Je directie wil een nieuw ERP-systeem en heeft jouw mening nodig om te bepalen welke optie het beste past bij jullie maakbedrijf. Een belangrijk moment. Een verkeerde keuze betekent jarenlang gedoe, hoge kosten en gefrustreerde collega’s die elke dag met het systeem moeten werken.

Als IT-manager ben jij degene die het systeem draaiende moet houden, de integraties moet beheren en ervoor moet zorgen dat alles veilig blijft. Tegelijkertijd ben je verantwoordelijk voor de technische infrastructuur die het fundament vormt onder alle bedrijfsprocessen.

Bij Starcode hebben wij al tientallen IT-managers in de maakindustrie geholpen bij het selecteren van het juiste ERP-systeem. Wij kennen de technische uitdagingen waarmee je te maken krijgt: van beveiligingseisen tot complexe integraties met bestaande systemen. Door onze jarenlange ervaring met ERP-implementaties bij maakbedrijven weten wij precies waar IT-managers tegenaan lopen bij de selectie van een nieuw systeem.

In dit artikel ontdek je de belangrijkste criteria om te beoordelen of een ERP-systeem geschikt is voor jouw organisatie. Na het lezen van dit artikel weet je precies waar je op moet letten bij infrastructuur, beveiliging, integraties en onderhoud – zodat je een weloverwogen advies kunt geven dat jouw bedrijf jaren vooruit helpt.

Dit zijn de factoren waar je op kan letten:

• Cloud of on-premise
• Beveiliging en databescherming
• Onderhoud en beheerslast
• Integraties en koppelingen
• Schaalbaarheid
• Gebruiksvriendelijkheid
• Mobiele toegang
• Performance
• Data en dashboarding
• IoT functionaliteit

Cloud of on-premise ERP?

Een van de eerste keuzes die je als IT-manager maakt bij de selectie van een ERP-systeem, is of je kiest voor cloud of on-premise. Deze beslissing heeft grote gevolgen voor de technische inrichting, het beheer en de toekomstige flexibiliteit van je systeem.

Bij on-premise ERP draait de software op je eigen servers. Dit geeft je maximale controle, maar vereist ook een stevige IT-infrastructuur en voldoende interne expertise voor updates, beveiliging en back-ups. Je bent volledig zelf verantwoordelijk.

Cloud-ERP wordt gehost door de leverancier. Daardoor heb je minder werk aan beheer, kun je sneller opschalen en heb je vaak betere garanties op het gebied van beschikbaarheid en veiligheid. Tegelijk ben je afhankelijk van een goede internetverbinding en de afspraken die je maakt over databeheer en uptime.

Hoe maak je de juiste keuze?

Baseer je beslissing op feitelijke voor- en nadelen voor jouw specifieke situatie:

• IT-capaciteit: Heeft jouw team de expertise om een on-premise systeem volledig te beheren?
• Budget: Heb je budget voor de benodigde servers, licenties en onderhoud?
• Groeiambities: Wil je snel kunnen opschalen bij groei?
• Beveiligingseisen: Heb je specifieke compliance-eisen die on-premise vereisen?

Twijfel je wat het beste past bij jouw situatie? Bekijk dan ons uitgebreide artikel waarin we de verschillen tussen cloud en on-premise ERP helder op een rij zetten – inclusief voor- en nadelen voor maakbedrijven:

Ontdek hier meer over het verschil tussen cloud en on-premise ERP.

Beveiliging en databescherming

Als IT-manager weet je dat security geen bijzaak is. Je ERP bevat de meest waardevolle informatie van het bedrijf: productontwerpen, stuklijsten, klantgegevens en financiële data. Een beveiligingsincident kan de hele operatie stilleggen.

De cijfers liegen er niet om: meer dan 25% van alle cyberaanvallen richt zich op de maakindustrie. Dit komt doordat downtime in productie directe schade oplevert en omdat maakbedrijven waardevolle intellectuele eigendom in hun systemen hebben.

Hackers weten dat een stilgelegde productielijn binnen uren tienduizenden euro’s kost. Dit maakt maakbedrijven aantrekkelijke doelwitten voor ransomware-aanvallen. Je ERP is daarom een kritiek punt dat extra bescherming verdient.

