Als inkoper van een maakbedrijf ben je een belangrijke schakel. Artikelen moet je op tijd inkopen, anders kan productie niet aan de slag. Maar je bent ook afhankelijk van andere afdelingen. Want wat als engineering de stuklijsten te laat af heeft? Of als sales een spoedorder aanneemt zonder te overleggen over materiaalbeschikbaarheid?  

Elke dag jongleer je met tientallen bestellingen, levertijden en leveranciersrelaties. Als er vertragingen optreden, kan productie niet op tijd beginnen met het maken van machines. En dat is precies wat je wilt voorkomen.

Als voormalig inkoper begrijp ik je uitdagingen. Meer overzicht en structuur helpen je bij het maken van betere beslissingen.

In dit artikel ontdek je hoe Starcode Enterprise Resource Planning (ERP) jou helpt om slimmer in te kunnen kopen. Zo heb je meer tijd over om wat er écht toe doet – het maken van een sterke inkoopstrategie en onderhandelen voor scherpere prijzen (en uiteindelijk scherpere marges voor je eigen producten).

We gebruiken hierbij het voorbeeld van het fictieve bedrijf H. Ducktech, een middelgrote machinebouwer.

Wat is H. Ducktech? H. Ducktech is een bedrijf dat machines ontwerpt die decoratieve sauzen op een gerecht ‘kwakt’. De machines worden ontworpen met verschillende standaardmodules. De salesmedewerker vraagt aan de lead welke eisen hij heeft. Daardoor kan hij precies de modules selecteren die de toekomstig klant nodig heeft.

Hoe krijg je meer inzicht in je inkoopprocessen?

Het Starcode ERP geeft jou meer inzicht in je inkoopproces. Wat betekent dit praktisch voor jouw dagelijkse werk?

Overzicht in je inkoopbehoefte

Is er een nieuwe order binnengekomen? Geeft engineering een nieuw artikel vrij? Is er minder dan de minimale voorraad beschikbaar?

Al deze gebeurtenissen zorgen voor een inkoopbehoefte die jij direct kunt zien in een handig overzicht. Je weet precies welke onderdelen je wanneer moet inkopen.

Voorspellen van levertijden

Wil je eindelijk écht weten wanneer je bestellingen binnenkomen? De inkoopmodule houdt voor jou bij hoe betrouwbaar je leveranciers zijn door hun werkelijke levermomenten te registreren.

Door het verzamelen van deze gegevens krijg jij nauwkeurige voorspellingen over wanneer je daadwerkelijk materialen kunt verwachten. Je ziet direct patronen: levert een leverancier consequent twee dagen later dan beloofd? Het systeem signaleert dit automatisch voor je.

Met deze inzichten kun je:

• Betere planningsbeslissingen nemen
• Betrouwbare leveranciers identificeren
• Je productieproces optimaliseren

Deze functie helpt je om onzekerheid uit je planning te halen en alleen te werken met leveranciers die hun beloftes nakomen. Zo haal je makkelijker je deadlines.

Ondersteuning voor verschillende inkooproutes

Directe inkooporders of eerst een offerte aanvragen bij een leverancier? Dit houd je overzichtelijk bij in het Starcode ERP. Voor sommige onderdelen wil je misschien direct bestellen bij je vaste leverancier. Voor andere artikelen wil je eerst offertes vergelijken om de beste prijs te krijgen.

Het systeem ondersteunt beide routes en je houdt eenvoudig de statussen voor elke behoefte bij. Zo heb je in één scherm grip op de statussen van alle inkoopbehoeftes.

Filtering op relevantie

Met uitgebreide filtermogelijkheden zie jij alleen wat voor jou als inkoper relevant is. Heb je tientallen inkoopbehoeften openstaan? Door slim te filteren op bijvoorbeeld project of leverancier zie je precies welke zaken nu jouw aandacht nodig hebben.

Dit bespaart je uren per week aan zoek- en sorteerwerk. Deze vrijgekomen tijd kun je besteden aan wat voor jou als inkoper echt waarde toevoegt: het ontwikkelen van inkoopstrategieën en het onderhandelen van voordelige raamcontracten.

Wanneer ontstaat er een inkoopbehoefte?

De basis van inkoop is de inkoopbehoefte. Op verschillende manieren ontstaat er een behoefte om een onderdeel in te kopen. In het Starcode ERP zie je overzichtelijk waar die behoefte vandaan komt.

Er zijn verschillende triggers die jij of andere afdelingen vooraf kunnen instellen. Zo ben je als inkoper altijd op de hoogte van wat er speelt, zonder afhankelijk te zijn van telefoontjes of e-mails van collega’s. Dit geeft je meer grip en controle over het inkoopproces.

Welke triggers bestaan er allemaal voor een inkoopbehoefte?  

1. Minimale voorraad bereikt

Stel, in het ERP staat vastgelegd dat je altijd minimaal 20 lagers op voorraad moet hebben. Door een nieuwe order dreigt je voorraad onder dit aantal te komen. Het ERP-systeem maakt automatisch een melding dat je nu 20 lagers moet inkopen. Dit zie je terug op het scherm Inkoopbehoeftes.

Maken jij of je collega’s een nieuw artikel aan in het ERP? Dan is het een verplichte stap om de minimale voorraad én aanvulhoeveelheid in te vullen. Zodra de voorraad onder het minimum komt, maakt het systeem automatisch een inkoopbehoefte.

