Hoe werkt een ERP implementatie bij Starcode?
Je overweegt een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor je maakbedrijf en bent in deze zoektocht bij Starcode terecht gekomen. Maar je maakt je zorgen over de implementatie. Hoe voorkom je dat een implementatie uitloopt in tijd en kosten? En hoe breng je de data volledig over? Je wil voorkomen dat het project niet voldoet aan jouw verwachtingen zodat je weer opnieuw moet beginnen.
Als Starcode-team hebben we jaren ervaring in de maakindustrie en kennen we deze uitdagingen. De belangrijkste les? Alles begint met een goede voorbereiding. Niet meteen de software induiken, maar eerst je huidige werkprocessen onder de loep nemen.
In dit artikel deel ik hoe een ERP-implementatie bij Starcode werkt. Je ontdekt welke stappen we samen doorlopen en hoe we zorgen voor een succesvolle implementatie die je bedrijf echt vooruithelpt. Ook ontdek je hoe we de risico’s van een ERP implementatie zoveel mogelijk beperken.
Let op: De genoemde periodes in dit artikel zijn een indicatie. Hoe lang een ERP-implementatie duurt bij jouw maakbedrijf hangt af van verschillende factoren. Denk aan de grootte van je bedrijf, de complexiteit van de implementatie en de mate van maakwerk. Voor een maakbedrijf met ongeveer 10-50 fte hanteren wij een gemiddelde doorlooptijd van circa 6 tot 12 maanden.
Geen big bang, maar in fases
Een “big bang” implementatie: de hele bedrijfssoftware in één keer veranderen en uitrollen. Dat klinkt misschien handig. Toch is dit vaak geen goed idee. Je medewerkers moeten dan te veel tegelijk leren. Hierdoor maken ze sneller fouten en vinden ze het moeilijker om te wennen aan de nieuwe manier van werken.
Daarom kiest Starcode bewust om de implementatie stap voor stap voor te bereiden. Dit heeft de volgende voordelen voor jou:
- Meer controle over het project en de kosten
- Tijd om te leren werken met het systeem
- Minder risico op stilstand door of tijdens de migratie
We hoeven er niet omheen te draaien. In elke implementatie bestaat het moment waarin je de ‘knop’ definitief omzet. Je stopt dan in de hele operatie met de oude manier van werken en werkt vanaf die dag met de Starcode software.
Hoe zorg je dan voor meer grip? Dat kan door de implementatie in stappen voorbereiden. Dat is hoe we het bij Starcode aanpakken. Bijvoorbeeld door eerst het ERP systeem te vervangen, en vervolgens het PDM systeem. Maar ook de livegang van het ERP kun je in fases voorbereiden. Door eerst artikelbeheer en inkoop uit te werken en in te richten bijvoorbeeld. En vervolgens pas verkoop. Het proces van specificeren, configureren, testen en trainen vindt dan in stappen plaats. De echte livegang doe je dan wel in één keer.
Meer grip op het project
Hoe zorg je dat jouw ERP-implementatie op tijd en binnen budget wordt opgeleverd? Een gestructureerde projectaanpak helpt hierbij. Bij Starcode gebruiken we daarom Prince2 – een bewezen methode die zorgt voor grip op je project.
De basis van Prince2
Prince2 is een projectmethode die wereldwijd wordt gebruikt.
Het bouwt op 7 principes:
- Continue waarde toevoegen – Het project moet altijd nuttig zijn voor je organisatie
- Leren van ervaringen – We documenteren wat werkt en wat beter kan
- Duidelijke rollen – Iedereen weet precies wat er verwacht wordt
- Werken in fases – Overzichtelijke stappen in plaats van één groot project
- Sturen op afwijkingen – Alleen ingrijpen als we buiten de afgesproken kaders komen
- Focus op resultaten – Concrete doelen per fase
- Maatwerk mogelijk – De methode passen we aan op wat jouw organisatie nodig heeft
Hoe werkt dit bij een ERP-implementatie?
- We starten met een helder plan en duidelijke doelen.
- Je krijgt elke twee weken een update over voortgang, kosten en risico’s.
- De stuurgroep bewaakt de grote lijn via maandelijkse overleggen.
