Herken je dit? Medewerkers in je maakbedrijf verzinnen workarounds door elkaar te mailen en je ziet een wildgroei aan Excel-sheets. Je voelt dat het tijd is voor een nieuw ERP-systeem. Maar ga je voor een standaard systeem, voor maatwerk of is er ook een middenweg?
De keuze voelt overweldigend. En je wilt absoluut niet de verkeerde beslissing nemen. Misschien twijfel je omdat een standaard systeem je dwingt om je processen aan te pakken. Aan de andere kant is maatwerk duur en vergt het veel onderhoud.
Vaak is die keuze niet zo zwart-wit. Als product manager bij Starcode zie ik soms ondernemers die ervan overtuigd zijn dat alleen maatwerk hun processen kan ondersteunen. De ervaring leert dat dit lang niet altijd het geval is. Door onze jarenlange expertise in de maakindustrie weten we precies welke afwegingen je moet maken om tot de juiste keuze te komen.
In dit artikel helpen we je stap voor stap bij het maken van de juiste keuze voor jouw situatie. Je leert wat de verschillen zijn tussen standaard en maatwerk ERP, wat de voor- en nadelen zijn van beide opties, en welke factoren je moet meewegen in je beslissing. Na het lezen van dit artikel heb je een helder beeld van welk type ERP het beste past bij jouw organisatie en kun je met vertrouwen de volgende stap zetten in je selectieproces.
Wat zijn de verschillen tussen standaard en maatwerk?
In de praktijk zie je vrijwel nooit een systeem dat 100% standaard of maatwerk is. Maar in grote lijnen zijn dit de belangrijkste verschillen tussen standaard en maatwerk.
Standaard
Een standaard ERP is een systeem met basisfuncties voor je belangrijkste processen. Grote leveranciers zoals SAP en Microsoft Dynamics leveren ERP voor een brede groep sectoren. Deze ERP’s bieden meer algemene functies voor verschillende bedrijfsprocessen. Meer toegespitst op de maakindustrie heb je leveranciers zoals Ridder iQ en Trimergo. Deze bieden je meer gespecialiseerde tools voor bijvoorbeeld productieplanning, werkvoorbereiding en projectbeheer.
Voordelen van standaard
Een goed standaard ERP-systeem is gebouwd vanuit de praktijk in de maakindustrie. Daarom past het vaak al op je huidige processen. Ook is het vaak goedkoper. Dat komt omdat je de ontwikkelkosten kan delen met andere gebruikers. Omdat het gebouwd is voor een brede groep gebruikers, kun je regelmatig updates en nieuwe features verwachten. Het is dus een toekomstbestendige keuze.
Bij standaard ERP-oplossingen voor de maakindustrie kun je ook vaak sneller implementeren. Deze software is namelijk al ingericht voor de belangrijkste processen in jouw organisatie. Daarom is er dan ook minder maatwerk nodig.
Nadelen van standaard
Bij een standaard ERP moet je soms je processen veranderen zodat deze aansluiten op de software. Dat is niet altijd nadelig. Soms werken de standaardprocessen juist sneller. Waarom zou je het wiel dan opnieuw willen uitvinden?
Bij échte unieke processen mis je bij standaard ERP soms de nodige functies. Dan is maatwerk wel wenselijk.
Verder heb je bij de grotere pakketten zoals SAP en Business Central je te maken met complexere en langere implementatietrajecten. Het vereist meer expertise van je interne IT-team. Ook is het mogelijk dat het ERP te veel functies heeft die je niet gebruikt.
Maatwerk
Bij maatwerk wordt het systeem – of een deel ervan – volledig op maat gemaakt voor jouw organisatie. Dit wordt dan precies gemaakt zoals jij dat wil. In vrijwel alle ERP-implementaties zit wel iets van maatwerk om unieke processen te ondersteunen. Waar moet je dan aan denken? Misschien heb je wel een uniek proces om de kwaliteit van je artikelen te controleren. Of wil je een specifieke integratie die de softwareleverancier nog niet aanbiedt.
Voordelen van maatwerk
Het voordeel van maatwerk is dat de software precies past op je processen. Zo heb je volledige controle over de functies en betaal je alleen voor wat je nodig hebt. Omdat het systeem perfect aansluit op je huidige processen, is de kans op weerstand bij je huidige medewerkers kleiner.
Nadelen van maatwerk
Maatwerk is specifiek voor jouw organisatie gebouwd. De kosten van maatwerk zijn daarom vaak hoger, omdat je als enige opdraait voor ontwikkeling en onderhoud. Ook zijn er minder vaak updates – tenzij je die zelf aanvraagt. Het risico is dat je systeem dan snel verouderd is.
Bovendien kijk je met maatwerk vaak niet kritisch genoeg naar je eigen processen. Werken je processen nu al niet soepel? Dan breng je met maatwerk de huidige chaos over naar een nieuw systeem. In sommige gevallen volstaat een standaardoplossing ook.
Ten slotte kan het moeilijker zijn om nieuwe medewerkers in te werken. Er is namelijk nog weinig kennis van het systeem buiten je eigen organisatie.
Samenvattend
| Standaard ERP | Maatwerk in je ERP | |
|---|---|---|
| Voordelen | • Technologie en functionaliteit die zich in de praktijk heeft bewezen • Regelmatige updates en nieuwe features • Lagere kosten door gedeelde ontwikkeling • Toekomstbestendig | • Perfect passend bij bedrijfsprocessen • Volledige controle over functionaliteit • Geen overbodige functies |
| Nadelen | • Mogelijk beperkte functies • Aanpassing bedrijfsprocessen soms nodig • Betalen voor ongebruikte functies | • Hoge ontwikkel- en onderhoudskosten • Afhankelijkheid van één leverancier • Risico op veroudering • Langere inwerktijd medewerkers • Focus op automatisering i.p.v. optimalisatie |
Wat zijn belangrijke overwegingen?
