Je staat op het punt om een ERP-systeem te implementeren, maar twijfel je nog of je bedrijf er wel klaar voor is? Je hebt verhalen gehoord over implementaties die uitlopen, budgetten die ontsporen en medewerkers die het nieuwe systeem weigeren te gebruiken. Misschien heb je zelfs al een offerte ontvangen, maar vraag je je af of je niet te snel van start gaat.

Die twijfel is terecht. Want als je begint zonder de juiste voorbereiding, loop je het risico dat je investering van tienduizenden euro’s geen return oplevert. Erger nog: een mislukte ERP-implementatie kan je bedrijfsprocessen maandenlang ontwrichten en je concurrentiepositie schaden.

Bij Starcode hebben wij de afgelopen 15 jaar tientallen maakbedrijven begeleid bij hun ERP-implementatie. Bedrijven die succesvol waren, hadden zich goed voorbereid. Bedrijven die vastliepen, waren te vroeg begonnen en hadden belangrijke voorbereidingsstappen overgeslagen.

In dit artikel deel ik zes concrete signalen die aangeven dat je bedrijf nog niet klaar is voor een ERP-implementatie. Door deze signalen te herkennen, voorkom je kostbare fouten en begin je op het juiste moment aan een ERP-implementatie. Na het lezen weet je precis welke stappen je moet nemen voordat je start met de implementatie.

1. Je rollen en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk 

Eén van de grootste valkuilen is het implementeren van een ERP-systeem zonder duidelijke procesafspraken en verantwoordelijkheden. Als niemand weet wie waarvoor verantwoordelijk is, zal geen enkel systeem je helpen. Sterker nog: je werknemers gaan dan om het systeem heen werken. Dit leidt tot schaduw-administraties en verlies van controle. 

Stel, je hebt een productiebedrijf met 25 medewerkers. Drie verkopers zijn verantwoordelijk voor de sales en werken met een eigen strategie. De één geeft royale kortingen aan vaste klanten. De ander werkt altijd met staffelkortingen. En de derde? Die hanteert juist strakke marges. Met de komst van een ERP-systeem is het belangrijk dat je bepaalt welke afspraken je hanteert in het prijsbeleid. Anders werken medewerkers om het ERP heen en krijg je alsnog een wildgroei aan Excel-sheets. 

Hoe pak je dit aan?  

Voordat je aan een ERP-implementatie begint, moet je eerst helder hebben wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Wie bepaalt de levertijd naar de klant? Wie is verantwoordelijk voor de acceptatietest in de fabriek? Wie zorgt dat de onderdelen op tijd binnen zijn? Deze rollen en verantwoordelijkheden moeten glashelder zijn voordat je een systeem implementeert. 

2. Je bedrijfsprocessen zijn onduidelijk

Er bestaan verschillende ERP-systemen voor verschillende toepassingen. Sommige systemen zijn bijvoorbeeld sterk in voorraadbeheer maar minder geschikt voor projectmatig werken. Andere systemen excelleren in sales maar zijn beperkt in hun productiemodules.  

Stel, je bent een machinebouwer die toetsenborden produceert. Lever je vooral voor kantoren? Dan werk je vaak voorraadgestuurd. Je weet welke componenten je moet aanhouden en je productieproces is vrij standaard. Maar misschien lever je wel voor de industriële markt. In dat geval kan elke klant specifieke eisen hebben. De ene klant wil het toetsenbord bijvoorbeeld stof- en waterdicht, terwijl de andere er eentje wilt met grotere toetsen. Hierbij is klantspecifieke engineering belangrijker. Dit zijn twee verschillende toepassingen waar je een ander ERP-systeem voor nodig hebt.  

Hoe pak je dit aan?  

Bedenk vooraf welke processen vitaal zijn voor je organisatie. Wat is het einddoel van je ERP? Dit breng je samen in een programma van eisen (PvE). Hierin beschrijf je nauwkeurig wat het nieuwe systeem moet kunnen doen. Maar ook wat het systeem niét moet of hoeft te doen. Zo maak je een onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. 

Denk dan aan:  

• Verzamel de specifieke wensen per afdeling. Denk aan sales, engineering en productie. Zijn er tegenstrijdigheden? Prioriteer dan de verzamelde wensen en eisen.  

• Functionele eisen. Moet het ERP-systeem rapportages kunnen maken? Wie mag er wanneer gegevens aanpassen?  

• Kwalitatieve eisen. Aan welke eisen moet het systeem voldoen? En welke kwaliteitsnormen hanteer je in je productie? Denk aan ISO of KOMO.  

