Je kent het gevoel: elke dag balanceer je tussen voldoende voorraad hebben om deproductie draaiende te houden én niet eindigen met een magazijn vol onderdelen die langzaam in waarde dalen. Die balans vinden is al uitdagend genoeg, maar wordt nóg lastiger doordat de markt continu verandert. Want hoe voorspel je welke onderdelen je in de toekomst nodig hebt wanneer je zelf plotseling minder verkoopt? 

Bij Starcode zien we vaak dat inkoopafdelingen worstelen met de inkoop van de juiste hoeveelheid materialen. De problemen van te weinig voorraad zijn direct zichtbaar: je productiehal staat stil en leveringen lopen vertraging op. Maar te veel voorraad? Dat is een sluimerend probleem. Ondertussen knaagt het stiekem aan je bedrijfsresultaat – zonder dat er direct alarmbellen afgaan. Je magazijn raakt vol. De artikelen worden minder waard. En jouw budget om te investeren? Dat zit muurvast in je voorraad. 

In dit artikel ontdek je wat te veel voorraad aanhouden inhoudt voor je maakbedrijf, waarom het ontstaat, en vooral: wat je er praktisch aan kunt doen om het te voorkomen. Daarnaast laten we je zien hoe een modern ERP-systeem je kan helpen om dit probleem structureel aan te pakken, zodat je weer grip krijgt op je voorraadbeheer. 

Wat zijn de belangrijkste oorzaken van overtollige voorraad in je maakbedrijf? 

In een lean maakbedrijf wil je precies genoeg op voorraad hebben. Niet te weinig, maar ook zeker niet te veel. 

Als er te weinig voorraad ligt, zie je dat meteen. Je productie ligt stil, orders lopen vertraging op en klanten raken ontevreden. Dat kost omzet én vertrouwen. 

Te veel voorraad? Dat is een ander verhaal. De productie draait gewoon door, dus het lijkt alsof er niets aan de hand is. Maar ondertussen stapelen de kosten zich op. Denk aan magazijnruimte, afschrijving en geld dat vastzit in spullen die je (nog) niet nodig hebt. 

Hoe komt het eigenlijk dat je ongemerkt tóch te veel voorraad opbouwt? 

1. Minimale afnamehoeveelheden 

Soms moet je meer bestellen dan je daadwerkelijk nodig hebt. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer leveranciers alleen in grotere hoeveelheden verkopen (zoals boutjes die alleen per 100 stuks verkrijgbaar zijn terwijl je er maar 12 nodig hebt). Die overgebleven boutjes blijven dan ergens in een bakje, rek of kast. En zonder duidelijk plan voor hergebruik blijven ze daar ook.  

2. Staffelkortingen  

Als inkoper is het soms voordeliger om veel in te kopen door staffelkortingen. Bijvoorbeeld: als je één elektromotor koopt kost die 1.000 euro per stuk. Maar koop je 10 stuks? Dan kost het je nog slechts 120 euro per stuk. Stel, je koopt als inkoper enthousiast 10 stuks, maar gebruikt maar 2 motoren. Dan zit je met 960 euro aan ongebruikte voorraad.  

3. Verkeerde inschatting van de vraag (sales forecasting)  

Verkeerde inschattingen en voorspellingen van de vraag kunnen leiden tot te veel voorraad. Bijvoorbeeld wanneer sales te enthousiast inschat dat er 16 machines verkocht zullen worden, maar het uiteindelijk maar 8 worden. Als je dan al onderdelen voor 12 machines hebt ingekocht, houd je ongebruikte voorraad over. 

Soms ligt dit echter buiten je macht. Denk aan onverwachte gebeurtenissen zoals de COVID-pandemie of wereldwijde handelsbeperkingen. In dit soort tijden is het moeilijker om te voorspellen wat je echt gaat verkopen.  

4. De vraag neemt af 

Vraag je je wel eens af waarom je magazijn zo vol ligt, terwijl er geen grote productieproblemen zijn? Dan kan het zomaar zijn dat je te maken hebt met incourante voorraad – zonder dat je het direct doorhebt. 

Stel, je produceert verwarmingen voor kantoorgebouwen. Tien jaar geleden waren verwarmingen met draaiknoppen nog populair. Je produceert er 100.000 per jaar van. Maar inmiddels is het model verouderd en maak je er nog maar 20.000. Toch staat je minimale voorraadniveau nog steeds ingesteld op 10.000 stuks – wat vroeger een maandvoorraad was, maar nu ineens een voorraad voor een half jaar is. 