Het kiezen tussen standaard en maatwerk is geen zwart-wit beslissing. Want heb je processen die op het eerste gezicht uniek lijken? Die zijn vaak terug te brengen tot standaard werkwijzen. Met eventueel maatwerk voor de écht unieke processen.
Wel zijn er overwegingen die je kunt nemen in de balans tussen standaard en maatwerk ERP.
Processen
Pas je jouw processen aan op het ERP-systeem of het ERP-systeem op jouw processen? Kijk kritisch naar je processen. Zijn ze echt zo uniek als je denkt? Vaak kunnen op het eerste oog moeilijke processen toch worden ondergebracht in een standaard systeem. Wij raden je altijd aan om eerst je processen goed onder de loep te nemen voordat je een ERP-implementatie start. Het aanstellen van een business analist kan je hierbij helpen.
Toekomstbestendigheid
Een standaard systeem groeit vaak makkelijker mee met je organisatie dan maatwerk. Je krijgt continu updates en nieuwe ontwikkelingen. Bij maatwerk ben je afhankelijk van één partij voor onderhoud en updates. Dit kan leiden tot verouderde systemen die niet meer aansluiten bij moderne technologieën.
Kosten
Bij maatwerk draag je als enige de ontwikkel- en onderhoudskosten. Een standaard systeem deelt deze kosten over meerdere klanten. Onderhoud en ontwikkeling is daarom goedkoper. Wel moet je opletten dat je bij grote standaard systemen niet betaalt voor functionaliteit die je niet gebruikt.
Starcode ERP is een relatief nieuw systeem. Het fundament staat, maar sommige functies zijn nog in ontwikkeling. Heb je behoefte aan een nieuwe functie die er nog niet is? We kunnen deze samen met jou ontwikkelen, waarbij we de kosten kunnen delen. Zo profiteer je van scherpere prijzen én krijg je precies wat je nodig hebt. Ontdek meer over samenwerken met een nieuwere partij als Starcode.
Implementatietijd
Standaardoplossingen zijn vaak sneller te implementeren dan maatwerk. Dit komt omdat het niet speciaal voor je organisatie gemaakt hoeft te worden.
Hoe bepaal je de balans tussen standaard en maatwerk?
Start altijd vanuit het idee dat een standaardoplossing moet kunnen werken voor jouw situatie. Pas wanneer je hebt aangetoond dat dit echt niet mogelijk is, ga je nadenken over maatwerk. Deze aanpak voorkomt dat je onnodig investeert in kostbare maatwerkoplossingen.
Wat betekent dit concreet voor jouw bedrijf?
- Begin met het onderzoeken van standaardoplossingen
- Kijk kritisch naar je eigen processen
- Onderzoek of unieke processen toch in een standaard systeem passen
- Pas als je kunt aantonen dat een standaardoplossing écht niet werkt, ga je kijken naar maatwerk
Een belangrijke nuance hierbij is dat ‘standaard’ niet betekent dat je moet kiezen voor een algemeen ERP-systeem. Een branche-specifieke standaardoplossing kan namelijk al veel van je specifieke behoeften afdekken. Denk bijvoorbeeld aan een ERP-systeem dat specifiek is ontwikkeld voor de maakindustrie – dat bevat al veel functies die je direct kunt gebruiken.
Is Starcode standaard of maatwerk ERP?
Je zou kunnen zeggen: beide. Starcode ERP is een ERP specifiek voor machinebouwers in het midden- en kleinbedrijf. Het bevat de belangrijkste basisfuncties voor jouw maakbedrijf en meer. Slim je artikelen configureren met basisonderdelen en je artikelen beheren in een ingebouwd product lifecyle management bijvoorbeeld. Dit zijn functies die waarbij je bij andere ERP’s een specifieke koppeling nodig hebt.
De basis is dus een standaard ERP, maar wel specifiek voor jouw branche. Tegelijkertijd is het platform flexibel genoeg om aanpassingen door te voeren. Starcode ERP is namelijk gebouwd op het Thinkwise platform. Op dit platform kunnen sneller applicaties gebouwd worden omdat je weinig code nodig hebt om te programmeren (low-code). Dit heeft als voordeel dat Starcode sneller integraties kan bouwen op basis van jouw behoeften.
Maak je keuze tussen standaard en maatwerk
Met de informatie uit dit artikel kun je een weloverwogen keuze maken tussen de hoeveelheid standaard en maatwerk in je ERP. Door de voor- en nadelen van standaard en maatwerk goed tegen elkaar af te wegen en door kritisch naar je eigen processen te kijken, kun je een keuze maken waar je jaren plezier van hebt.
De uitdaging waar je voor staat is herkenbaar – veel maakbedrijven worstelen met de vraag of ze hun unieke processen moeten aanpassen aan een standaard systeem, of juist moeten kiezen voor een oplossing op maat. Het is een beslissing die grote impact heeft op je dagelijkse operatie.
Bij Starcode hebben al tientallen maakbedrijven begeleid bij precies deze keuze. Door onze jarenlange ervaring in de maakindustrie weten we precies welke valkuilen je moet vermijden en welke factoren echt belangrijk zijn bij het maken van deze beslissing.
Ben je benieuwd naar het ERP van Starcode? Ontdek dan wat Starcode voor jou kan betekenen. Of plan een vrijblijvend adviesgesprek in. Daarin bespreken we je uitdagingen en denken mee over oplossingen. Maar we zijn ook eerlijk naar jou als we denken dat een andere partij beter bij je past.