- Aan het eind van elke fase evalueren we de resultaten.
- We sturen direct bij als dat nodig is.
Dat is de theorie. Maar hoe werkt dit in de praktijk bij een ERP-implementatie?
Voorbereiding (1-2 maanden)
Ga je de samenwerking met Starcode aan? Net zoals bij het bouwen van een huis begint een ERP-implementatie met een stevig fundament. Het belangrijkste is dat Starcode ERP jouw processen écht gaat ondersteunen. Daarvoor is inzicht in je huidige en gewenste processen noodzakelijk. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen voor een goede voorbereiding.
Samenstellen van het interne team
Een goede implementatie valt of staat bij de juiste mensen intern. Daarom is het belangrijk om vóór de implementatie de juiste medewerkers te betrekken.
De stuurgroep
Een stuurgroep is een team van strategische beslissers die het project in goede banen leidt. Deze komt iedere maand samen. Verder krijgt het iedere twee weken een update over voortgang voortgang, budget, en risico’s.
De stuurgroep bestaat normaal gesproken uit directieleden en een business analist. Deze persoon kent jouw bedrijfsprocessen door en door. Deze specialist begrijpt bijvoorbeeld waarom jouw machinefabriek met verschillende doorlooptijden werkt voor standaard- en speciale onderdelen. Hij of zij kan ervoor zorgen dat het ERP hier rekening mee houdt.
Het projectteam
Het projectteam zoekt elkaar wekelijks op om verslag uit te brengen aan de stuurgroep. Hoe ziet een gemiddeld projectteam eruit?
| Rol | Verantwoordelijkheid |
| Projectmanager | Regelt het dagelijkse werk in het team en houdt de stuurgroep op de hoogte. |
| Key users | Vertegenwoordigen de wensen van de afdelingen. Testen de nieuwe functies in het systeem. |
| IT-specialisten | Installeren en koppelen technische oplossingen. Zorgen dat nieuwe functies veilig en stabiel werken. |
| Functioneel applicatiebeheerder (vanuit Starcode) | Beheert en verbetert de applicatie op basis van wat je organisatie nodig heeft |
| Testcoördinator (vanuit Starcode) | Regelt de tests, haalt feedback op, en houdt de resultaten bij. |
| Communicatieadviseur | Zorgt voor duidelijke informatie en trainingen voor betrokkenen tijdens en na implementatie. |
Meer weten over het projectteam bij een ERP-implementatie. Ontdek hier hoe je een projectteam samenstelt bij een ERP-implementatie.
Processen en organisatieadvies
Via workshops brengen we per afdeling je huidige processen in detail in kaart. Hoe werkt elk proces en wie is waarvoor verantwoordelijk? Denk aan processen rondom:
- Voorraadbeheer
- Urenregistraties
- Productieprocessen
- Inkoopprocessen
Is er een duidelijk beeld van je processen? Dan krijg je eerlijk advies op maat. Zo werk je direct sneller en beter met het nieuwe ERP.
Goed om te weten: Tijdens de ERP-implementatie kijken we samen hoe je jouw processen het beste kunt inrichten met de standaardfunctionaliteit van het systeem. Heb je behoefte aan diepgaande bedrijfskundige advisering of wil je je processen of organisatie helemaal opnieuw ontwerpen? Dan valt dat buiten de scope van onze standaardimplementatie. Uiteraard denken we graag met je mee over de mogelijkheden.
Voorbereiden van data
Natuurlijk wil je alle oude gegevens ook meenemen naar het nieuwe systeem. Daarom zorgen we eerst dat alle data klaar is voor gebruik.
Dit doen we zo:
- Onderzoeken welke data je nu gebruikt
- Bepalen welke data je straks nodig hebt
- Een plan maken om alle data veilig over te zetten (datamigratie)
We zorgen ervoor dat je met een schone en actuele basis start in je nieuwe ERP-systeem. Daarom migreren we binnen de standaard alleen de gegevens die echt nodig zijn (stamdata). Denk aan artikelen, stuklijsten, klant- en leveranciersdata, voorraad en eventueel openstaande posten. Oude of historische gegevens nemen we in principe niet mee – tenzij je aangeeft dit graag te willen.