Het is belangrijk dat je dit zo specifiek mogelijk omschrijft. Tegelijkertijd is het handig dat je wat ruimte overlaat voor de expertise voor de leverancier. Wie weet is de weg naar het eindresultaat wel makkelijker dan je denkt.  

Het aanstellen van een interne business analist kan je helpen om je bedrijfsprocessen op papier te krijgen. Hij of zij brengt processen in kaart en definieert rollen en verantwoordelijkheden, maar bedenkt ook hoe je jouw bedrijfsprocessen kan optimaliseren.

Tip: Het einddoel van je nieuwe ERP is het belangrijkst. Een goede softwarepartner denkt met je mee en maakt samen met jou een route naar een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem.  

3. Je weet niet welke data leidend is voor je processen 

Veel bedrijven onderschatten hoe complex het is om verschillende systemen en datastromen te integreren. Je hebt bijvoorbeeld al een CRM-systeem, een PDM-systeem voor productdata en verschillende Excel-sheets voor planning. Al deze systemen moeten op een gegeven moment samenkomen in het ERP-systeem. 

Het technisch koppelen van systemen is vaak nog wel te doen. De echte uitdaging zit in het bepalen van de procesflow en het vaststellen welk systeem leidend is. Het is belangrijk dat er één waarheid is in je datalandschap. 

Stel, je hebt een productiebedrijf dat machines maakt. Een klant belt met een wijzigingsverzoek voor een machine. Sales past deze specificaties aan in Hubspot. Engineering werkt verder met de oude versie in PDM, en werkvoorbereiding ziet in hun ERP nog de originele stuklijst. Uiteindelijk weet niemand welke versie de juiste is.  

Hoe pak je dit aan? 

Voor veel maakbedrijven volstaat één centraal systeem met de belangrijkste functionaliteiten van CRM, PDM en ERP. Kijk goed waar de overlap ligt in je data. Wij kunnen je hierin ook helpen. Vaak delen je huidige CRM, PDM en ERP tot wel 80-85% overlap in datastructuur. Bepaal welke kernfunctionaliteiten je dan nodig hebt voor één centrale waarheid.  

Datamigratie is een belangrijk onderdeel tijdens een ERP-implementatie. Ontdek hier de grootste valkuilen van datamigratie bij een implementatie.

4. Je hebt onvoldoende budget

Een ERP-implementatie vraagt om een investering die verder gaat dan alleen software. Veel bedrijven onderschatten de totale kosten die gemoeid zijn met een succesvolle implementatie. Ga niet alleen uit van de licentiekosten die een ERP-leverancier deelt. Maar houd ook rekening met training, datamigratie en interne tijdsinvestering van jouw medewerkers.

Lees ook: Waarom een ERP-implementatie (bijna) altijd duurder uitvalt

Hoe pak je dit aan?

Bereken vooraf de totale investering, inclusief alle bijkomende kosten. Denk aan implementatie, training, datamigratie, eventueel maatwerk en de interne tijdsinvestering van jouw medewerkers. Zorg dat je minimaal 25-30% bovenop je initiële budget reserveert voor onvoorziene kosten. Maak ook afspraken met je leverancier over een gefaseerde implementatie als je budget beperkt is. Zo kun je starten met de belangrijkste modules en later uitbreiden naarmate de voordelen van het ERP zichtbaar worden in je bedrijfsresultaten.

5. Er is onvoldoende commitment in de organisatie

Een ERP-implementatie slaagt alleen wanneer er voldoende mensen beschikbaar zijn om het project te begeleiden. Dit betekent dat je minimaal één medewerker fulltime moet kunnen vrijmaken gedurende de implementatie. Zonder deze commitment wordt het project een bijzaak die tussen de dagelijkse werkzaamheden door wordt gepropt.

Stel, je runt een machinebedrijf waarbij iedere medewerker druk is. De projectmanager voor de ERP-implementatie kan slechts drie uur per week vrijmaken. Gevolg: meetings en beslissingen worden uitgesteld en de ERP-leverancier moet wachten op feedback. Een implementatie die normaal zes maanden duurt, sleept zich voort tot anderhalf jaar. Ondertussen stijgen de kosten en neemt de motivatie van het team af omdat het project maar niet vooruitgaat.

Hoe pak je dit aan?