2. Nieuwe verkooporder

Nog even terug naar het vorige voorbeeld. Stel, je krijgt een nieuwe order voor twee machines. Elke machine heeft 20 lagers nodig. Je hebt er 40 op voorraad.

Dan krijg je in het tabblad Inkoopbehoefte direct te zien dat je 20 lagers moet inkopen. Je hebt eerder namelijk ingesteld dat je minimaal 20 lagers op voorraad wil hebben.

3. Make-or-buy beslissingen

Een inkoopbehoefte ontstaat niet altijd direct vanuit een order. Soms is de vraag niet “bij wie kopen we dit?”, maar “maken we dit zelf of kopen we het in?”. Dit komt vaak voor wanneer de productiecapaciteit beperkt is.

In het ERP-systeem kun je een work order (productieopdracht) omzetten naar een inkoopbehoefte als blijkt dat:

• Je eigen productiecapaciteit al volgepland is voor de komende weken
• Een externe leverancier het onderdeel sneller of goedkoper kan produceren
• De kwaliteitseisen ook door een externe partij gehaald kunnen worden

Bij deze make-or-buy beslissing helpt het ERP-systeem je door flexibel te schakelen tussen productie en inkoop. Staat bijvoorbeeld je freesbankmedewerker al ingepland voor zeven klantenorders in de komende weken? Dan kan productie aangeven dat er een inkoopbehoefte is voor dit onderdeel. Dit wordt dan direct zichtbaar in je inkoopoverzicht.

4. Engineering geeft een nieuw artikel vrij

De ontwikkelafdeling heeft een verbeterde versie van een product ontwikkeld. Zodra dit nieuwe ontwerp wordt vrijgegeven voor productie, ontstaat er een behoefte aan de onderdelen die hiervoor nodig zijn – en dus een inkoopbehoefte.

Het mooie is dat al deze signalen automatisch worden omgezet in concrete actiepunten in jouw dashboard. Geen eindeloos heen-en-weer bellen of mailen met andere afdelingen meer nodig.

Welke inkooproutes zijn er in Starcode ERP?

Als inkoper van een maakbedrijf heb je verschillende manieren om een product in te kopen. Soms ken je de leverancier en de prijs al, soms moet je eerst op onderzoek uit. Laten we kijken naar de belangrijkste routes:

1. Vraag eerst een offerte aan

Stel je hebt een inkoopbehoefte voor 1000 onderdelen. Maar je weet niet zeker of je huidige leverancier de beste keuze is. Of misschien heb je voor dit specifieke onderdeel nog geen vaste leverancier.

In het ERP-systeem kun je dan kiezen voor “Maak offerte aanvraag” (“Request for Quotation”). Hiermee geef je aan in het systeem dat je prijzen en voorwaarden van verschillende leveranciers met elkaar wil vergelijken.

Bijvoorbeeld:

1. Je stuurt een tekening en specificaties naar drie verschillende leveranciers
2. Je vraagt prijzen voor verschillende afnamehoeveelheden (10, 20, 500, 1000 stuks)
3. Je ontvangt de offertes en vergelijkt deze in het systeem
4. Je selecteert de beste leverancier op basis van prijs, levertijd en kwaliteit

In het ERP houdt je overzichtelijk bij welke leverancier jou de beste deal kan geven.

2. Direct een inkooporder maken

Heb je al een vaste leverancier voor dit onderdeel en ken je de prijs? Dan kun je vanuit de inkoopbehoefte direct een inkooporder aanmaken. Dit is de meest gebruikelijke route voor regelmatig bestelde artikelen.

Het grote voordeel: je hoeft niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden. In beide gevallen geeft het systeem je een duidelijk overzicht van de status van een inkooporder. Zo weet je altijd hoe het ervoor staat met een bestelling.

Starcode ERP als jouw partner in inkoop

Als inkoper in een maakbedrijf vervul je een onmisbare rol. Jouw beslissingen bepalen of de productie soepel verloopt en of je bedrijf gezonde marges realiseert. Een goed ERP-systeem is daarbij geen luxe, maar een noodzakelijke ondersteuning in je dagelijkse werk.

Met het juiste ERP krijg je een systeem dat met je meedenkt in alle aspecten van het inkoopproces: van het signaleren van behoeften tot het evalueren van leveranciersprestaties. Het neemt routinetaken over zodat jij je kunt richten op wat echt verschil maakt: strategische inkoop, leveranciersrelaties en kostenbesparingen.

Met meer inzicht in leveranciers en levertijden krijg je de ruimte om strategischer te werken. Je kunt tijd steken in het opbouwen van sterke leveranciersrelaties en het verbeteren van de inkoopstrategie, in plaats van handmatig bestellingen te moeten bijhouden.

Wil je zien hoe Starcode ERP specifiek jouw inkoopproces kan versterken? Vraag gerust een persoonlijke demo aan waarbij we samen kijken naar jouw inkoopuitdagingen. We delen graag praktijkvoorbeelden van andere inkopers in de maakindustrie, en berekenen samen wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen.

Want in de huidige markt wil je als inkoper geen kansen missen door verouderde systemen of handmatige processen. Met het juiste ERP-systeem houd je de touwtjes stevig in handen.