Daarna beginnen we pas met het implementeren van je nieuwe systeem. Dit doen we module voor module. We doen niets overhaast en zorgen dat je team betrokken blijft. Zo weet je precies wat er gebeurt en houden we alles overzichtelijk.
Datamigratie is een vaak onderschat onderdeel van een ERP-implementatie. Ontdek hier de grootste valkuilen van datamigratie bij een implementatie.
De 4 stappen van een ERP-implementatie
Iedere ERP-implementatie is anders. Maar over het algemeen volgt een implementatie hetzelfde pad. Hieronder lees je wat je kan verwachten bij een ERP-implementatie bij Starcode.
Stap 1: Configureren (2-3 maanden)
In deze stap maken we het systeem klaar voor gebruik. Denk dan aan werkzaamheden zoals:
- Belangrijke informatie overzetten naar het nieuwe systeem
- Het systeem inrichten op jouw processen
- Maken van trainingsmateriaal
Een ERP moet aansluiten op hoe jij werkt. Daarom bouwen we workflows die passen bij jouw processen. Welke stappen doorloop je bij een inkooporder? Wie mag welke orders goedkeuren? Wanneer krijgen welke mensen een melding? Jouw consultant bij Starcode helpt je om deze workflows zo efficiënt mogelijk in te richten.
We stellen het ERP-systeem zo in dat het goed aansluit op jouw manier van werken, binnen de standaardmodules die het systeem biedt. Daarbij stemmen we instellingen en configuraties af op jouw processen. Aanpassingen op maat (maatwerksoftware) vallen hier niet standaard onder. In overleg is dat natuurlijk wel mogelijk.
Stap 2: Testen (1 maand)
Natuurlijk wil je voorkomen dat er functies niet werken in het nieuwe systeem. Tijdens het testen kijken we naar echte voorbeelden uit het dagelijks werk. Een inkoper probeert bijvoorbeeld het hele inkoopproces uit: van bestelling plaatsen tot producten ontvangen. Loopt iets nog niet soepel? Dan passen we dit meteen aan.
Testen pakken we grondig aan:
- Key users proberen de nieuwe onderdelen uit
- Verzamelen van opmerkingen en verbeterpunten
- Aanpassen wat nog niet goed werkt
- Controleren of alles werkt zoals afgesproken
Het testen gebeurt in een speciale testomgeving. Hier kunnen je medewerkers veilig oefenen zonder het risico dat er iets misgaat in de echte bedrijfsvoering. Zo kun je bijvoorbeeld testen of orders correct door het systeem lopen, of koppelingen met andere systemen goed werken en of de juiste personen toegang hebben tot de juiste informatie.
Stap 3: Trainen (1-2 maanden)
Zijn de key users tevreden en werkt het systeem zoals vooraf afgesproken? Dan is het tijd om iedereen te leren werken met het nieuwe systeem. Binnen de standaardimplementatie werken wij volgens het train-de-trainer principe. Dit betekent dat één of meerdere key-users intensief worden getraind, zodat zij het systeem goed begrijpen én de kennis intern kunnen overdragen aan collega’s.
Zo helpen we het team op weg:
- Oefenen met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk
- Key users leren aan collega’s hoe het ERP werkt
- Medewerkers kunnen gebruikmaken van duidelijke handleidingen
We zorgen ervoor dat jouw key-users goed getraind zijn en klaarstaan om collega’s te ondersteunen. Het trainen van alle eindgebruikers, aparte sessies per afdeling of herhalingstrainingen valt buiten de standaardimplementatie. Heb je daar wel behoefte aan? Dan bespreken we graag wat er mogelijk is.
Stap 4: Uitrollen (1 maand)
Alle relevante medewerkers weten nu hoe een nieuwe module werkt. Je stopt nu met het oude systeem en stapt over naar het nieuwe. We kunnen ons voorstellen dat dit best een spannende stap is. Daarom houden we deze live-gang goed in de gaten. Loopt iets niet helemaal goed? Dan lossen we dit zo snel mogelijk voor je op.
We blijven betrokken tot en met de livegang. Op die dag is het projectteam nog beschikbaar voor de laatste begeleiding. Vanaf de eerste werkdag daarna schakelen we over naar onze reguliere support, zoals afgesproken in de Service Level Agreement (SLA).
