Als inkoper bij een maakbedrijf ben jij dé schakel tussen verkoop en productie. Aan de ene kant moet je zorgen dat materialen op tijd binnen zijn zodat de productie zonder vertraging kan starten. En aan de andere kant willen je toeleveranciers weten waar ze aan toe zijn met duidelijke raamwerkcontracten. In een ideale wereld zijn de levertijden voorspelbaar en kom je nooit voor verrassingen te staan.

Maar wat gebeurt er als een pandemie uitbreekt? Of wanneer er handelsbeperkingen komen? Dan wordt het plots knap lastig om grip te houden op je toeleveringsketen. Met directe gevolgen voor jouw bedrijf: je productielijnen staan stil, klanten raken teleurgesteld en kosten lopen op.

Bij Starcode zien we dit probleem vaak terugkomen bij onze klanten in de maakindustrie. De COVID-crisis maakte dit soort probleem extra zichtbaar. Traditionele Material Requirements Planning (MRP) en ERP-systemen zijn simpelweg niet ontworpen om met sterk fluctuerende levertijden om te gaan. Daarom hebben we een oplossing ontwikkeld waarmee je levertijden flexibeler inschat.

Loop je tegen deze uitdagingen aan? Dan helpt dit artikel je verder. Je ontdekt wat nodig is om levertijden van je leveranciers beter te inschatten. Je leert welke data hiervoor essentieel is en hoe je jezelf hierop kunt voorbereiden. Bovendien lees je hoe Starcode ERP jouw maakbedrijf hierbij kan ondersteunen.

Waarom is grip op levertijden zo belangrijk?

Als inkoper van een maakbedrijf is het om meerdere redenen belangrijk om grip te krijgen op de levertijden van je leveranciers.

Betere voorraadbeheersing

In een modern maakbedrijf draait goed voorraadbeheer om precies genoeg materialen hebben. Niet te veel (dat kost geld), maar zeker niet te weinig (dan staat je productie stil). Krijg je betrouwbare inzichten in je levertijden? Dan bespaar je direct op voorraadkosten en zorg je dat je productie blijft draaien.

Heldere communicatie met klanten en leveranciers

Niets is zo frustrerend voor jouw klant als een leverdatum die steeds wordt uitgesteld. Door betere grip op levertijden van jouw toeleveranciers geef je vanaf dag één realistische leverdata. Dit maakt je klanten niet alleen tevredener, maar bouwt ook aan je reputatie als betrouwbare partner.

Dit werkt natuurlijk ook andersom. Geef je betere voorspellingen van wat je nodig hebt aan jouw toeleveranciers? Dan kunnen ook zij hun productie beter plannen. Het is een win-win situatie die de hele keten ten goede komt.

Betere capaciteitsplanning

Met betrouwbare informatie over binnenkomende materialen help je jouw planners om medewerkers en machines slim in te plannen. Je voorkomt situaties waarin een productielijn stilstaat omdat onderdelen ontbreken, of waarin medewerkers moeten overwerken om vertragingen in te halen

Weet je exact wanneer alle materialen beschikbaar zijn? Dan kun je capaciteit precies daar inzetten waar het nodig is, en dat leidt tot een betere benutting van je productiemiddelen.

Kortere doorlooptijden

Als je beter kunt voorspellen wanneer materialen binnenkomen, kun je ook je eigen doorlooptijden verkorten. Je hoeft minder veiligheidsmarges in te bouwen en kunt productiestappen beter op elkaar afstemmen. Het resultaat: producten gaan sneller door je fabriek en komen eerder bij de klant.

Waarom schieten traditionele systemen tekort?

Statische levertijden: geen zicht op de huidige situatie

In traditionele ERP-systemen vul je vaak voor elk product een vaste levertijd in. Het is vaak mogelijk om per leverancier een andere levertijd op te geven – maar toch blijft het nogal statisch. De werkelijkheid is dynamischer.

Stel: Je hebt in je ERP-systeem staan dat lagers een levertijd hebben van 20 dagen. Dit onderdeel heeft de langste levertijd. Heb je een verkooporder voor een machine die op 1 november geleverd moet worden? Dan reken je als inkoper terug:

1 november (leverdatum) – 7 dagen (assemblagetijd) – 20 dagen (levertijd onderdeel) = 3 oktober (uiterste besteldatum).

Maar wat als de werkelijke levertijd inmiddels 40 dagen is geworden door problemen bij de leverancier? Dan kom je voor een onaangename verrassing te staan en moet je de productie en levering uitstellen. Helaas is dit herkenbaar voor veel maakbedrijven.

Data-hygiëne: zelf gegevens up-to-date moeten houden

Een ander probleem met traditionele systemen is dat ze volledig afhankelijk zijn van handmatige updates. Als een leverancier je vertelt dat de levertijd is veranderd, moet iemand dit handmatig in het systeem aanpassen. Ook moet je per artikel een levertijd per leverancier invullen.

