Als directeur van een maakbedrijf weet je: een ERP-implementatie is geen IT-project — het is een verandertraject voor je hele organisatie. En vroeg of laat sta je voor die ene lastige keuze: Implementeren we het systeem in één keer (‘Big Bang’), of bouw je het stap voor stap op (‘gefaseerd’)?

Je bent niet de enige die daar wakker van ligt. Misschien heb je collega’s gehoord die zweren bij de snelheid van Big Bang. Of verhalen van bedrijven die juist meer controle ervoeren met een gefaseerde aanpak. Wat je ook kiest: het heeft impact op je mensen, je productie en je dagelijkse operatie.

In mijn ervaring met ERP-implementaties zie ik één belangrijke verschuiving: het draait vandaag de dag niet meer alleen om techniek — het draait om adoptie. Mensen meekrijgen, structuren behouden. Maar tegelijkertijd ook: wendbaar blijven.

In dit artikel help ik je om met vertrouwen te kiezen tussen Big Bang en gefaseerd. Je ontdekt:

• Wat de voor- en nadelen zijn van beide aanpakken
• Hoe moderne technologie nieuwe hybride strategieën mogelijk maakt
• Welke aanpak het beste past bij jouw organisatie, processen en team

Wat betekent Big Bang en gefaseerd?

Big Bang: Alles in één keer

In de traditionele definitie schakel je bij Big Bang op één datum volledig over van je oude naar je nieuwe systeem. Alle modules gaan tegelijk live, alle gebruikers stappen over, en je oude systemen worden uitgezet.

Een jaar of 15 geleden was dit technisch gezien ook de enige manier. Jaren geleden moest ik ooit bij een maakbedrijf fysiek langs alle werkstations om de nieuwe software te installeren. Waren medewerkers niet op kantoor? Dan konden ze niet meer werken via VPN omdat hun laptop een andere softwareversie had.

Het resultaat? Voor de kerstvakantie werkte je nog in systeem A, na de vakantie moest alles plots in systeem B. Gebruikers hadden trainingen gehad die ze doodsaai vonden en waar ze de helft van vergeten waren. Op 5 januari moest je alles opnieuw uitleggen terwijl de productie stond te wachten.

Gefaseerd: stap voor stap

Bij een gefaseerde implementatie daarentegen voer je het systeem geleidelijk in. Dit kan per afdeling, per module, per locatie of per bedrijfsonderdeel. Je nieuwe ERP-systeem krijgt stap voor stap meer taken, terwijl delen van je oude systeem nog een tijdje blijven doordraaien totdat alles is overgezet. Dit is meer zoals het renoveren van je huis, kamer voor kamer – je kunt er blijven wonen terwijl het werk gaande is.

Met cloud-applicaties hoef je niet meer te plannen dat iedereen op kantoor is voor updates. Moderne integraties werken met metadata-uitwisseling in plaats van beperkte koppelingen. Dit betekent dat je veel meer flexibiliteit hebt in hoe en wanneer je verschillende onderdelen implementeert.

Het zwaartepunt van ERP-implementaties is vandaag de dag verschoven van technische uitdagingen naar adoptie en mensen meenemen in verandering. De tijd waarin technische koppelingen de grootste uitdaging waren, is voorbij.

Nu gaat het vooral om het tempo waarin organisaties verandering kunnen adopteren. En dat hangt af van:

• Je personeelsbestand
• Het type product dat je maakt
• Je groeiambitie
• De digitale ervaring van je medewerkers

Maar als we een vergelijking maken tussen beide typen implementaties, waarin verschillen ze van elkaar?

Adoptie: hoe snel wennen je medewerkers?

Adoptie is een van de belangrijkste factoren bij de keuze tussen Big Bang en gefaseerd implementeren. Het zijn uiteindelijk de medewerkers in jouw maakbedrijf die gebruik moeten maken van het nieuwe systeem.

Big Bang: Kan leiden tot weerstand

Hoe snel en soepel je werknemers het nieuwe ERP-systeem omarmen, is een belangrijke factor. Bij Big Bang moeten gebruikers plotseling met het volledige nieuwe systeem werken. Dit is een groot aanpassingsmoment: het vereist dat medewerkers snel wennen aan nieuwe processen, wat kan leiden tot weerstand of fouten.