Zijn er vooraf nog restpunten benoemd of komen er op de livegangdag zaken naar boven die we samen afstemmen? Dan rondt het projectteam die uiteraard nog netjes af, binnen de gemaakte afspraken.
Wat valt er buiten de standaardimplementatie?
Om verwachtingen helder te houden, zetten we hieronder op een rij wat níét binnen de standaard ERP-implementatie valt:
- Uitgebreide bedrijfskundige consultancy of het opnieuw inrichten van je processen
- Maatwerksoftware of aangepaste functionaliteit
- Complexe koppelingen met andere systemen (tenzij vooraf afgesproken)
- Grote opschoonacties of migratie van historische data
- Langdurige begeleiding of beheer ná de livegang
- Levering en installatie van hardware zoals barcode-scanners of labelprinters
Heb je hier wél behoefte aan? Dan kijken we samen naar wat er mogelijk is.
De sleutel tot succes: jouw team
Een succesvolle ERP-implementatie valt of staat met de juiste mensen. Daarom werken we vaak met deze rollen.
Stuurgroep
Dit team van beslissers bewaakt de strategische koers en maakt belangrijke keuzes tijdens het project. De stuurgroep komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken en waar nodig bij te sturen.
Projectleider
Deze persoon coördineert alle activiteiten en zorgt dat iedereen op één lijn zit. De projectleider rapporteert tweewekelijks over de voortgang, budgetten en risico’s.
Key users
Dit zijn je eigen medewerkers die het systeem goed leren kennen om collega’s te kunnen ondersteunen. Ze zijn de schakel tussen de dagelijkse praktijk en het implementatieteam. Denk aan een ervaren inkoper die precies weet welke leveranciers speciale levertijden of MOQ’s (Minimum Order Quantities) hanteren.
Business analist
Deze specialist bewaakt dat het systeem optimaal aansluit op je bedrijfsprocessen. De business analist zorgt voor de vertaling van bedrijfsbehoeften naar concrete systeeminrichting. Meer weten? Lees meer over de voordelen van het aanstellen van een interne business analist.
Stap voor stap naar een nieuw ERP
Een ERP-implementatie blijft een complex project. Met een verkeerde aanpak kan een ERP-project vertraging oplopen en duizenden euro’s extra kosten. En bij een leverancier die je niet op de hoogte houdt kan je al snel het overzicht over het project verliezen. Dan eindig je met een langlopend traject waarbij de resultaten je uiteindelijk teleurstellen.
Maar met de juiste voorbereiding en mensen voorkom je veel van deze problemen. Wij helpen je met het samenstellen van een deskundig projectteam en het trainen van jouw medewerkers. Door het project in kleine stappen op te delen, blijft het beheersbaar. En met begeleiding van ervaren consultants sta je er niet alleen voor.
Misschien twijfel je nog of jouw organisatie klaar is voor een nieuw ERP. Of vraag je je af wat een ERP-implementatie voor jouw bedrijf betekent. Wij denken graag met je mee. In een vrijblijvend gesprek bespreken we jouw situatie en mogelijkheden. Zo ontdek je of een ERP-implementatie bij jouw bedrijf past.
Hoe werkt een ERP implementatie bij Starcode?
Je overweegt een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor je maakbedrijf en bent in deze zoektocht bij Starcode terecht gekomen. Maar je maakt je zorgen over de implementatie. Hoe voorkom je dat een implementatie uitloopt in tijd en kosten? En hoe breng je de data volledig over? Je wil voorkomen dat het project niet voldoet aan jouw verwachtingen zodat je weer opnieuw moet beginnen.
Als Starcode-team hebben we jaren ervaring in de maakindustrie en kennen we deze uitdagingen. De belangrijkste les? Alles begint met een goede voorbereiding. Niet meteen de software induiken, maar eerst je huidige werkprocessen onder de loep nemen.
In dit artikel deel ik hoe een ERP-implementatie bij Starcode werkt. Je ontdekt welke stappen we samen doorlopen en hoe we zorgen voor een succesvolle implementatie die je bedrijf echt vooruithelpt. Ook ontdek je hoe we de risico’s van een ERP implementatie zoveel mogelijk beperken.
