Je systemen praten niet goed met elkaar. Je schakelt continu tussen je financiële pakket en Excel voor rapportages. En dat leidt tot tijdsverlies en fouten. Als CFO wil je vooruit, niet achter de feiten aanlopen. De groei van jouw maakbedrijf dwingt je tot een beslissing: een nieuw ERP-systeem.

De keuze is alleen overweldigend. Hoe weet je welk systeem meegroeit met je bedrijf, zonder dat je over een paar jaar opnieuw moet beginnen? Welk pakket past bij jouw budget? En hoe zorg je voor een goede integratie met je bestaande financiële systemen? Je wil voorkomen dat je een verkeerde keuze maakt en jaren later weer voor dezelfde uitdaging staat.

Bij Starcode helpen we MKB-maakbedrijven die voor dezelfde dilemma’s staan als jij. Vanuit onze ervaring weten we wat er nodig is om als CFO een onderbouwde, toekomstbestendige keuze te maken. Die kennis deel ik graag met jou.

Je ontdekt waar je op moet letten bij de keuze van een ERP systeem voor je maakbedrijf, hoe je zorgt voor een toekomstbestendige keuze en wat de eerste stappen zijn in het ERP-keuzetraject. Zo kan je goed voorbereid op zoek naar een ERP-systeem dat aansluit op jouw wensen en budget.

Budget en kosten van het ERP-pakket

Het budget is natuurlijk een van de eerste dingen waar je naar kijkt. Maar ERP-kosten zijn veel meer dan alleen de licentieprijs. Je hebt verschillende kostenposten waar je rekening mee moet houden.

Licentiekosten

Als CFO moet je alle kosten – licenties, implementatie, training én onvoorziene uitgaven – in kaart brengen en relateren aan verwachte ROI. Zo ontstaat een totaalbeeld van de Total Cost of Ownership (TCO).

Allereerst heb je de licentiekosten. Die kunnen behoorlijk verschillen per pakket. SAP en Microsoft bieden bijvoorbeeld veel functionaliteit, maar zitten vaak boven het MKB-budget. Voor middelgrote maakbedrijven zijn deze oplossingen meestal te duur en te complex.

Vergeet ook de implementatiekosten niet. Consultancy, training, workshops en datamigratie – dit kan soms meer kosten dan de software zelf. Een goede implementatie bij een middelgroot bedrijf kan al gauw tussen de 1 en 5 ton kosten, afhankelijk van de complexiteit van je processen.

Het aantal gebruikers speelt ook een rol. Sommige pakketten worden veel duurder naarmate je meer gebruikers hebt. Andere hebben gunstige schaalvoordelen. Bereken daarom altijd wat je betaalt per gebruiker en hoe dit schaalt als je bedrijf groeit.

Let ook op verborgen kosten. Heb je extra modules nodig? Speciale koppelingen? Aangepaste rapportages? Al deze zaken kunnen je budget flink doen oplopen.

Wil je weten welke kosten je kan verwachten van een ERP-implementatie? In dit uitgebreide artikel hebben we uiteengezet waar je aan moet denken bij een ERP-implementatie.

Cloud of on-premise?

Dan heb je ook nog de keuze tussen cloud en on-premise. Bij cloud betaal je abonnementskosten, bij on-premise heb je eenmalige licentiekosten plus de kosten voor servers en beheer. Deze keuze heeft grote impact op je jaarlijkse IT-budget.

Naast eenmalige investeringen moet je rekening houden met terugkerende kosten. Denk aan licentiekosten (voor SaaS/Cloud vaak een abonnementsprijs per gebruiker per maand) en contracten voor onderhoud of support. Ook upgrades en periodieke vernieuwingen zijn kostenposten: zonder duidelijke afspraken in het contract kunnen updates of uitbreidingen onverwachts hoge kosten veroorzaken.

Weten waar je op moet letten bij de keuze tussen cloud en on-premise? Lees hier over de verschillen tussen beide modellen.

Functionaliteit en integratie

Als CFO wil je natuurlijk dat je ERP-systeem goed integreert met je bestaande financiële processen. Maar hier moet je slim over nadenken – dubbel werk wil je voorkomen.

Koppeling met je bestaande financiële pakket

De meeste bedrijven hebben al een financieel pakket zoals Exact of VismaNet. Dit pakket is uitstekend in financiële zaken: betalingen, aanmaningen, debiteuren, crediteuren. Waarom zou je dit opnieuw gaan bouwen in je ERP?

Verstandiger is dan om een goede integratie te maken tussen je ERP en je financiële pakket. Je ERP genereert facturen, deze gaan automatisch naar je financiële systeem. Geen handmatig overtypen, geen fouten, geen dubbel werk.

Maar er is ook informatie die terug moet komen. Voor kredietlimietbeheer moet je ERP weten of facturen betaald zijn. Anders kun je klanten niet correct beoordelen op hun kredietwaardigheid. Deze tweewegskoppeling is cruciaal voor je bedrijfsvoering.