Zorg ervoor dat je minimaal één persoon fulltime kunt vrijmaken voor de ERP-implementatie. Bij kleinere bedrijven kan dit betekenen dat je tijdelijk extra hulp inhuurt voor operationele taken. Maak ook duidelijke afspraken met je team over de tijdsinvestering die van hen verwacht wordt. Key users moeten bijvoorbeeld enkele uren per week kunnen besteden aan training en testen.

Communiceer vooraf over het belang van het project en waarom ieders betrokkenheid belangrijk is voor het succes. Zonder dit commitment kun je beter wachten tot je organisatie wel de capaciteit heeft om zich volledig aan de implementatie te wijden.

Lees ook: Hoe stel je jouw ERP-projectteam samen in je maakbedrijf

6. Je medewerkers hebben onvoldoende digitale vaardigheden

De beste ERP-software is waardeloos als jouw medewerkers er niet mee kunnen of willen werken. Een succesvolle implementatie vereist dat je team bereid en in staat is om nieuwe digitale systemen aan te leren. Medewerkers met beperkte computervaardigheden of weerstand tegen verandering kunnen een implementatie ernstig vertragen of zelfs laten mislukken.

Stel, je hebt een traditioneel familiebedrijf waar de ervaren medewerkers alles bijhouden in handgeschreven notities en eenvoudige Excel-sheets. Wanneer je een modern ERP-systeem introduceert, weigeren deze medewerkers het nieuwe systeem te gebruiken. Ze blijven werken zoals ze gewend zijn, waardoor je twee administraties krijgt: de oude, vertrouwde manier en het nieuwe ERP-systeem. Hierdoor mis je juist de voordelen waar je de investering voor deed: één centrale waarheid en gestroomlijnde processen.

Hoe pak je dit aan?

Vergeet niet dat mensen de belangrijkste factor zijn in het succes van elk systeem. Benoem enthousiaste medewerkers als ambassadeurs die hun collega’s kunnen helpen en motiveren. Organiseer informatiesessies waarin je uitlegt waarom het nieuwe systeem nodig is en welke voordelen het biedt voor hun dagelijkse werk. Investeer in uitgebreide training en zorg voor goede begeleiding tijdens én na de implementatie.

Een goed begin is het halve werk 

Een ERP-implementatie is een grote stap voor elk maakbedrijf. Begin met een eerlijke analyse van je organisatie: ben je écht klaar voor een nieuw ERP-systeem? Als je de drie genoemde signalen herkent, dan ben je nog niet klaar voor een nieuwe ERP-implementatie. 

Je kan het implementeren van een nieuw ERP ook wel vergelijken met het verbouwen van je huis terwijl je er zelf in blijft wonen. Het vraagt om een goede planning, realistische verwachtingen en geduld van alle bewoners. Zorg daarom dat het fundament staat, zodat je ‘verbouwing’ voorspoedig verloopt.  

Zo zorg je dat je klaar bent voor een ERP-implementatie:  

1. Zorg voor glasheldere rollen en verantwoordelijkheden in je organisatie. Spreek af welke processen leidend zijn voor de productie.  

2. Maak een programma van eisen (PvE). Hierin beschrijf je zo specifiek mogelijk wat het nieuwe systeem wel en juist niet moet kunnen.  

3. Bereid je data voor. Zorg voor één centrale waarheid in je datalandschap. Hierin kan een softwareleverancier zoals Starcode ook meehelpen.  

Is jouw organisatie klaar voor een ERP? 

Het herkennen van deze zes signalen helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen over de timing van jouw ERP-implementatie. Door deze valkuilen te vermijden, voorkom je kostbare fouten en verhoog je de kans op een succesvolle digitale transformatie van je maakbedrijf.

Onthoud dat het implementeren van een ERP-systeem meer is dan alleen het aanschaffen van software. Het gaat om het optimaliseren van je bedrijfsprocessen, het ontdekken van één centrale waarheid, en het meenemen van je hele organisatie in deze verandering.

Bij Starcode begeleiden wij maakbedrijven al jaren bij hun ERP-implementaties. We hebben de valkuilen die in dit artikel beschreven staan aan den lijve ondervonden en weten hoe belangrijk een goede voorbereiding is. Daarom helpen we bedrijven niet alleen met de technische kant van de implementatie, maar ook met de organisatorische voorbereiding die belangrijk is voor succes.

Ben je benieuwd of jouw bedrijf klaar is voor een ERP-implementatie? Plan dan een kennismakingsgesprek in met een van onze ERP-specialisten. We helpen je graag om te bepalen welke stappen je moet nemen om jouw organisatie optimaal voor te bereiden op deze belangrijke digitale transformatie.

Neem contact op