Let op: De genoemde periodes in dit artikel zijn een indicatie. Hoe lang een ERP-implementatie duurt bij jouw maakbedrijf hangt af van verschillende factoren. Denk aan de grootte van je bedrijf, de complexiteit van de implementatie en de mate van maakwerk. Voor een maakbedrijf met ongeveer 10-50 fte hanteren wij een gemiddelde doorlooptijd van circa 6 tot 12 maanden.
Geen big bang, maar in fases
Een “big bang” implementatie: de hele bedrijfssoftware in één keer veranderen en uitrollen. Dat klinkt misschien handig. Toch is dit vaak geen goed idee. Je medewerkers moeten dan te veel tegelijk leren. Hierdoor maken ze sneller fouten en vinden ze het moeilijker om te wennen aan de nieuwe manier van werken.
Daarom kiest Starcode bewust om de implementatie stap voor stap voor te bereiden. Dit heeft de volgende voordelen voor jou:
- Meer controle over het project en de kosten
- Tijd om te leren werken met het systeem
- Minder risico op stilstand door of tijdens de migratie
We hoeven er niet omheen te draaien. In elke implementatie bestaat het moment waarin je de ‘knop’ definitief omzet. Je stopt dan in de hele operatie met de oude manier van werken en werkt vanaf die dag met de Starcode software.
Hoe zorg je dan voor meer grip? Dat kan door de implementatie in stappen voorbereiden. Dat is hoe we het bij Starcode aanpakken. Bijvoorbeeld door eerst het ERP systeem te vervangen, en vervolgens het PDM systeem. Maar ook de livegang van het ERP kun je in fases voorbereiden. Door eerst artikelbeheer en inkoop uit te werken en in te richten bijvoorbeeld. En vervolgens pas verkoop. Het proces van specificeren, configureren, testen en trainen vindt dan in stappen plaats. De echte livegang doe je dan wel in één keer.
Meer grip op het project
Hoe zorg je dat jouw ERP-implementatie op tijd en binnen budget wordt opgeleverd? Een gestructureerde projectaanpak helpt hierbij. Bij Starcode gebruiken we daarom Prince2 – een bewezen methode die zorgt voor grip op je project.
De basis van Prince2
Prince2 is een projectmethode die wereldwijd wordt gebruikt.
Het bouwt op 7 principes:
- Continue waarde toevoegen – Het project moet altijd nuttig zijn voor je organisatie
- Leren van ervaringen – We documenteren wat werkt en wat beter kan
- Duidelijke rollen – Iedereen weet precies wat er verwacht wordt
- Werken in fases – Overzichtelijke stappen in plaats van één groot project
- Sturen op afwijkingen – Alleen ingrijpen als we buiten de afgesproken kaders komen
- Focus op resultaten – Concrete doelen per fase
- Maatwerk mogelijk – De methode passen we aan op wat jouw organisatie nodig heeft
Hoe werkt dit bij een ERP-implementatie?
- We starten met een helder plan en duidelijke doelen.
- Je krijgt elke twee weken een update over voortgang, kosten en risico’s.
- De stuurgroep bewaakt de grote lijn via maandelijkse overleggen.
- Aan het eind van elke fase evalueren we de resultaten.
- We sturen direct bij als dat nodig is.
Dat is de theorie. Maar hoe werkt dit in de praktijk bij een ERP-implementatie?
Voorbereiding (1-2 maanden)
Ga je de samenwerking met Starcode aan? Net zoals bij het bouwen van een huis begint een ERP-implementatie met een stevig fundament. Het belangrijkste is dat Starcode ERP jouw processen écht gaat ondersteunen. Daarvoor is inzicht in je huidige en gewenste processen noodzakelijk. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen voor een goede voorbereiding.
Samenstellen van het interne team
Een goede implementatie valt of staat bij de juiste mensen intern. Daarom is het belangrijk om vóór de implementatie de juiste medewerkers te betrekken.
De stuurgroep
Een stuurgroep is een team van strategische beslissers die het project in goede banen leidt. Deze komt iedere maand samen. Verder krijgt het iedere twee weken een update over voortgang voortgang, budget, en risico’s.
