Stel je voor: je bent een salesmedewerker bij een machinebouwer. Een belangrijke klant belt met een dringende vraag over een aangepaste machine. Je weet dat een snelle, correcte offerte het verschil kan maken tussen een mooie order en een gemiste kans. Maar wat gebeurt er? Je moet eerst engineering bellen om te checken of het technisch kan, daarna planning voor de levertijd, en vervolgens zelf alles handmatig uitrekenen in Excel. Drie dagen later heb je eindelijk een offerte – maar de klant heeft inmiddels al een concurrent gekozen.

Herken je dit gevoel van frustratie? Je bent niet alleen. Sales teams in maakbedrijven worstelen dagelijks met vergelijkbare uitdagingen. Het goede nieuws? Deze problemen zijn op te lossen, en veel bedrijven hebben al de weg naar efficiëntere verkoop gevonden.

In dit artikel ontdek je de vier grootste pijnpunten waar sales mee kampt, waarom ze ontstaan, en hoe een goed ERP-systeem je team kan helpen om weer te focussen op waar ze het beste in zijn: klanten helpen en deals sluiten.

1. Geen inzicht in werkelijke kosten van machines

Voor veel machinebouwers is het moeilijk om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van een machine. Hoeveel tijd kost het aan engineering, hoeveel bewerkingen zijn er nodig en wat zijn nu de juiste materiaalkosten? Er is wel kennis en ervaring uit het verleden – maar het is heel moeilijk om het grijze gebied kleiner te maken.

Het probleem? Dat zit ‘m voornamelijk in de complexiteit. Als machinebouwer maak je complexe machines die grondige engineering en veel bewerkingsstappen vergen. Eigenlijk zou je de machine al moeten uittekenen om iets definitiefs te zeggen over de totale kosten.

Veel bedrijven werken daarom met inschattingen gebaseerd op eerdere projecten. Maar dat kan gevaarlijk zijn als je achteraf niet goed genoeg controleert of die inschattingen kloppen. Hierdoor ontstaat een ‘stapelfout’: je gaat uit van de voorcalculatie van je eerdere machines. Als engineering en bewerkingen dan tóch langer duren, loop je jouw marge mis. En omdat er geen goede nacalculatie plaatsvindt, ontdek je die fouten ook niet.

Dit wordt extra problematisch omdat sales eigenlijk heel simpel wil weten: “Wat zijn de kosten, wat is de marge, en hoeveel korting mag ik maximaal geven?” Maar zonder inzicht in de werkelijke kosten kun je die vragen niet beantwoorden.

Daar komt bij: je marges staan steeds meer onder druk door stijgende materiaalkosten, schaarste op de arbeidsmarkt en klanten die meer verwachten voor minder. Als je dan werkt met grove inschattingen in plaats van actuele data, zit je als verkoper in een wankele positie. Je weet eigenlijk niet wat je verkoopt – en dat maakt het lastig om met vertrouwen te onderhandelen.

Hoe helpt Starcode ERP?

Het doel is niet om het grijze gebied helemaal weg te nemen – dat is bij complexe maatwerkmachines niet realistisch – maar om het risico steeds kleiner te maken en meer grip te krijgen op je werkelijke kosten en marges.

Het begint met het krijgen van meer inzicht. Dat kan deels met software, maar het vraagt ook om scherpere processen: blijven bijhouden hoeveel het kost om je machines te maken. Starcode ERP geeft je verschillende tools om hier meer inzicht in te krijgen.

Budgetregels

Budgetregels in Starcode ERP helpen maakbedrijven om al in een vroege fase van een project een realistische inschatting te maken van kosten en uren, nog vóórdat engineering is gestart of stuklijsten zijn uitgewerkt.

Je koppelt deze regels aan zogeheten producttypes. Dat zijn overkoepelende categorieën van je producten, bijvoorbeeld palletizers. Per producttype definieer je hoeveel uur je verwacht aan engineering, assemblage en wat je aan materiaal denkt nodig te hebben. Dit maakt het mogelijk om offertes op te stellen op basis van grove schattingen, terwijl je intern toch kunt plannen en reserveren, bijvoorbeeld: “ik verwacht 500 uur engineering en €100.000 aan materiaal.” Die inschatting gebruik je ook om leverdata richting klanten onder voorbehoud te garanderen.

Tijdsregistratie

In de Shop Floor-applicatie van Starcode ERP kunnen productiemedewerkers eenvoudig hun tijd registreren hoe lang ze bezig zijn met een bepaalde bewerkingsactie. Denk aan het frezen van een plaat, of het assembleren van verschillende onderdelen. Met die data krijg je steeds meer inzicht in de bewerkingstijden.

Prijssjablonen

Lever je als machinebouwer aan het buitenland? Dan heb je te maken met terugkerende kosten zoals:

• Transport
• Douanekosten
• Verzekering
• Wisselkoersen

Vaak kost het tijd om dit allemaal boven water te krijgen. In Starcode ERP maak je zelf handige sjablonen waarin je deze regels verwerkt: prijssjablonen. Zo ben je niet meer afhankelijke van die ene persoon in je maakbedrijf die bijvoorbeeld alles weet van exporteren naar Amerika.