Voor maakbedrijven zijn er specifieke functionaliteiten die belangrijk zijn. De voor- en nacalculatie gebeurt vaak in het ERP. Hier heb je immers alle artikelinformatie. Denk ook aan zaken zoals kostprijzen, stuklijsten en werkbonnen. Voorraadbeheersing is ook een ERP-taak. Je weet wat je inkoopt, wat je maakt, wat je verkoopt. Dit geeft je een compleet voorraadplaatje dat je financiële pakket niet kan bieden.

Rapportage en BI

Moderne ERP-systemen bieden vaak ingebouwde rapportagemogelijkheden of dashboards. Je wilt weten of er standaard financiële rapportages aanwezig zijn (winst- & verlies, balansen, budgetvergelijkingen) en of het eenvoudig is om managementrapporten te maken. Bij voorkeur levert het ERP data aan een BI-tool (bijv. Power BI) voor diepere analyses en prognoses.

Internationaal actief of multi-company?

Is jouw machinebouwbedrijf alleen in Nederland actief? Dan wordt je keuze een stuk eenvoudiger. Maar zodra je internationale ambities hebt of in meerdere landen actief bent, dan komen er andere eisen bij.

Internationale BTW- en invoerregels

Lever je over de grens, bijvoorbeeld van je fabriek in Nederland naar je klant in Duitsland? Dan krijg je te maken met andere btw-regels. Buiten de EU kom je invoerrechten en buitenlandse belastingen tegen.

Niet elk ERP-systeem kan daar goed mee omgaan. Een goed internationaal ERP herkent in welk land de klant zit en past de juiste btw-regels toe. Ook belastingen zoals GST (bijvoorbeeld in Canada of Australië) of Amerikaanse sales tax moeten ondersteund worden als je daar zakendoet.

Let dus goed op of het systeem meegroeit met je internationale ambities – anders regel je straks nog alles handmatig in Excel.

Ondersteuning voor meerdere valuta

Doe je buiten de eurozone zaken, dan wil je eenvoudig factureren in de juiste munteenheid. Je klant betaalt bijvoorbeeld in dollars, maar jij wil in je boekhouding precies zien wat dat in euro’s betekent.

Daar komt best wat bij kijken. Denk aan wisselkoersen die elke dag veranderen. Je wilt voorkomen dat je winstmarge verdampt door een koersschommeling die je over het hoofd ziet.

Een goed ERP-systeem doet dit automatisch voor je:

• Het rekent bedragen om op basis van de actuele wisselkoers
• Het laat omzet, kosten en voorraadwaarde zien in zowel euro als dollar
• En het zorgt dat je rapportages kloppen, zonder dat je alles zelf moet omrekenen

Zeker als je administratie in meerdere valuta moet worden gevoerd (bijvoorbeeld per vestiging of land), is dit geen luxe maar noodzaak.

Betrouwbaarheid en controle

Als CFO wil je dat je cijfers kloppen. Betrouwbaarheid is daarom cruciaal bij je ERP-keuze. Fouten in je systeem kunnen leiden tot verkeerde beslissingen en compliance-problemen.

Handmatige processen zijn een grote risicofactor. Als je medewerkers constant gegevens moeten overtypen tussen systemen, ontstaan er fouten. Automatisering en goede koppelingen helpen dit voorkomen.

Real-time inzicht is belangrijk voor je rapportages. Je wilt niet pas een dag later weten wat je omzet is. De meeste moderne koppelingen werken near real-time – gegevens worden ‘s nachts verwerkt, zodat je de volgende ochtend actuele cijfers hebt.

Denk ook aan back-ups en disaster recovery. Wat gebeurt er als je systeem uitvalt? Heb je voldoende back-ups? Kun je snel weer operationeel zijn? Dit zijn vragen die je stelt aan je ERP-leverancier.

Gebruikersrechten en autorisaties zijn ook belangrijk. Niet elke medewerker hoeft alle gegevens te zien. Je ERP moet goede rollenmodellen ondersteunen zodat mensen alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben.

Geschiktheid voor de maakindustrie

Maakbedrijven hebben specifieke eisen waar algemene ERP-pakketten niet altijd goed mee omgaan. Hier moet je goed naar kijken als CFO.

Stuklijstbeheer is cruciaal. Je hebt technische tekeningen die omgezet moeten worden naar productielijsten. Sommige ERP-pakketten, zoals Starcode, automatiseren dit proces. Dat scheelt veel handmatig werk en voorkomt fouten.

Productieplanningsmodules zijn ook belangrijk. Je wilt weten wanneer orders klaar zijn, welke materialen je nodig hebt, en hoe je capaciteit verdeeld is. Niet elk financieel pakket kan dit.

Project- en orderadministratie op meerdere niveaus helpt bij overzicht. Je hebt projecten, daaronder orders, daaronder werkbonnen. Op elk niveau wil je voor- en nacalculatie kunnen doen om je winstgevendheid te bewaken.

