Je overweegt een nieuw Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor je maakbedrijf en bent in deze zoektocht bij Starcode terecht gekomen. Maar je maakt je zorgen over de implementatie. Hoe voorkom je dat een implementatie uitloopt in tijd en kosten? En hoe breng je de data volledig over? Je wil voorkomen dat het project niet voldoet aan jouw verwachtingen zodat je weer opnieuw moet beginnen.  

Als Starcode-team hebben we ieder bij elkaar opgeteld meer dan 100 jaar ervaring in de maakindustrie en kennen we deze uitdagingen. De belangrijkste les? Alles begint met een goede voorbereiding. Niet meteen de software induiken, maar eerst je huidige werkprocessen onder de loep nemen.   

In dit artikel deel ik hoe een ERP-implementatie bij Starcode werkt. Je ontdekt welke stappen we samen doorlopen en hoe we zorgen voor een succesvolle implementatie die je bedrijf echt vooruithelpt. Ook ontdek je hoe we de risico’s van een ERP implementatie zoveel mogelijk beperken.

Geen big bang, maar in fases  

Een “big bang” implementatie: de hele bedrijfssoftware in één keer veranderen en uitrollen. Dat klinkt misschien handig. Toch is dit vaak geen goed idee. Je medewerkers moeten dan te veel tegelijk leren. Hierdoor maken ze sneller fouten en vinden ze het moeilijker om te wennen aan de nieuwe manier van werken. 

Daarom kiest Starcode bewust om de implementatie stap voor stap voor te bereiden. Dit heeft de volgende voordelen voor jou:  

• Meer controle over het project en de kosten 

• Tijd om te leren werken met het systeem 

• Minder risico op stilstand door of tijdens de migratie 

We hoeven er niet omheen te draaien. In elke implementatie bestaat het moment waarin je de ‘knop’ definitief omzet. Je stopt dan in de hele operatie met de oude manier van werken en werkt vanaf die dag met de Starcode software.  

Hoe zorg je dan voor meer grip? Dat kan door de implementatie in stappen voorbereiden. Dat is hoe we het bij Starcode aanpakken. Bijvoorbeeld door eerst het ERP systeem te vervangen, en vervolgens het PDM systeem. Maar ook de livegang van het ERP kun je in fases voorbereiden. Door eerst artikelbeheer en inkoop uit te werken en in te richten bijvoorbeeld. En vervolgens pas verkoop. Het proces van specificeren, configureren, testen en trainen vindt dan in stappen plaats. De echte livegang doe je dan wel in één keer. 

Meer grip op het project 

Hoe zorg je dat jouw ERP-implementatie op tijd en binnen budget wordt opgeleverd? Een gestructureerde projectaanpak helpt hierbij. Bij Starcode gebruiken we daarom Prince2 – een bewezen methode die zorgt voor grip op je project. 

De basis van Prince2 

Prince2 is een projectmethode die wereldwijd wordt gebruikt.  

Het bouwt op 7 principes:  

1. Continue waarde toevoegen – Het project moet altijd nuttig zijn voor je organisatie 

2. Leren van ervaringen – We documenteren wat werkt en wat beter kan 

3. Duidelijke rollen – Iedereen weet precies wat er verwacht wordt 

4. Werken in fases – Overzichtelijke stappen in plaats van één groot project 

5. Sturen op afwijkingen – Alleen ingrijpen als we buiten de afgesproken kaders komen 

6. Focus op resultaten – Concrete doelen per fase 

7. Maatwerk mogelijk – De methode passen we aan op wat jouw organisatie nodig heeft 

Hoe werkt dit bij een ERP-implementatie? 

1. We starten met een helder plan en duidelijke doelen. 

2. Je krijgt elke twee weken een update over voortgang, kosten en risico’s. 

3. De stuurgroep bewaakt de grote lijn via maandelijkse overleggen. 

4. Aan het eind van elke fase evalueren we de resultaten. 

5. We sturen direct bij als dat nodig is. 

Dat is de theorie. Maar hoe werkt dit in de praktijk bij een ERP-implementatie? 

Voorbereiding (1-2 maanden) 

Ga je de samenwerking met Starcode aan? Net zoals bij het bouwen van een huis begint een ERP-implementatie met een stevig fundament. Het belangrijkste is dat Starcode ERP jouw processen écht gaat ondersteunen. Daarvoor is inzicht in je huidige en gewenste processen noodzakelijk. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen voor een goede voorbereiding.   

Samenstellen van het interne team 

Een goede implementatie valt of staat bij de juiste mensen intern. Daarom is het belangrijk om vóór de implementatie de juiste medewerkers te betrekken.  