Je stelt één keer in hoe de prijs van een bepaald type product wordt opgebouwd. Deze sjablonen kun je bijvoorbeeld per productgroep en per land aanpassen. Je geeft per factor aan wat de opslag is – bijvoorbeeld voor transport, douane, verzekering en bewerkingen. 

Door deze sjablonen krijg je al meer grip op alle individuele kostenposten binnen de voorcalculatie van je machine. Je kunt per bucket de actuele waarden bijhouden – de dollarkoers updaten, transportkosten aanpassen – waardoor je sjabloon meegroeit met de tijd.

Wil je weten hoe je prijssjablonen inzet om automatisch verschillende prijzen per klant of land te berekenen? Lees dan hier hoe je dat instelt in Starcode ERP.

2. Onhaalbare aanbiedingen doen

Je hebt het vast eens meegemaakt: een klant is enthousiast, zegt “ja” tegen jouw offerte… en dan blijkt achteraf dat de beloofde levertijd niet realistisch is. Of dat de machine technisch wel haalbaar is, maar meer engineering kost dan je in eerste instantie verwacht. Dat is frustrerend voor de klant, maar zeker ook voor jouw collega’s op engineering.

Hoe komt dit? Bij maakbedrijven is het uitwerken van een machine zo complex dat je praktisch gezien niet een 100% kloppende offerte kunt maken zonder daadwerkelijk al bezig te zijn met het engineeringswerk. Anders ben je al bezig met het schetswerk – en dus met de opdracht zelf voordat je begint.

Een offerte heeft daarom altijd een bepaalde mate van onzekerheid – het is niet zwart-wit, maar een grijs gebied. En in dat grijze gebied maak je de beste inschatting die je kunt. Soms blijkt die inschatting niet te kloppen, en dan is het technisch niet haalbaar.

Maar wat technisch niet haalbaar is bij de meeste machinebouwers vaak meer economisch niet haalbaar. Je kunt het prima uittekenen, maar de klant heeft opdracht gegeven om een machine te kopen van één ton, en halverwege het traject kom je erachter dat het anderhalve ton om te realiseren.

Dit ligt niet aan onwil, maar omdat het simpelweg lastig is in te schatten hoe duur een machine is die je nog nooit hebt gemaakt. Ook spelen er verschillende belangen tussen verschillende afdelingen. Voor sales is het belangrijk om deals te sluiten en klanten tevreden te maken. Engineering wil vooral een maakbare, elegante oplossing.

Hoe helpt Starcode ERP?

Het probleem? Hoe meer maatwerk je maakt, hoe lastiger het is om een goede inschatting te maken. Toch is het ook mogelijk om meer inzicht te krijgen voor machinebouwers die voornamelijk klantordergericht werken. Want vaak bestaan je machines uit meer standaardonderdelen dan je denkt.  En door juist die standaardonderdelen beter in kaart te brengen, kan je een steeds betere inschatting maken van je kosten.

Met Starcode ERP wordt het mogelijk om je engineeringsaanpak stap voor stap op te schuiven van ETO (Engineering to Order) naar CTO (Configure To Order). Je behoudt de mogelijkheid om klantwensen door te voeren, maar standaardiseert waar dat kan. Denk aan het gebruik van modulaire stuklijsten en herbruikbare subassemblies.

Bepaal daarom wat je standaard kan maken en wat écht maatwerk is:

• Hoeveel machines zouden ook standaardmachines kunnen worden?
• En als het standaardmachines zijn: uit welke onderdelen bestaan die?
• Hoeveel tijd kost het om die onderdelen te engineeren? Hoe lang duren de bewerkingsstappen? Wat zijn de materiaalkosten en wat is de levertijd van het materiaal?

Op de standaardmodules kan de afdeling engineering een vragenlijst samenstellen om met subassemblies tot een complete machine te komen. Die vragenlijst kan jouw salesafdeling samen met de klant doorlopen in de handige ingebouwde productconfigurator in Starcode ERP.

Zo ontstaat er een eerste voorstel met standaardmaterialen, bewerkingen en opties. Deze vormt een goede basis voor engineering en inkoop. En jij? Als salesverantwoordelijke heb je meteen de basis voor je offerte.

Bijvoorbeeld: je maakt machines om dozen te stapelen op pallets. Dan helpt de configurator je bij het structureren van vragen als:

• Welk type dozen?
• Moet de invoer links of rechts?
• Welke wikkelaar hoort erbij?

Zo voorkom je dat sales onbedoeld iets belooft wat technisch niet haalbaar is, en bespaar je tijd bij engineering én klant.