Koppeling met CAD-systemen kan veel tijd besparen. In plaats van dat iemand handmatig een tekening omzet naar een productlijst, doet het systeem dit automatisch. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.

Privacy en compliance

Privacy wordt steeds belangrijker, ook voor ERP-systemen. Als CFO moet je hier rekening mee houden bij je keuze.

Persoonsgegevens zoals namen, telefoonnummers en e-mailadressen moeten zorgvuldig behandeld worden. Niet alle gegevens hoeven in je ERP-systeem. Bankgegevens kun je bijvoorbeeld beter in je financiële pakket houden.

Functiescheiding is belangrijk. Salarisgegevens horen bijvoorbeeld in je HR-systeem, maar zijn niet nodig in je EPR. Je ERP heeft wel kostprijzen van medewerkers nodig voor calculaties, maar niet hun exacte salaris.

Denk ook aan audit trails. Wie heeft wanneer wat gewijzigd? Dit is belangrijk voor je accountant en voor compliance. Zorg dat je ERP-systeem goede logging heeft.

GDPR-compliance wordt steeds belangrijker. Je leverancier moet kunnen aantonen dat het systeem voldoet aan privacywetgeving. Dit geldt vooral als je klant- of leveranciergegevens opslaat.

Toekomstbestendigheid

Je ERP-systeem ga je waarschijnlijk jaren gebruiken. Daarom moet je kijken of het toekomstbestendig is.

Cloud vs. on-premise

Cloud versus on-premise is een belangrijke keuze. Cloud-systemen krijgen automatisch updates en nieuwe functionaliteit. Bij on-premise moet je zelf zorgen voor updates en onderhoud.

Veel moderne ERP-leveranciers richten hun innovatie in eerste instantie op de cloudversies. Cloud-ERP ontvangt regelmatige updates met nieuwe functies (denk aan verbeterde rapportages, AI-integraties, mobiele apps) zonder extra werk bij de klant. Zo krijg je automatisch updates waarmee je kan groeien.

Koppelingen en integraties

Een toekomstbestendig ERP is modulair en open voor integraties. Bijvoorbeeld een platform met een API-first aanpak of een low-code engine (om eigen apps te bouwen) is een pluspunt. Dit maakt het eenvoudiger om nieuwe tools (denk IoT, AI, mobiele apps) te koppelen.

API-koppelingen worden ook steeds belangrijker. Je wilt dat je ERP gemakkelijk kan koppelen met andere systemen. Denk aan e-commerce platforms, CRM-systemen, of nieuwe technologieën zoals AI.

Mobiele toegang wordt standaard. Je medewerkers willen gegevens kunnen raadplegen op hun telefoon of tablet. Zorg dat je ERP-systeem hierop ingesteld is.

Automatisering gaat een steeds grotere rol spelen. Factuurscanning, AI-ondersteunde planning, geautomatiseerde bestellingen – dit soort functionaliteit kan je veel tijd en geld besparen.

Wat zijn de volgende stappen bij je ERP keuze?

Nu je weet waar je op moet letten, hoe pak je de ERP-selectie praktisch aan?

1. Start met het in kaart brengen van je huidige processen. Waar loop je nu tegenaan? Wat moet beter? Welke functionaliteit mis je? Dit helpt bij het opstellen van je eisenlijst.
2. Betrek je accountant bij het proces. Veel accountants hebben ervaring met verschillende ERP-pakketten en kunnen advies geven over welke systemen goed aansluiten op je financiële processen.
3. Maak een shortlist van 3 tot 5 pakketten die het beste bij je eisen passen. Vraag demo’s aan en laat ze een case uitwerken die relevant is voor jouw bedrijf.
4. Vraag gedetailleerde offertes op. Niet alleen de licentiekosten, maar ook implementatie, training, en onderhoud. Zo kun je de werkelijke kosten vergelijken.
5. Praat met referentieklanten. Zij kunnen je vertellen hoe het systeem in de praktijk werkt en waar je tegenaan kunt lopen.

Maak de juiste keuze

Een ERP-keuze is een belangrijke beslissing die je bedrijf jarenlang beïnvloedt. Door goed naar budget, functionaliteit, betrouwbaarheid en toekomstbestendigheid te kijken, maak je een keuze waar je later geen spijt van krijgt. Vergeet niet dat een ERP-systeem geen op zichzelf staande oplossing is – het moet naadloos integreren met je bestaande processen en systemen om optimaal te functioneren.

Als CFO van een maakbedrijf sta je voor de uitdaging om een systeem te kiezen dat niet alleen vandaag werkt, maar ook meegroeit met je bedrijf. Door de juiste vragen te stellen en een grondige analyse te maken van je behoeften, leg je de basis voor een succesvolle implementatie.

Bij Starcode helpen we MKB-maakbedrijven al jaren bij het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen met ERP-oplossingen. We begrijpen de uitdagingen waar je als CFO voor staat en kunnen je helpen bij het maken van de juiste keuze voor jouw specifieke situatie.