De stuurgroep 

Een stuurgroep is een team van strategische beslissers die het project in goede banen leidt. Deze komt iedere maand samen. Verder krijgt het iedere twee weken een update over voortgang voortgang, budget, en risico’s.  

De stuurgroep bestaat normaal gesproken uit directieleden en een business analist. Deze persoon kent jouw bedrijfsprocessen door en door. Deze specialist begrijpt bijvoorbeeld waarom jouw machinefabriek met verschillende doorlooptijden werkt voor standaard- en speciale onderdelen. Hij of zij kan ervoor zorgen dat het ERP hier rekening mee houdt.  

Het projectteam 

Het projectteam zoekt elkaar wekelijks op om verslag uit te brengen aan de stuurgroep. Hoe ziet een gemiddeld projectteam eruit?  

Rol	Verantwoordelijkheid
Projectmanager	Regelt het dagelijkse werk in het team en houdt de stuurgroep op de hoogte.
Key users	Vertegenwoordigen de wensen van de afdelingen. Testen de nieuwe functies in het systeem.
IT-specialisten	Installeren en koppelen technische oplossingen. Zorgen dat nieuwe functies veilig en stabiel werken.
Functioneel applicatiebeheerder (vanuit Starcode)	Beheert en verbetert de applicatie op basis van wat je organisatie nodig heeft
Testcoördinator (vanuit Starcode)	Regelt de tests, haalt feedback op, en houdt de resultaten bij.
Communicatieadviseur	Zorgt voor duidelijke informatie en trainingen voor betrokkenen tijdens en na implementatie.

Processen en organisatieadvies 

Via workshops brengen we per afdeling je huidige processen in detail in kaart. Hoe werkt elk proces en wie is waarvoor verantwoordelijk? Denk aan processen rondom:  

• Voorraadbeheer 

• Urenregistraties 

• Productieprocessen 

• Inkoopprocessen 

Is er een duidelijk beeld van je processen? Dan krijg je eerlijk advies op maat. Daarbij gaan we niet alleen uit van je huidige processen. Je krijgt ook advies om je processen te verbeteren. Zo werk je direct sneller en beter met het nieuwe ERP.  

Bijvoorbeeld: Je ziet dat je inkopers veel tijd kwijt zijn aan het handmatig overtypen van stuklijsten uit CAD naar Excel. Zonde, want dit is onnodig herhalend werk. Automatiseer je dit via een koppeling tussen CAD en het nieuwe ERP? Dan bespaar je direct veel tijd en voorkom je fouten.  

Voorbereiden van data  

Natuurlijk wil je alle oude gegevens ook meenemen naar het nieuwe systeem. Daarom zorgen we eerst dat alle data klaar is voor gebruik. 

Dit doen we zo:  

• Onderzoeken welke data je nu gebruikt  

• Bepalen welke data je straks nodig hebt  

• Data opschonen zodat het straks in het systeem past 

• Een plan maken om alle data veilig over te zetten (datamigratie) 

Daarna beginnen we pas met het implementeren van je nieuwe systeem. Dit doen we module voor module. We doen niets overhaast en zorgen dat je team betrokken blijft.  Zo weet je precies wat er gebeurt en houden we alles overzichtelijk. 

Bijvoorbeeld: Je hebt nu drie verschillende artikelnummers voor dezelfde pneumatische cilinders. Dat komt omdat die door verschillende engineers is ingevoerd. Schoon je die data op? Dan krijg je één uniek artikelnummer. Dit is overzichtelijker voor inkoop- en voorraadbeheer.  

De 4 stappen van een ERP-implementatie  

Iedere ERP-implementatie is anders. Maar over het algemeen volgt een implementatie hetzelfde pad. Hieronder lees je wat je kan verwachten bij een ERP-implementatie bij Starcode.   

Stap 1: Configureren (2-3 maanden) 

In deze stap maken we het systeem klaar voor gebruik. Denk dan aan werkzaamheden zoals:  

• Belangrijke informatie overzetten naar het nieuwe systeem  

• Het systeem inrichten op jouw processen 

• Maken van trainingsmateriaal  

Een ERP moet aansluiten op hoe jij werkt. Daarom bouwen we workflows die passen bij jouw processen. Welke stappen doorloop je bij een inkooporder? Wie mag welke orders goedkeuren? Wanneer krijgen welke mensen een melding? Jouw consultant bij Starcode helpt je om deze workflows zo efficiënt mogelijk in te richten.  