Zonder fasegewijze begeleiding bestaat het gevaar dat sommige collega’s achterblijven in het leerproces. De positieve kant is dat iedereen tegelijk leert, wat gezamenlijke ondersteuning mogelijk maakt. Een Big Bang voorkomt situaties waar de ene afdeling al met het nieuwe systeem werkt en de andere nog niet – alle gebruikers zitten in hetzelfde ‘schuitje’. Hierdoor hoeven medewerkers niet tijdelijk dubbel te werken.

Gefaseerd: Meer tijd om te wennen

Bij een gefaseerde implementatie krijgen je medewerkers in fasen de nieuwe functionaliteiten. Dit kan adoptie bevorderen: ze hoeven niet alles in één keer te leren, en early adopters kunnen best practices delen. Bij gefaseerd hebben medewerkers meer tijd om te wennen en dit vermindert de weerstand.

Stel, je salesafdeling is gewend om offertes in Word op te maken. Je begint dan bijvoorbeeld met het uploaden van Word-offertes in het ERP, waarna je offerteregels kan aanmaken. Dan voeg je één stap toe en begin je heel gefaseerd – je gooit niet in één keer die hele Word-offerte aan de kant. Dat zorgt namelijk voor weerstand.

Voor een van onze klanten laten we bijvoorbeeld het huidige PDM-systeem bestaan en hebben we een specifieke export-tool gebouwd die stuklijst-informatie daaruit haalt en in het ERP stopt. Engineers kunnen op hun huidige manier blijven werken, maar de data komt wel schoon en gestructureerd in het ERP. De financiële kant daarentegen gaat wel in één keer over – dat moet ook, want je kunt niet half in Exact en half in een ander systeem je boekhouding voeren.

Gefaseerd implementeren geeft werknemers langer de tijd en mogelijkheden tot herhaalde training. Zeker als bij elke livegang feedback wordt verwerkt, voelt het systeem beter afgestemd.

Let op: zorg er wel voor dat informatie eenduidig is. Stel je hebt een service-app hebt waar monteurs hun planning zien, maar daarnaast nog een fysiek planbord aan de muur? Dan is er geen centrale waarheid en raken je monteurs verward.

Risico’s: wat kan er misgaan?

Hier raken we de kern van wat veel CEO’s nachten doet liggen: de risico’s. En eerlijk is eerlijk – beide aanpakken hebben risico’s, maar van een andere aard.

Big Bang: Groot en ingrijpend

Het grootste risico is dat er weinig foutmarge is. Na de go-live draait je hele bedrijf op het nieuwe systeem. Als er iets misgaat, zijn de gevolgen meteen breed en ingrijpend. Bedrijven die maandenlang perfect hadden voorbereid, maar waar op de go-live dag meerdere kleine problemen tegelijk ontstonden. Elk probleem op zich was oplosbaar, maar de combinatie zorgde voor chaos.

Dit betekent dat voor go-live écht alles goed moet zijn: data, configuraties, tests, training. Een enkele fout kan zich verspreiden over alle afdelingen. De organisatorische veranderingen mogen niet te groot zijn en belangrijke data moet perfect voorbereid en overgezet zijn om grote problemen te voorkomen.

Gefaseerd: Beperkte risico’s

Bij een gefaseerde aanpak gaat elk onderdeel apart live, waardoor fouten in eerste instantie minder impact hebben. Het systeem kan geleidelijk worden opgebouwd en verbeterd.

Bij gefaseerde implementatie ga je fouten juist opzoeken – maar dan gecontroleerd. Je test elke stap grondig en lost problemen op voordat je naar de volgende fase gaat. Als er iets misgaat, hebben de gevolgen een beperkte impact.

Het voordeel is dat je tussenstappen kunt maken naar de nieuwe wereld. Dit zorgt ervoor dat gebruikers het veel meer meemaken en het zich eigen maken. Ze gaan de voordelen inzien en gaan vragen: “Kan dan ook dit, kan dan ook dat?”

Echter kan deze methode ook zijn nadelen hebben. Tijdens de gefaseerde uitrol draaien oude en nieuwe software naast elkaar, wat tijdelijke koppelingen en extra onderhoud vergt. Het gelijktijdig laten draaien van twee systemen brengt hogere operationele kosten met zich mee.