En het verraderlijke? Niemand merkt het op. 

• Er zijn geen leverproblemen. 

• De productie draait gewoon door. 

• Iedereen weet dat het product minder verkoopt… maar niemand past de voorraadniveaus aan. 

Zonder dat je het in de gaten hebt, bouw je jaar na jaar een stille berg overvoorraad op. 

Waarom gebeurt dit? 
Veel ERP-systemen werken met vaste (statische) waarden voor minimale voorraad. Als je niet actief ingrijpt, blijven die waardes gewoon staan – ook als de markt of klantvraag verandert. Sales heeft die daling vaak als eerste in beeld, maar voelt zich niet altijd verantwoordelijk voor de voorraadinstellingen in het systeem. 

Dit overkomt jou misschien ook wel eens in het dagelijks leven. Stel: je begint fanatiek met sporten en koopt elke week drie pakken kwark. Je moet toch aan je eiwitten komen! Maar na een paar weken wordt je sportplan wat losser… en toch koop je nog steeds die drie pakken. Voor je het weet staat je koelkast vol kwark die je niet meer eet. Precies dat gebeurt ook met je voorraad als je je instellingen niet aanpast. 

Wat kun je hieraan doen?  

• Evalueer minimaal één keer per jaar je voorraadniveaus. 

• Check of je ERP-systeem makkelijk inzicht geeft in veranderende vraag. 

• Betrek sales bij het forecastproces, ook bij aflopende producten. 

5. Nieuwe versies in een product 

 In de maakindustrie draait alles om verbeteren. Engineers zoeken constant naar slimmere, snellere manieren om onderdelen te produceren. Goed nieuws natuurlijk – maar elke verbetering kan ook een probleem opleveren: oude onderdelen worden opeens overbodig, terwijl jij er nog een hele voorraad van hebt liggen. 

Stel je voor: je maakt transportbanden. Een van je engineers ziet dat een bepaald koppelingsmechanisme nu 3 uur kost om te frezen. Hij ontwerpt een nieuwe versie die maar 1 uur kost. Mooie besparing! 

Maar dan begint de kettingreactie. 
Die nieuwe koppeling past net anders, dus de zijplaten moeten worden aangepast. En dat heeft weer gevolgen voor andere onderdelen. Ineens sluiten de oude onderdelen niet meer op elkaar aan. 

En jij? Jij zit nog met: 

• 130 oude koppelingen 

• 500 oude zijplaten 

Dit is nog slechts een voorbeeld met twee soorten onderdelen. Maar vaak is er sprake van een domino-effect met meerdere onderdelen.  

Wat kun je eraan doen?

Uiteindelijk komt het neer dat je de ideale balans moet zoeken. En uiteindelijk komt er dan een harde knip, bijvoorbeeld: “Vanaf 14 augustus werken we met het nieuwe ontwerp”. Je blijft dan altijd met wat voorraad zitten dat je niet meer gebruikt. Dat zijn keuzes die nodig zijn om door te blijven groeien.  

6. Er worden dubbele artikelen aangemaakt 

Bouw je als maakbedrijf veel op projectbasis? Dan herken je dit vast: sales bespreekt met de klant wat er nodig is, engineering werkt het uit tot een ontwerp – en jij mag aan de slag met inkopen. 

Maar hier gaat het vaak mis. 

Stel: voor een specifiek project heb je een bijzonder boutje nodig. Je bestelt een doos van 100 stuks, omdat dit de minimale afname is. In het project zelf gebruik je er maar één. De andere 99 verdwijnen in het magazijn – keurig met een artikelnummer in je ERP-systeem. 

Een paar weken later begint een ander project. Een andere engineer heeft toevallig precies hetzelfde boutje nodig. Maar weet hij dat er nog 99 in het magazijn liggen? Vaak niet. 

Waarom niet? 

• Het artikelnummer is vaag of te specifiek voor het vorige project. 

• Je ERP-systeem maakt het lastig om op specificaties te zoeken. 

• Engineers weten niet wat hun collega’s eerder hebben ingekocht. 

Dus wat gebeurt er? Er wordt gewoon nóg een doos van 100 besteld. Terwijl jij er al 99 op de plank had liggen. 