Hackers weten dat een stilgelegde productielijn binnen uren tienduizenden euro’s kost.

Waarop let je bij ERP-beveiliging?

Een veilig ERP-systeem moet voldoen aan hoge beveiligingsstandaarden:

• Authenticatie en autorisatie: Controleer of het systeem sterke wachtwoordeisen heeft, multi-factor authenticatie ondersteunt en gedetailleerde gebruikersrechten per rol toestaat. Kan je precies bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens?
• Regelmatige updates: Security is geen eenmalige stap. Nieuwe bedreigingen ontstaan constant. Je hebt een leverancier nodig die snel en regelmatig beveiligingsupdates uitbrengt.
• Cloud-specifieke beveiligingsaspecten
  Bij cloud-ERP moet je contractueel borgen wie toegang heeft tot jouw data en waar die wordt opgeslagen. Zorg ervoor dat de data bij voorkeur in de EU wordt bewaard vanwege AVG-compliance.

Onderhoud en beheerlast: hoeveel werk wil je eraan kwijt zijn?

Als IT-manager van een MKB-maakbedrijf heb je waarschijnlijk een beperkt team. Hoeveel onderhoud een ERP-systeem nodig heeft, is daarom een belangrijke factor. Je wilt weten hoeveel tijd, expertise en kosten er nodig is om het ERP draaiende te houden.

Wat omvat ERP-beheer?

Het beheer van een ERP-systeem is meer dan je misschien denkt:

• Updates en patches installeren (vaak maandelijks)
• Performance monitoring en optimalisatie
• Back-ups maken en testen
• Gebruikersbeheer (accounts aanmaken, rechten toekennen)
• Support verlenen aan gebruikers bij problemen
• Integraties onderhouden wanneer gekoppelde systemen veranderen

Bij een on-premise ERP ligt deze verantwoordelijkheid grotendeels bij jou. Dat betekent dat je moet beschikken over mensen die bijvoorbeeld beveiligingsupdates tijdig kunnen installeren en storingen snel kunnen verhelpen.

Tip: Vraag bij je leverancier na welke ondersteuning die hiervoor biedt en hoe dit in een Service Level Agreement (SLA) vastligt.

Bij cloud-ERP wordt de technische kant van het onderhoud meestal door de leverancier verzorgd. Updates, capaciteitsbeheer en security patches worden automatisch toegepast. Dit kan je operationele last flink verlagen.

Integraties en koppelingen: voorkom data-eilanden

Je ERP staat niet op zichzelf. Het moet passen in het huidige IT-landschap van je maakbedrijf. Als IT-manager is de mate van integratie en openheid van het ERP-platform daarom een doorslaggevend criterium.

In de machinebouw gebruik je waarschijnlijk allerlei gespecialiseerde applicaties:

• CAD en PDM/PLM-systemen voor productontwerp
• Een MES voor shop-floor aansturing
• CRM voor sales en service
• Aparte tools voor kwaliteitscontrole
• Magazijnsystemen met barcode-scanners

Een geschikt ERP moet eenvoudig koppelen met deze systemen zodat data vrij kan stromen en dubbele invoer wordt voorkomen. Of kies een ERP dat deze functionaliteiten van zichzelf heeft. Met Starcode ERP hoef je geen aparte tools te koppelen: functies als PDM en een productconfigurator zitten er standaard in.

API’s en standaarden

Let goed op de beschikbare API’s, standaarden en integratietools van het ERP. Moderne ERP-oplossingen bieden standaard API’s of connectoren waarmee integraties eenvoudig ontwikkeld en onderhouden kunnen worden.

Vraag bijvoorbeeld naar:

• REST API’s voor moderne webintegraties
• EDI-modules voor uitwisseling met klanten en leveranciers
• Database-connectors voor directe datakoppeling
• Middleware-ondersteuning voor complexere integraties

Als een ERP geen API’s of integratiemogelijkheden biedt, dwingt dat tot kostbaar maatwerk. Je moet dan voor iedere koppeling zelf adapters ontwikkelen, wat tijd en geld kost en afhankelijkheid van gespecialiseerde kennis met zich meebrengt.

Voor een IT-manager in het MKB is standaardisatie belangrijk. Je hebt vaak beperkte mensen en middelen, dus je wilt geen complexe spaghetti aan koppelingen. Vraag daarom bij selectie na of er out-of-the-box connectors zijn.