Stap 2: Testen (1 maand) 

Natuurlijk wil je voorkomen dat er functies niet werken in het nieuwe systeem. Tijdens het testen kijken we naar echte voorbeelden uit het dagelijks werk. Een inkoper probeert bijvoorbeeld het hele inkoopproces uit: van bestelling plaatsen tot producten ontvangen. Loopt iets nog niet soepel? Dan passen we dit meteen aan.  

Testen pakken we grondig aan:  

• Key users proberen de nieuwe onderdelen uit  

• Verzamelen van opmerkingen en verbeterpunten  

• Aanpassen wat nog niet goed werkt  

• Controleren of alles werkt zoals afgesproken 

Het testen gebeurt in een speciale testomgeving. Hier kunnen je medewerkers veilig oefenen zonder het risico dat er iets misgaat in de echte bedrijfsvoering. Zo kun je bijvoorbeeld testen of orders correct door het systeem lopen, of koppelingen met andere systemen goed werken en of de juiste personen toegang hebben tot de juiste informatie.  

Stap 3: Trainen (1-2 maanden) 

Zijn de key users tevreden en werkt het systeem zoals vooraf afgesproken? Dan is het tijd om iedereen te leren werken met het nieuwe systeem. Dit geldt voor alle medewerkers die ermee gaan werken. Bijvoorbeeld medewerkers in de productie, inkoop en het ontwerpen van machines. 

Zo helpen we het team op weg:  

• Oefenen met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk  

• Key users leren aan collega’s hoe het ERP werkt  

• Medewerkers kunnen gebruikmaken van duidelijke handleidingen 

Bijvoorbeeld: Je engineer leert hoe hij vanuit het ERP direct ziet welke vergelijkbare machineonderdelen eerder zijn gebruikt. Zo maakt hij niet onnodig nieuwe artikelen aan in het systeem.  

Stap 4: Uitrollen (1 maand) 

Alle relevante medewerkers weten nu hoe een nieuwe module werkt. Je stopt nu met het oude systeem en stapt over naar het nieuwe. We kunnen ons voorstellen dat dit best een spannende stap is. Daarom houden we deze live-gang goed in de gaten. Loopt iets niet helemaal goed? Dan lossen we dit zo snel mogelijk voor je op.  

Na de implementatie blijven we betrokken bij je organisatie. Via regelmatige evaluaties kijken we of het systeem nog optimaal aansluit bij je behoeften. Waar nodig stellen we de inrichting bij of voegen we nieuwe functionaliteit toe. Zo groeit het systeem mee met je organisatie. 

De sleutel tot succes: jouw team 

Een succesvolle ERP-implementatie valt of staat met de juiste mensen. Daarom werken we altijd met deze rollen.  

Stuurgroep 

Dit team van beslissers bewaakt de strategische koers en maakt belangrijke keuzes tijdens het project. De stuurgroep komt maandelijks bijeen om de voortgang te bespreken en waar nodig bij te sturen. 

Projectleider 

Deze persoon coördineert alle activiteiten en zorgt dat iedereen op één lijn zit. De projectleider rapporteert tweewekelijks over de voortgang, budgetten en risico’s. 

Key users 

Dit zijn je eigen medewerkers die het systeem goed leren kennen om collega’s te kunnen ondersteunen. Ze zijn de schakel tussen de dagelijkse praktijk en het implementatieteam. Denk aan een ervaren inkoper die precies weet welke leveranciers speciale levertijden of MOQ’s (Minimum Order Quantities) hanteren. 

Business analist 

Deze specialist bewaakt dat het systeem optimaal aansluit op je bedrijfsprocessen. De business analist zorgt voor de vertaling van bedrijfsbehoeften naar concrete systeeminrichting. 

Stap voor stap naar een nieuw ERP 

Een ERP-implementatie blijft een complex project. Met een verkeerde aanpak kan een ERP-project vertraging oplopen en meer kosten. En bij een leverancier die je niet op de hoogte houdt kan je al snel het overzicht over het project verliezen. Dan eindig je met een langlopend traject waarbij de resultaten je uiteindelijk teleurstellen.  

Maar met de juiste voorbereiding en mensen voorkom je veel  van deze problemen. Wij helpen je met het samenstellen van een deskundig projectteam en het trainen van jouw medewerkers. Door het project in kleine stappen op te delen, blijft het beheersbaar. En met begeleiding van ervaren consultants sta je er niet alleen voor. 

Misschien twijfel je nog of jouw organisatie klaar is voor een nieuw ERP. Of vraag je je af wat een ERP-implementatie voor jouw bedrijf betekent. Wij denken graag met je mee. In een vrijblijvend gesprek bespreken we jouw situatie en mogelijkheden. Zo ontdek je of een ERP-implementatie bij jouw bedrijf past.