Als inkoper zie je zo je voorraad groeien met onderdelen die je al had. En dat is frustrerend, want je wilt juist slim en zuinig inkopen. Maar zonder goed artikelbeheer en zoekmogelijkheden in je ERP, blijf je dit patroon herhalen – zeker als je met meerdere engineers werkt die onafhankelijk van elkaar projecten draaien. 

Naast dat je mogelijk te veel dezelfde artikelen inkoopt, mist je inkoopafdeling ook nog eens kortingen bij grotere volumes. Het gevolg is te veel voorraad in je maakbedrijf en misgelopen staffelkortingen.   

Wat zijn de gevolgen van overvoorraad? 

Op de oppervlakte klinkt overvoorraad niet als een groot probleem. Je hebt veel artikelen en de kans dat je productie stil komt te liggen is kleiner. Toch kan overvoorraad voor serieuze problemen zorgen in je maakbedrijf. Waar moet je dan aan denken?   

1. Minder financiële ruimte voor investeringen 

 Elke euro die vastzit in voorraad die je niet gebruikt, is een euro die je niet kunt investeren in bedrijfsgroei, innovatie of andere kansen. In eerste instantie lijkt het handig om die duizenden boutjes te kopen voor het geval dat, maar die euro’s kun je niet meer investeren in een extra machine of personeel. Gebruik je deze voorraad niet meer? Dan zul je deze moeten afwaarderen of zelfs volledig afschrijven.  

2. Magazijnruimte die geld kost 

Je magazijn is dure ruimte. Elke plank die gevuld is met overvoorraad is ruimte die je niet kunt gebruiken voor materialen die je wél nodig hebt. Dit kan zelfs leiden tot investeringen in extra opslagruimte die eigenlijk onnodig zijn. 

3. Voorraad wordt minder waard 

Voorraad die blijft liggen? Die kan verouderen. Of hij wordt incourant omdat je product inmiddels is aangepast. In het ergste geval moet je die voorraad afschrijven. Sommige productiebedrijven zien daardoor elk jaar tonnen in rook opgaan. 

Hoe kan ERP helpen bij het voorkomen van overvoorraad? 

Een modern ERP-systeem zoals dat van Starcode kan je helpen met het zoveel mogelijk voorkomen van overvoorraad en incourante voorraad. Zoveel mogelijk – want helemaal onoverkomelijk is dit zoals je eerder las ook niet.   

1. Voorspel de werkelijke levertijd van je leveranciers 

Ken je dat? In je systeem staat dat je leverancier binnen twee weken levert, maar in werkelijkheid duurt het vaak drie weken. Dit verschil zorgt niet alleen voor problemen in je materiaalplanning, maar ook in je projectplanning en productieplanning. In een traditioneel ERP heb je hier geen zicht op. Het geeft je hooguit een beeld van je huidige levertijden.  

Met Starcode ERP heb je daar wél zicht op. Het systeem vergelijkt de afgesproken levertijd met de werkelijke levertijd, op basis van je eerdere bestellingen. Zo zie je direct of een leverancier structureel te laat levert. 

Levert je vaste leverancier consequent te laat? Dan kan je daar vervolgens op acteren:  

• Verbeter je eigen sales forecasting. Daardoor weet je leverancier eerder waar hij aan toe is en kan hij sneller leveren. 

• Spreek je leverancier aan op de leverbetrouwbaarheid. 

• Leg een veiligheidsvoorraad aan door producten eerder in te kopen.  

2. Slimme classificaties en forecasting 

Werk je met zowel maatwerk als standaardmodules? Dan is het lastig om precies te voorspellen welke eindproducten je over drie maanden gaat leveren. Toch kun je met de juiste aanpak wél grip krijgen op je inkoop. 

Starcode ERP helpt je om je onderdelen slim te classificeren. Daardoor kun je voorspellen welke soorten producten je ongeveer gaat verkopen – ook als je nog niet weet welke uitvoering het precies wordt. 

Hoe werkt dat? Stel, je maakt verschillende typen koffiemachines: van luxe barista-uitvoeringen tot compacte kantoorvarianten. Je weet niet exact hoeveel van elk model je gaat verkopen, maar je kunt wél inschatten hoeveel machines je in totaal gaat maken. 

En: in bijna al die machines zit een boiler – een onderdeel met een lange levertijd. 

Als je je producten onderverdeelt in groepen (bijvoorbeeld groot, middel, klein), kun je een betrouwbare forecast maken van het aantal boilers dat je nodig hebt. Misschien weet je nog niet in welke machine elke boiler terechtkomt, maar dat hoeft ook niet. 