Complexiteit: hoe complex is je organisatie?

Big Bang: eenvoudige processen

De complexiteit van jouw bedrijf speelt een grote rol in de keuze tussen beide aanpakken. Heb je een relatief eenvoudige organisatie met één locatie, beperkte afdelingen en rechttoe-rechtaan processen? Dan kan je bedrijf waarschijnlijk goed toe zijn aan een Big Bang.

Kleine tot middelgrote maakbedrijven met eenvoudige processen kunnen vaak succesvol overstappen in één keer. Als je bijvoorbeeld een assemblageproces hebt dat redelijk uniform is en weinig uitzonderingen kent, dan is de stap naar een volledig geïntegreerd ERP-systeem hanteerbaar.

Gefaseerd: Complexere processen

Heb je echter complexe organisatie met meerdere vestigingen, verschillende bedrijfsunits of zeer uiteenlopende processen? Dan ligt een gefaseerde aanpak vaak meer voor de hand. In dat geval kun je ERP-modules of afdelingen één voor één migreren en zo de complexiteit hanteerbaar houden.

Bij complexe structuren waarschuwt onderzoek dat een organisatie moeilijk in één keer kan overstappen naar Big Bang. Binnen een gefaseerde aanpak kun je fouten per fase oplossen zonder dat je hele bedrijf stilvalt. Wel brengt dat weer extra tijdelijke koppelingen tussen systemen met zich mee.

Een belangrijke reden om gefaseerd te kiezen is het beperken van datamigratierisico’s. Lees hier de 6 grootste valkuilen.

Interne capaciteit: heb je genoeg mensen?

Big Bang: Alle resources tegelijk

De keuze hangt ook af van je beschikbare middelen. Een Big Bang vereist dat alle benodigde interne resources (en eventuele externe consultants) tegelijk beschikbaar zijn. Fouten, uitval van mensen of onvoorziene zaken in die periode kunnen het project direct vertragen. Het projectteam moet intensief en langdurig fulltime werken aan de go-live.

Gefaseerde aanpak: Spreiding van de inzet

Een gefaseerde aanpak spreidt de inzet. Bovendien gebruik je sleutelfiguren uit jouw organisatie in kortere periodes, wat het risico vermindert dat een belangrijke medewerker uitvalt tijdens een cruciale fase. Wel vereist gefaseerd op de langere termijn dat er draagvlak blijft en dat continu expertise beschikbaar blijft over de hele looptijd.

Tegenwoordig niet meer zo zwart wit

Tegenwoordig is de keuze tussen Big Bang en gefaseerd niet meer zo zwart-wit. Want je kan je voorstellen: niet alle bedrijfsprocessen zijn hetzelfde. Sommige vereisen een harde overgang, andere kun je meer geleidelijk invoeren.

Processen die een harde overgang vereisen

Je kunt niet in twee systemen tegelijk je boekhouding voeren. De fiscus, maar ook je accountant wil overzicht in één systeem.

Dat geldt ook voor:

• Facturatie en debiteurenadministratie
• Crediteurenadministratie en betalingen
• Voorraadwaardering
• Bankkoppelingen

Bij een ERP-implementatie betekent dit dat je deze processen als één geïntegreerd geheel moet bekijken. Je kunt geen inkooporders verwerken als je geen facturen kunt verwerken. En om facturen te verwerken heb je een integratie nodig met je financiële applicatie én een bankkoppeling.

Processen die je wél kunt faseren

Andere processen kun je veel meer geleidelijk over laten lopen. Stel, je salesafdeling is gewend om offertes in Word op te maken. Dan kan je beginnen met je Word-offerte te uploaden in het ERP en daar offertenregels voor te maken. Dan voeg je eigenlijk één stap toe en begin je heel gefaseerd – je gooit niet in één keer die hele Word-offerte aan de kant. Dat zorgt namelijk voor weerstand.

Hetzelfde geldt voor engineering. In plaats van je hele CAD-omgeving te vervangen, kun je de huidige situatie laten bestaan en een specifieke export-tool bouwen die stuklijst-informatie haalt en in het ERP stopt. Zo kunnen engineers op hun huidige manier blijven werken, maar komt de data wel schoon en gestructureerd in het ERP.

