem? Dat betekent vaak onnodige voorraad en weggegooide euro’s. Met unieke artikelnummers heb je in één oogopslag duidelijkheid en kun je slimmer inkopen.

Betere communicatie tussen afdelingen

De verkoopafdeling, engineering, inkoop, productie, magazijn en service – ze kijken allemaal anders naar hetzelfde product. Een verkoopmedewerker denkt in functionaliteit, een engineer in technische specificaties. Een uniek artikelnummer zorgt ervoor dat jullie allemaal over hetzelfde artikel praten.

Service en onderhoud

Staat een machine van jouw klant stil? Dan wil je voorkomen dat hij omslachtig moet uitleggen over welk onderdeel het gaat. Met een artikelnummer op het defecte onderdeel kan een servicemonteur snel het juiste vervangingsonderdeel vinden en bestellen.

4 redenen waarom artikelbeheer zo vaak mis gaat

De praktijk klinkt simpel. Geef ieder artikel of los onderdeel een eigen artikelnummer. Dan weet je precies over welk deel je het hebt. Waarom gaat het dan toch zo vaak mis bij maakbedrijven? Dat kan verschillende oorzaken hebben.

1. Te weinig afspraken over artikelen toevoegen

Naarmate je bedrijf groeit, neemt het aantal artikelen razendsnel toe. Wat ooit een overzichtelijk artikelbestand was, verandert langzaam maar zeker in een onoverzichtelijke berg zonder duidelijke structuur.

Zonder duidelijke afspraken gaat iedereen zijn eigen gang. De één werkt netjes met artikelnummers, de ander typt gewoon een beschrijving. Voor je het weet zit je systeem vol dubbele artikelen. Daarom zijn heldere afspraken over wie artikelen mag toevoegen en hoe je artikelnummers opbouwt zo belangrijk voor jouw dagelijkse werkpraktijk.

2. Vrije invoervelden

Moderne ERP-systemen bieden vaak de flexibiliteit in de vorm van vrije tekstvelden. Die flexibiliteit kan echter doorslaan naar chaos. Een tekstveld met een beschrijving van een artikel kan worden iystngevuld zonder enige richtlijn of standaard.

Eén van de grootste struikelblokken is de verscheidenheid aan termen die worden gebruikt voor hetzelfde artikel. Neem bijvoorbeeld een tafelpoot. In je systeem kan deze voorkomen als:

• Pootstel
• Onderstel
• Voet
• Staander
• Poot

Gebruikt elke afdeling zijn eigen woorden? Dan is het bijna onmogelijk om hetzelfde artikel terug te vinden. Zoals je ziet kun je voor elk onderdeel wel tientallen termen verzinnen. Niet handig als je snel iets moet vinden, toch?

Heb je dit probleem herkend in jouw werkpraktijk? Dan weet je hoe frustrerend het kan zijn als je urgent een onderdeel nodig hebt, maar het niet kunt vinden door verschillende benamingen. Op de lange termijn is het daarom altijd beter om artikelnummer te gebruiken. Dat is een objectievere maatstaf om een artikel te beschrijven.

3. Niet (willen) hergebruiken

Je hebt haast, een klus moet af. Even snel zoeken naar dat ene onderdeel dat al in het systeem staat? Geen tijd voor. Dus maak je snel een nieuw artikel aan. Voor jou een kleine moeite, maar voor je collega’s later een groot probleem.

Voor de korte termijn lijkt dit handig. Maar op de lange termijn neemt de kans op dubbele artikelen alleen maar toe. En dan wordt het voor andere collega’s steeds lastiger om het juiste artikel terug te vinden in het systeem.

4. Leveranciersnummer niet verwerkt bij artikelen

Koop je artikelen in? Dan is het handig dat het leveranciersnummer ook in het systeem staat. Zonder dit nummer wordt het moeilijk om exact hetzelfde onderdeel terug te vinden of na te bestellen.

Bij lagers heb je bijvoorbeeld een universele code die aangeeft welk type lager het is. Die codes vertellen je onder andere over welk type het gaat, hoe groot de lager is en hoe sterk hij is. Ongeacht uit welk land het komt of door welk bedrijf het is verwerkt. Dit maakt het je makkelijker om de juiste lager te bestellen.

Wat zijn de eerste stappen voor betere artikelnummering?

Scherpe artikelnummers zorgen ervoor dat er minder misverstanden zijn in je maakbedrijf en dat er minder fouten worden gemaakt. Maar hoe ga je hier praktisch mee aan de slag?

Zorg voor draagvlak

Goed artikelbeheer begint bij bewustwording. Hoe zorg je daarvoor? Door je team te laten zien wat de gevolgen zijn van slordig artikelbeheer. Niet met droge theorie, maar met praktijkvoorbeelden die ze herkennen: dubbele voorraden, verkeerde bestellingen, tijdverlies bij het zoeken.

Kies je voor een ERP-implementatie bij Starcode? Dan helpen we je team met praktische workshops die hen het belang van artikelnummerbeheer leert kennen. Dit doen we onder andere door rollenspellen voor verschillende afdelingen in het maakbedrijf.

Kies voor een duidelijk systeem

Het begint bij duidelijke regels voor artikelnummering. Maak het niet te moeilijk. Hoe meer informatie in een veld, hoe groter de kans op fouten. Kies voor een eenvoudig en logisch systeem, bijvoorbeeld met enkel cijfers. Zorg dat dit systeem bij iedereen in het maakbedrijf bekend is.

Beperk vrije tekstvelden

Voorkom dat medewerkers eindeloze beschrijvingen in kunnen voeren bij artikelen in het ERP. Hoe meer details je in vrije tekst kan toevoegen, hoe meer kans er is op fouten. Een artikelnummer zoals AB12345 ziet er op het eerste gezicht misschien onduidelijker uit dan ‘klein boutje type A’. Maar het maakt het zoeken in je systeem vele malen eenvoudiger.

Vergeet het leveranciersnummer niet

Het is handig als je het originele leveranciersnummer hebt van artikelen die je vaak inkoopt, denk aan lagers. Dit kun je toevoegen als extra veld bij dat artikel in het ERP. Zo weet je altijd precies wat je moet inkopen en hoef je dit niet lang terug te zoeken.

Meer grip op je artikelbestand

Goed artikelbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar vraagt wel om een duidelijke structuur en consequente toepassing binnen je hele organisatie. Met de tips uit dit artikel kun je direct beginnen met het verbeteren van je artikelnummering en daarmee kosten besparen, dubbele voorraad voorkomen en de communicatie tussen afdelingen verbeteren.

De grootste uitdaging in artikelbeheer blijft vaak het gebrek aan duidelijke afspraken, het overmatig gebruik van vrije tekstvelden, en de neiging om steeds nieuwe artikelen aan te maken in plaats van bestaande te hergebruiken. Door deze problemen structureel aan te pakken, zet je een belangrijke stap naar een efficiënter werkend maakbedrijf.

Wij bij Starcode helpen dagelijks maakbedrijven om hun artikelbeheer te optimaliseren met onze ERP-oplossingen. Door jarenlange ervaring in de maakindustrie begrijpen we de uitdagingen waar je tegenaan loopt en hebben we praktische oplossingen ontwikkeld die direct toegepast kunnen worden in jouw bedrijf.

Wil je weten hoe jouw maakbedrijf specifiek kan profiteren van beter artikelbeheer? Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze specialisten.