Door te forecasten met classificaties weet je hoeveel boilers je op voorraad moet hebben. Misschien weet je nu nog niet precies in welke machine elke boiler uiteindelijk terechtkomt, maar dat is ook niet nodig. In plaats van maandelijks ad hoc 80.000 boilers te bestellen, kan inkoop nu met leveranciers in gesprek gaan over jaarcontracten voor bijvoorbeeld 1 miljoen boilers. Met bijvoorbeeld een onderverdeling van grofweg 40% grote, 40% middelgrote en 20% kleine boilers. 

Dit levert je twee belangrijkvoordelen op: aanzienlijk inkoopvoordeel door volumeafspraken én een betere leverperformance van je leveranciers. Leveranciers kunnen nu immers hun eigen productie beter plannen, omdat ze weten wat je ongeveer nodig hebt. Zo werk je samen aan een betrouwbare toeleveringsketen waarin de juiste onderdelen beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. 

Ontdek hier meer over sales forcasting in Starcode ERP 

3. Krijg inkoopsuggesties op basis van levertijd 

Als inkoper is het soms moeilijk om de juiste prioriteiten te bepalen bij het inkopen van onderdelen. Zeker als je moet struinen door een ellenlange inkoopbehoeftelijst. Wat als een ERP jou daar een handje bij kan helpen?  

Het Starcode ERP voorspelt welke belangrijke onderdelen voorrang nodig hebben. Daarbij kijkt het naar:  

• Werkelijke levertijden van je leveranciers 

• Minimale voorraad 

• Aanvulvoorraad 

• Huidig verbruik van je onderdelen 

Met deze gegevens voorspelt het systeem de status van de onderdelen:  

• Ondervoorraad: Het onderdeel dreigt op te raken – tijd om in te kopen.  

• Juiste voorraad: Je hoeft je inkoopstrategie niet aan te passen.  

• Overvoorraad: Er is te veel in voorraad, je hoeft minder in te kopen. 

In traditionele ERP-systemen zijn gegevens zoals minimale voorraden en levertijden statisch. Maar in werkelijkheid beweegt de wereld om je heen continu. Een flexibel ERP zoals Starcode geeft je de toolings om je sneller aan te passen aan deze wereld.

4. Vind je artikelen makkelijker met classificaties 

In veel maakbedrijven zijn artikelnummers een hoofdpijndossier. Een onduidelijk systeem maakt het soms juist zelfs moeilijker om het juiste artikel te vinden. Het gevolg is dan dat artikelen dubbel worden aangemaakt en uiteindelijk ook worden ingekocht. Dat zorgt voor dubbele voorraden en het mislopen van staffelkortingen.  

Door je artikelen in te delen met classificaties vind je makkelijker de artikelen die je zoekt. Je bent dan minder afhankelijk van een dubbelzinnig artikelnummeringsysteem. In het Starcode ERP deel je eenvoudig je artikelen op in classificaties.  

Waarom artikelnummerbeheer vaak ingewikkeld is in een maakbedrijf? In dit artikel gaan we hier dieper op in.  

Voorkom overvoorraad en blijf financieel gezond 

Naast te weinig voorraad is ook te veel voorraad een serieus probleem in je maakbedrijf. Vind je de juiste balans? Dan voorkom je dat kostbare euro’s vastzitten in ongebruikte materialen terwijl ze beter besteed kunnen worden aan innovatie en groei. 

Om overvoorraad te voorkomen, moet je je voorraaduitdagingen structureel aanpakken. Of het nu gaat om betere forecasting, slimmer artikelbeheer of inzicht in werkelijke levertijden – al deze puzzelstukjes vormen samen de oplossing voor een efficiënt voorraadbeleid in je maakbedrijf. 

Wij bij Starcode hebben al tientallen maakbedrijven geholpen om hun voorraaduitdagingen op te lossen met ons flexibele ERP-systeem. Door slimme tools en inzichten te bieden, maken we je inkoop- en voorraadproces transparanter en voorspelbaarder. 

Wil je meer weten over hoe jouw maakbedrijf kan profiteren van een modern ERP-systeem dat je helpt overvoorraad te voorkomen? Plan een vrijblijvende demonstratie in en ontdek hoe Starcode ERP jouw materiaalplanning naar een hoger niveau kan tillen.