Kan het ERP bijvoorbeeld direct koppelen met:

• Jouw CAD-software (SolidWorks, Inventor, AutoCAD)?
• Office 365 voor e-mail en documenten?
• Je bestaande CRM-systeem?

Schaalbaarheid: meegroeien met je bedrijf

Je wilt niet over drie jaar wéér in een ERP-traject belanden. Schaalbaarheid is daarom een belangrijke factor. Een geschikt ERP-systeem groeit flexibel mee met jouw maakbedrijf – in aantal gebruikers, dataomvang én complexiteit van processen.

Waar let je op?

• Zijn er limieten? Denk aan maximale aantallen gebruikers, transacties of productieorders.
• Kun je modules stapsgewijs toevoegen? Dan hoef je niet alles in één keer te implementeren.
• Is het technisch schaalbaar? Kan het systeem grotere datasets aan of complexere workflows?

Cloud-oplossingen hebben hier vaak een streepje voor: meer gebruikers of capaciteit betekent simpelweg opschalen in de cloud – zonder servermigraties of hardware-upgrades.

Je wilt niet over drie jaar wéér in een ERP-traject belanden.

Gebruiksvriendelijkheid: adoptie door je team

Als IT-manager wil je geen helpdesk spelen voor elke simpele actie. De gebruiksvriendelijkheid van je ERP bepaalt in hoge mate of mensen er écht mee gaan werken – of alsnog Excel ernaast openen.

Let op deze signalen:

• Is het systeem intuïtief? Gebruikers moeten de logica van het systeem begrijpen zonder ellenlange trainingen. Zo zijn ze niet afhankelijk van dikke handleidingen en lange trainingen.
• Ondersteunt het de taal van de gebruiker? Daarmee bedoelen we niet alleen Nederlands of andere talen, maar ook de ‘taal’ van de maakindustrie. ERP-software gemaakt voor de maakindustrie ondersteunt jouw specifieke processen beter dan een algemeen ERP.
• Hoe ziet het er visueel uit? Verouderde schermen zonder zoekfunctie of contextuele hulp zorgen voor frustratie. Dashboards, drag-and-drop functies en handige zoekfuncties maken het werk prettiger.

Mobiele toegang: werken waar je bent

Steeds vaker willen managers en werknemers altijd en overal toegang tot relevante informatie. Mobiele toegang tot je ERP-systeem wordt daardoor steeds belangrijker.

Real-time informatie op de werkvloer

Veel nieuwe ERP-oplossingen bieden mobiele apps of responsive webinterfaces die goed werken op tablets en smartphones. Hierdoor kun je op de productievloer real-time gegevens opvragen zonder eerst naar een PC te moeten lopen.

Denk aan een bedrijfsleider die tijdens een rondgang productie-voortgang ziet en direct kan ingrijpen bij vertragingen. Of verkopers die bij klanten actuele prijs- en voorraadinfo kunnen opvragen.

Betere data

Mobiele toegang verhoogt ook de kwaliteit van je data. Werknemers kunnen gegevens direct bij de bron invoeren in plaats van op papier te noteren en later over te typen. Een monteur kan gebruikte materialen direct via de app registreren.

Service-afdelingen profiteren extra

Voor machinebouwers is mobiele toegang vooral handig voor service-afdelingen. Monteurs die bij klanten machines onderhouden kunnen via een mobiele app werkorders bekijken, onderdelen registreren en foto’s van defecten uploaden.

Performance: snelheid die niet frustreert

Niets is zo vervelend als een langzaam systeem dat medewerkers ophoudt. Haperende prestaties kosten direct productiviteit en veroorzaken frustratie.

Technische architectuur bepaalt snelheid

Bij evaluatie kun je performance lastig vooraf meten, maar je kunt wel indicatoren navragen. Draait het systeem op een moderne database die grote datasets aankan? Zijn er voorbeelden van vergelijkbare bedrijven die ervaring hebben met de snelheid?

Cloud vs. on-premise in perspectief

On-premise ERP draait op lokale hardware, dus prestaties heb je in eigen hand mits de infrastructuur goed is. Je bent niet afhankelijk van internet voor dagelijkse taken.