Data-hygiëne is vaak een issue bij maakbedrijven. Dat betekent dat deze data vaak niet goed wordt bijgehouden. Daardoor worden er vaak beslissingen genomen op basis van ontbrekende of verouderde data.  Vooral bij bedrijven met duizenden artikelen is het praktisch onmogelijk om alle levertijden handmatig actueel te houden.

Hoe speel je beter in op veranderende levertijden?

In het Starcode ERP krijg je meer inzicht in de levertijden van je leveranciers in ons Dynamisch MRP.

Gebruik historische data om levertijden te voorspellen

De oplossing begint met het benutten van data die al in je ERP-systeem aanwezig is. Houd je de besteldatum en de ontvangstdatum bij van je onderdelen? Dan heb je de ingrediënten in huis om de werkelijke leverprestaties van je leveranciers te meten én te voorspellen.

Door deze historische gegevens te analyseren, krijg je verschillende inzichten:

• Gemiddelde levertijd over alle bestellingen
• Gemiddelde levertijd van het afgelopen jaar
• Gemiddelde levertijd van de afgelopen maand
• De meest recente levertijd
• Toekomstige levertijden gebaseerd op trends

Hiermee krijgen inkopers en planners direct zicht op hoe leveranciers presteren. Met deze informatie is het bijvoorbeeld mogelijk om in gesprek te gaan met je leveranciers om betere afspraken te maken.

Machine learning: leren van het verleden voor accurate voorspellingen

De volgende stap is om machine learning toe te passen op deze historische data. Hiermee kun je niet alleen terugkijken naar wat er is gebeurd, maar ook voorspellen wat er gaat gebeuren.

Machine learning algoritmes kunnen patronen herkennen die voor mensen niet zichtbaar zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld ontdekken dat de levertijd van bepaalde componenten seizoensgebonden is, of dat deze correleert met andere economische indicatoren.

Zelf aan de slag met verbeterde levertijden in Starcode ERP

Wil je ook meer grip krijgen op de levertijden van jouw leveranciers? Met het dynamische MRP in Starcode ERP kan dat in drie stappen:

1. Verzamel de juiste data

Om meer inzicht te krijgen in je levertijden heb je accurate data nodig. Waar moet je dan aan denken?

• Het aantal orders en offertes.  Welke producten moet je leveren en wanneer?
• De stuklijst (BOM) van deze producten.
• De levertijd en de productietijd per onderdeel in de stuklijst.

Voor de data die je al hebt kunnen we historische data importeren uit je voorgaande systemen. Zo hoef je niet vanaf nul te beginnen.

2. Ontdek werkelijke levertijden

Met de verzamelde data krijg je in Starcode ERP direct zicht op de werkelijke levertijden van je leveranciers. Het systeem berekent automatisch verschillende statistieken en toont trends door de tijd.

Zegt je vaste leverancier dat de levertijd 20 dagen is? Maar leveren zij in werkelijkheid meer dan 30 dagen? Het systeem laat je zien welke impact dit heeft op je lopende projecten en capaciteitsplanning.

3. Beter inkopen met sales forecasting

Betere levertijden werken van twee kanten. Weten jouw leveranciers wat je in de toekomst van hen nodig hebt? Dan kunnen zij daar beter op inspelen. Gebruik de forecastmodule in Starcode ERP om op basis van historische verkopen en input van je verkoopteam toekomstige behoeften in te schatten.

Deel deze forecasts met je belangrijkste leveranciers zodat zij hun productie afstemmen op jouw behoeften. Het resultaat? Stabielere levertijden en een betere relatie met je leveranciers. Dit vergroot ook de kans dat jouw doorlooptijden kloppen voor jouw klanten.

Van reactief naar proactief voorraadbeheer

Met betrouwbare levertijdinschattingen voorkom je productiestilstanden, bespaar je kosten en bedien je jouw klanten beter. Het draait allemaal om het verzamelen van de juiste data en deze slim gebruiken voor weloverwogen beslissingen.

Sta je als inkoper in een maakbedrijf constant te balanceren tussen voorraadkosten en leverbetrouwbaarheid? Traditionele systemen schieten hierin tekort door hun statische levertijden die niet meebewegen met de praktijk. Met een dynamisch MRP krijg je eindelijk de tools in handen om deze uitdaging effectief aan te pakken.

Bij Starcode hebben we met tientallen maakbedrijven samengewerkt om hun grip op levertijden te verbeteren. Onze ERP-oplossing is specifiek ontwikkeld om de uitdagingen van de moderne maakindustrie het hoofd te bieden met intelligente voorspellingen en data-gedreven inzichten.

Wil je zelf ervaren hoe je met dynamisch MRP je levertijden onder controle krijgt? Plan een demonstratie met een van onze productspecialisten. We gaan graag met je in gesprek om je materiaalplanning naar een hoger niveau te tillen.