De stuurgroep bestaat normaal gesproken uit directieleden en een business analist. Deze persoon kent jouw bedrijfsprocessen door en door. Deze specialist begrijpt bijvoorbeeld waarom jouw machinefabriek met verschillende doorlooptijden werkt voor standaard- en speciale onderdelen. Hij of zij kan ervoor zorgen dat het ERP hier rekening mee houdt.
Het projectteam
Het projectteam zoekt elkaar wekelijks op om verslag uit te brengen aan de stuurgroep. Hoe ziet een gemiddeld projectteam eruit?
| Rol | Verantwoordelijkheid |
| Projectmanager | Regelt het dagelijkse werk in het team en houdt de stuurgroep op de hoogte. |
| Key users | Vertegenwoordigen de wensen van de afdelingen. Testen de nieuwe functies in het systeem. |
| IT-specialisten | Installeren en koppelen technische oplossingen. Zorgen dat nieuwe functies veilig en stabiel werken. |
| Functioneel applicatiebeheerder (vanuit Starcode) | Beheert en verbetert de applicatie op basis van wat je organisatie nodig heeft |
| Testcoördinator (vanuit Starcode) | Regelt de tests, haalt feedback op, en houdt de resultaten bij. |
| Communicatieadviseur | Zorgt voor duidelijke informatie en trainingen voor betrokkenen tijdens en na implementatie. |
Meer weten over het projectteam bij een ERP-implementatie. Ontdek hier hoe je een projectteam samenstelt bij een ERP-implementatie.
Processen en organisatieadvies
Via workshops brengen we per afdeling je huidige processen in detail in kaart. Hoe werkt elk proces en wie is waarvoor verantwoordelijk? Denk aan processen rondom:
- Voorraadbeheer
- Urenregistraties
- Productieprocessen
- Inkoopprocessen
Is er een duidelijk beeld van je processen? Dan krijg je eerlijk advies op maat. Zo werk je direct sneller en beter met het nieuwe ERP.
Goed om te weten: Tijdens de ERP-implementatie kijken we samen hoe je jouw processen het beste kunt inrichten met de standaardfunctionaliteit van het systeem. Heb je behoefte aan diepgaande bedrijfskundige advisering of wil je je processen of organisatie helemaal opnieuw ontwerpen? Dan valt dat buiten de scope van onze standaardimplementatie. Uiteraard denken we graag met je mee over de mogelijkheden.
Voorbereiden van data
Natuurlijk wil je alle oude gegevens ook meenemen naar het nieuwe systeem. Daarom zorgen we eerst dat alle data klaar is voor gebruik.
Dit doen we zo:
- Onderzoeken welke data je nu gebruikt
- Bepalen welke data je straks nodig hebt
- Een plan maken om alle data veilig over te zetten (datamigratie)
We zorgen ervoor dat je met een schone en actuele basis start in je nieuwe ERP-systeem. Daarom migreren we binnen de standaard alleen de gegevens die echt nodig zijn (stamdata). Denk aan artikelen, stuklijsten, klant- en leveranciersdata, voorraad en eventueel openstaande posten. Oude of historische gegevens nemen we in principe niet mee – tenzij je aangeeft dit graag te willen.
Daarna beginnen we pas met het implementeren van je nieuwe systeem. Dit doen we module voor module. We doen niets overhaast en zorgen dat je team betrokken blijft. Zo weet je precies wat er gebeurt en houden we alles overzichtelijk.
Datamigratie is een vaak onderschat onderdeel van een ERP-implementatie. Ontdek hier de grootste valkuilen van datamigratie bij een implementatie.
De 4 stappen van een ERP-implementatie
Iedere ERP-implementatie is anders. Maar over het algemeen volgt een implementatie hetzelfde pad. Hieronder lees je wat je kan verwachten bij een ERP-implementatie bij Starcode.
Stap 1: Configureren (2-3 maanden)
In deze stap maken we het systeem klaar voor gebruik. Denk dan aan werkzaamheden zoals:
- Belangrijke informatie overzetten naar het nieuwe systeem
- Het systeem inrichten op jouw processen
- Maken van trainingsmateriaal
Een ERP moet aansluiten op hoe jij werkt. Daarom bouwen we workflows die passen bij jouw processen. Welke stappen doorloop je bij een inkooporder? Wie mag welke orders goedkeuren? Wanneer krijgen welke mensen een melding? Jouw consultant bij Starcode helpt je om deze workflows zo efficiënt mogelijk in te richten.