Bij productie kun je bijvoorbeeld:

• Eerst instructieorders in het ERP plannen
• Mensen daar alleen hun uren op laten boeken
• Vervolgens tekening-informatie toevoegen
• Later pas het fysieke planbord vervangen door schermen

Voor wie is welke manier geschikt?

Je ziet het: het verschil tussen Big Bang en gefaseerd een ERP implementeren is niet zo zwart wit. Het hangt af van je specifieke situatie in je maakbedrijf.

Wanneer kies ik voor Big Bang?

Bij een maakbedrijf met vijf medewerkers heeft het weinig zin om gefaseerd per afdeling te implementeren. In veel gevallen doet dezelfde persoon inkoop, planning én service. Dan ga je gewoon met alles tegelijk live – dat is praktischer dan kunstmatig proberen te faseren.

Kies voor Big Bang als:

• Je een klein bedrijf hebt (5-15 medewerkers)
• Je relatief eenvoudige processen hebt
• Je oude systemen sterk verouderd of onbetrouwbaar zijn
• Je voldoende interne resources hebt voor intensieve voorbereiding
• Je processen nauw geïntegreerd zijn en moeilijk te scheiden

Wanneer kies ik voor een gefaseerd?

Bij bedrijven met meerdere afdelingen en verschillende rollen kun je veel meer kiezen voor een gefaseerde aanpak. Dan kun je bijvoorbeeld beginnen met inkoop en productie, en later service toevoegen. Of je begint met één vestiging en breidt daarna uit naar andere locaties.

Kies voor gefaseerd als:

• Je een complex bedrijf hebt met meerdere locaties of divisies
• Je engineering-processen complex zijn of meerdere systemen betrekken
• Je beperkte interne capaciteit hebt
• Je risicomijdend bent
• Je veel verschillende gebruikersgroepen hebt met verschillende digitale vaardigheden

Wat zijn je volgende stappen?

1. Analyseer je processen

Maak een lijst van alle processen die in je ERP komen. Bepaal bij elk proces of het een harde overgang vereist of dat het ook gefaseerd kan. Wij denken hier graag met jou over mee.

2. Beoordeel je team

Kijk naar de digitale vaardigheden en veranderingsbereidheid van je medewerkers. Bepaal wie je key users kunnen worden – mensen die de nuance snappen van wat wel en niet verandert.

3. Start met een pilot

Kies één proces dat je kunt faseren en begin daar. Leer van deze ervaring voordat je de rest implementeert.

4. Plan je harde overgangen

Voor processen die een Big Bang vereisen: zorg dat je voorbereiding perfect is. Test, test, test.

5. Zorg voor goede begeleiding

Train key users die samen met het projectteam kunnen nadenken over het juiste tempo en de juiste balans tussen versnelling en behoud van werkbare structuren.

Kies een ERP-aanpak die werkt voor jouw mensen, processen én ambities

De meeste ERP-implementaties vandaag de dag falen niet door technische problemen, maar door weerstand tegen verandering. De vraag is niet of je systeem het technisch doet, maar of je medewerkers het willen én kunnen gebruiken.

Zoek daarom naar een aanpak die maximaliseert hoe graag mensen met het nieuwe systeem gaan werken, en minimaliseert hoeveel ze tegelijk moeten leren. Dat kan betekenen dat je voor sommige onderdelen Big Bang kiest en voor andere gefaseerd – of zelfs dat je een volledig nieuwe aanpak bedenkt die bij jouw situatie past.

Het mooie van moderne technologie is dat je veel meer opties hebt dan vijf jaar geleden. Gebruik die flexibiliteit om een implementatie te ontwerpen die écht bij jouw bedrijf past.

Bij Starcode helpen we al jaren maakbedrijven bij het kiezen van de juiste implementatiestrategie. We weten uit ervaring dat bedrijven die goed voorbereid zijn en een doordachte aanpak kiezen, veel succesvoller zijn.

Wil je weten welke aanpak het beste bij jouw specifieke situatie past? Plan dan een gesprek in met een van onze ERP-specialisten. We helpen je graag bij het maken van een implementatiestrategie die past bij jouw bedrijf, je medewerkers en je ambities.