Cloud-ERP profiteert van schaalbaarheid van datacenters en kan resources bijschakelen. Maar je internetverbinding wordt de achilleshiel: met trage verbinding lijkt zelfs het beste cloud-systeem traag.

Schaalbaarheid op termijn

Vraag de leverancier naar performance bij grotere datahoeveelheden. Wat gebeurt er als jullie dataset jaar na jaar groeit? Kan het systeem dat blijven handelen zonder upgrades?

Data en dashboarding: inzicht in je bedrijf

In het huidige tijdperk is data de sleutel tot succes – maar alleen als je er inzichten uit kunt halen. Want een goed ERP-systeem moet je niet alleen helpen bij het invoeren van gegevens, maar vooral bij het begrijpen ervan.

Embedded analytics bespaart tijd

Veel moderne ERP-software komt met ingebouwde dashboardfunctionaliteit. Gebruikers kunnen zelf hun KPI’s bekijken zonder dat data eerst naar Excel of een ander systeem geëxporteerd hoeft te worden. Real-time dashboards putten direct uit de live database, dus je bent altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken.

Relevante rapporten voor machinebouwers

Voor assemblagebedrijven kunnen bruikbare dashboards zijn: overzicht van openstaande orders met voortgang, inkoopdashboard met leveranciers-prestaties, of een financieel dashboard met liquiditeit en resultaat.

Self-service mogelijkheden

Belangrijk is ook of eindgebruikers zelf rapporten kunnen maken. Self-service BI stelt gebruikers in staat om analyses te doen zonder te wachten tot IT een rapport uitdraait. Dit vergroot de datagedreven cultuur in je organisatie.

IoT-ondersteuning: voorbereid op Industry 4.0

De maakindustrie transformeert onder de noemer Industry 4.0, waarin machines en systemen steeds meer verbonden raken. Voor toekomstgerichte machinebouwers is het slim om te checken hoe het ERP met deze ontwikkeling omgaat.

Sensordata in je ERP

IoT-ondersteuning betekent dat het ERP bijvoorbeeld sensordata van machines kan ontvangen. Denk aan scenario’s waarbij machines hun output of storingen direct melden aan het ERP, of verkochte machines bij klanten die via IoT gegevens doorsturen voor proactief onderhoud.

Nog vroeg stadium, maar groeiend belang

Hoewel veel MKB-bedrijven nog voorzichtig stappen zetten in IoT, groeit dit de komende jaren snel. ERP speelt hierin een belangrijke rol in verdere digitalisering van je maakbedrijf.

Voor ERP-selectie betekent dit dat je moet nagaan of het systeem open staat voor IoT-koppelingen:

• Heeft de leverancier al integraties voor machine data?
• Als dat niet zo is, zijn er via API’s verbindingen te leggen?

Maak een weloverwogen keuze

Infrastructuur, beveiliging, integraties en onderhoud zijn allemaal belangrijke afwegingen voor een succesvolle ERP-implementatie. Vergelijk je jouw ERP-leveranciers op deze punten? Dan voorkom je dat je vastloopt met een systeem dat technisch niet past bij jouw maakbedrijf.

Denk eraan dat het kiezen van het juiste ERP-systeem een van de belangrijkste IT-beslissingen is die je neemt. Een verkeerde keuze leidt tot jaren van frustratie, hoge kosten en verminderde productiviteit van je hele organisatie.

De Nederlandse ERP-markt biedt gelukkig volop keuze. Er zijn internationale oplossingen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One en Oracle NetSuite. Daarnaast zijn er sterke lokale spelers die specifiek op de maakindustrie richten, zoals Ridder iQ, Isah en MKG. En vooruit, laten we Starcode ook niet vergeten.

Bij Starcode begrijpen wij de uitdagingen waarmee IT-managers in de maakindustrie te maken krijgen. Wij hebben al tientallen maakbedrijven geholpen bij het selecteren en implementeren van een ERP-systeem dat aansluit bij hun specifieke technische eisen en groeistrategie.

Wil je ontdekken of Starcode ERP past bij jouw maakbedrijf? Plan dan een gesprek in met één van onze ERP-specialisten. Je krijgt een eerlijk advies op maat – ook als blijkt dat Starcode ERP niet bij jouw maakbedrijf past.