We stellen het ERP-systeem zo in dat het goed aansluit op jouw manier van werken, binnen de standaardmodules die het systeem biedt. Daarbij stemmen we instellingen en configuraties af op jouw processen. Aanpassingen op maat (maatwerksoftware) vallen hier niet standaard onder. In overleg is dat natuurlijk wel mogelijk.
Stap 2: Testen (1 maand)
Natuurlijk wil je voorkomen dat er functies niet werken in het nieuwe systeem. Tijdens het testen kijken we naar echte voorbeelden uit het dagelijks werk. Een inkoper probeert bijvoorbeeld het hele inkoopproces uit: van bestelling plaatsen tot producten ontvangen. Loopt iets nog niet soepel? Dan passen we dit meteen aan.
Testen pakken we grondig aan:
- Key users proberen de nieuwe onderdelen uit
- Verzamelen van opmerkingen en verbeterpunten
- Aanpassen wat nog niet goed werkt
- Controleren of alles werkt zoals afgesproken
Het testen gebeurt in een speciale testomgeving. Hier kunnen je medewerkers veilig oefenen zonder het risico dat er iets misgaat in de echte bedrijfsvoering. Zo kun je bijvoorbeeld testen of orders correct door het systeem lopen, of koppelingen met andere systemen goed werken en of de juiste personen toegang hebben tot de juiste informatie.
Stap 3: Trainen (1-2 maanden)
Zijn de key users tevreden en werkt het systeem zoals vooraf afgesproken? Dan is het tijd om iedereen te leren werken met het nieuwe systeem. Binnen de standaardimplementatie werken wij volgens het train-de-trainer principe. Dit betekent dat één of meerdere key-users intensief worden getraind, zodat zij het systeem goed begrijpen én de kennis intern kunnen overdragen aan collega’s.
Zo helpen we het team op weg:
- Oefenen met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk
- Key users leren aan collega’s hoe het ERP werkt
- Medewerkers kunnen gebruikmaken van duidelijke handleidingen
We zorgen ervoor dat jouw key-users goed getraind zijn en klaarstaan om collega’s te ondersteunen. Het trainen van alle eindgebruikers, aparte sessies per afdeling of herhalingstrainingen valt buiten de standaardimplementatie. Heb je daar wel behoefte aan? Dan bespreken we graag wat er mogelijk is.
Stap 4: Uitrollen (1 maand)
Alle relevante medewerkers weten nu hoe een nieuwe module werkt. Je stopt nu met het oude systeem en stapt over naar het nieuwe. We kunnen ons voorstellen dat dit best een spannende stap is. Daarom houden we deze live-gang goed in de gaten. Loopt iets niet helemaal goed? Dan lossen we dit zo snel mogelijk voor je op.
We blijven betrokken tot en met de livegang. Op die dag is het projectteam nog beschikbaar voor de laatste begeleiding. Vanaf de eerste werkdag daarna schakelen we over naar onze reguliere support, zoals afgesproken in de Service Level Agreement (SLA).
Zijn er vooraf nog restpunten benoemd of komen er op de livegangdag zaken naar boven die we samen afstemmen? Dan rondt het projectteam die uiteraard nog netjes af, binnen de gemaakte afspraken.
Wat valt er buiten de standaardimplementatie?
Om verwachtingen helder te houden, zetten we hieronder op een rij wat níét binnen de standaard ERP-implementatie valt:
- Uitgebreide bedrijfskundige consultancy of het opnieuw inrichten van je processen
- Maatwerksoftware of aangepaste functionaliteit
- Complexe koppelingen met andere systemen (tenzij vooraf afgesproken)
- Grote opschoonacties of migratie van historische data
- Langdurige begeleiding of beheer ná de livegang
- Levering en installatie van hardware zoals barcode-scanners of labelprinters
Heb je hier wél behoefte aan? Dan kijken we samen naar wat er mogelijk is.
De sleutel tot succes: jouw team
Een succesvolle ERP-implementatie valt of staat met de juiste mensen. Daarom werken we vaak met deze rollen.
Stuurgroep
Dit team van beslissers bewaakt de strategische koers en maakt belangrijke keuzes tijdens het project. De stuurgroep komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken en waar nodig bij te sturen.
Projectleider
Deze persoon coördineert alle activiteiten en zorgt dat iedereen op één lijn zit. De projectleider rapporteert tweewekelijks over de voortgang, budgetten en risico’s.
Key users
Dit zijn je eigen medewerkers die het systeem goed leren kennen om collega’s te kunnen ondersteunen. Ze zijn de schakel tussen de dagelijkse praktijk en het implementatieteam. Denk aan een ervaren inkoper die precies weet welke leveranciers speciale levertijden of MOQ’s (Minimum Order Quantities) hanteren.
Business analist
Deze specialist bewaakt dat het systeem optimaal aansluit op je bedrijfsprocessen. De business analist zorgt voor de vertaling van bedrijfsbehoeften naar concrete systeeminrichting. Meer weten? Lees meer over de voordelen van het aanstellen van een interne business analist.
Stap voor stap naar een nieuw ERP
Een ERP-implementatie blijft een complex project. Met een verkeerde aanpak kan een ERP-project vertraging oplopen en duizenden euro’s extra kosten. En bij een leverancier die je niet op de hoogte houdt kan je al snel het overzicht over het project verliezen. Dan eindig je met een langlopend traject waarbij de resultaten je uiteindelijk teleurstellen.
Maar met de juiste voorbereiding en mensen voorkom je veel van deze problemen. Wij helpen je met het samenstellen van een deskundig projectteam en het trainen van jouw medewerkers. Door het project in kleine stappen op te delen, blijft het beheersbaar. En met begeleiding van ervaren consultants sta je er niet alleen voor.
Misschien twijfel je nog of jouw organisatie klaar is voor een nieuw ERP. Of vraag je je af wat een ERP-implementatie voor jouw bedrijf betekent. Wij denken graag met je mee. In een vrijblijvend gesprek bespreken we jouw situatie en mogelijkheden. Zo ontdek je of een ERP-implementatie bij jouw bedrijf past.
Gerelateerde artikelen:
4 augustus 2025
Als directeur van een maakbedrijf weet je: een ERP-implementatie is geen IT-project — het is een verandertraject voor je hele organisatie. En vroeg of laat sta je voor die ene lastige keuze: Implementeren we het systeem in één keer (‘Big Bang’), of bouw je ...
Als directeur van een maakbedrijf weet je: een ERP-implementatie is geen IT-project — het is een verandertraject voor je hele organisatie. En vroeg of laat sta je voor die ...
26 februari 2024
Wat is Industrie 5.0 Industrie 5.0 markeert een mensgerichte revolutie in het industriële landschap, en vertegenwoordigt de volgende fase na de opkomst van Industrie 4.0 in het afgelopen decennium. Deze evolutionaire sprong geeft prioriteit aan menselijke vindingrijkheid en bevordert mechanische efficiëntie, en vestigt een ...
Wat is Industrie 5.0 Industrie 5.0 markeert een mensgerichte revolutie in het industriële landschap, en vertegenwoordigt de volgende fase na de opkomst van Industrie 4.0 in het afgelopen decennium. ...
1 september 2025
Herken je dit? Je plant productie op basis van wie er vandaag aanwezig is. Meer inzicht heb je op dit moment niet. Je weet niet hoeveel tijd een specifieke bewerking daadwerkelijk kost, of hoe ver je bent met een order die al vier weken ...
Herken je dit? Je plant productie op basis van wie er vandaag aanwezig is. Meer inzicht heb je op dit moment niet. Je weet niet hoeveel tijd een specifieke ...
16 december 2024
Je staat op het punt om een ERP-systeem te implementeren, maar twijfel je nog of je bedrijf er wel klaar voor is? Je hebt verhalen gehoord over implementaties die uitlopen, budgetten die ontsporen en medewerkers die het nieuwe systeem weigeren te gebruiken. Misschien heb ...
Je staat op het punt om een ERP-systeem te implementeren, maar twijfel je nog of je bedrijf er wel klaar voor is? Je hebt verhalen gehoord over implementaties die ...