3. Versnipperde informatie

Je werkt aan een offerte, maar je mist belangrijke informatie. Dit gaat verder dan alleen waar informatie staat – het gaat ook over bij wie je de informatie kunt vinden. Als sales moet je vaak allerlei lijntjes openmaken en collega’s in hun werk onderbreken om vragen te stellen als: “Wat was die levertijd ook alweer?” of “Heeft engineering dit onderdeel al eens eerder ontworpen?”

Informatie staat verspreid over Excel-bestanden, mailboxen en losse mappen. En als je pech hebt, moet je collega’s nabellen om iets te achterhalen wat eigenlijk allang in een systeem had moeten staan. Je moet bij inkoop zijn voor levertijden, bij engineering voor technische details, en bij werkvoorbereiding voor planning.

Je verliest kostbare tijd, maakt sneller fouten en het voelt alsof je constant het wiel opnieuw moet uitvinden.

Hoe helpt Starcode ERP?

In Starcode ERP werk je altijd vanuit één centrale bron. Offertes, klantwensen, stuklijsten, prijzen en levertijden – alles is op één plek terug te vinden. Zodra een offerte wordt aangemaakt, wordt deze gekoppeld aan het project, de klant en de geconfigureerde stuklijst. Je hoeft dus niet meer te zoeken in mappen of vragen naar oude e-mails.

Dankzij integratie met engineering, planning en inkoop heb je sneller inzicht in wat er al bekend is — mits je processen daarop zijn ingericht. Denk aan koppelingen met PDM of CAD voor engineeringdata. Zo werk je minder versnipperd en voorkom je dubbel werk.

Voor herhaalorders of vergelijkbare projecten kun je eenvoudig teruggrijpen op bestaande configuraties. De configurator helpt je dan om een eerdere klantoplossing te hergebruiken, aan te passen waar nodig, en razendsnel opnieuw een offerte op te stellen.

Zo werk je als salesafdeling niet langer met losse puzzelstukjes, maar met een compleet overzicht. Je werkt sneller, foutlozer en met meer vertrouwen richting je klant.

4. Offertes opstellen kosten tijd

Als je eenmaal alle informatie hebt, kost het je salesafdeling veel tijd om een mooie offerte op te maken. Je zoekt in eerdere offertes dat blokje tekst over de transportkosten. Hoeveel BTW rekenen we ook alweer? En waar staan de algemene voorwaarden die we in iedere offerte meesturen? Stiekem kost dit zoekwerk je uren per week. Dat moet makkelijker kunnen, denk je bij jezelf.

Hoe helpt Starcode ERP?

In de salesmodule van Starcode stel je eenvoudig een professionele offerte op. Je selecteert de klant, voegt geconfigureerde of bestaande artikelen toe. Deze vul je eventueel aan met tekstregels en kostenregels, bijvoorbeeld voor transport en installatie.

De offerte is bovendien gekoppeld aan de configurator. Dat betekent dat je de verkoopprijs, stuklijst en levertijd meeneemt op basis van de keuzes die jij samen met de klant maakt. Geen gedoe meer met handmatige Excel-berekeningen of het overtypen van data.

Verandert er iets in de keuze van de klant? Dan pas je de configuratie aan en maak je met het systeem een nieuwe offerte met bijgewerkte prijzen, opties en doorlooptijd. Zo houd je grip op het proces én voldoe je sneller aan de verwachting van de klant.

Je werkt met vaste templates in je eigen huisstijl, en dankzij de integratie met Outlook verstuur je de offerte direct – zonder extra knip- en plakwerk of switchen tussen programma’s.

Ontdek hier hoe je automatisch offertes stuurt met Starcode ERP

Meer grip op je salesproces met Starcode ERP

Het is frustrerend om te merken dat je als salesteam wordt afgeremd door versnipperde informatie, tijdrovende offertetrajecten en een gebrek aan technisch en financieel inzicht bij maatwerkvoorstellen. In veel maakbedrijven speelt dit nog dagelijks. Het kost je niet alleen tijd, maar ook frustratie, klantvertrouwen en soms zelfs de order zelf.

De pijnpunten die we in dit artikel hebben besproken – lange doorlooptijden bij offertes, het maken van onrealistische beloftes en het zoeken naar informatie over verschillende systemen – zijn herkenbaar voor veel maakbedrijven. Ze staan tussen jou en het sluiten van die belangrijke deals waar je elke dag hard voor werkt.

Starcode ERP helpt salesteams om beter samen te werken met engineering, inkoop en planning. Door informatie te bundelen, slimme sjablonen te gebruiken en terugkerende onderdelen te standaardiseren waar mogelijk, wordt jouw offerteproces overzichtelijker en betrouwbaarder.

En hoe verder je opschuift van een volledig ETO-proces naar een configureerbare CTO-aanpak, hoe beter je grip krijgt op kosten, levertijden en marges. Starcode ondersteunt die transitie stap voor stap – zonder dat je meteen afscheid hoeft te nemen van al je maatwerk.

Zo werk je als maakbedrijf niet alleen efficiënter, maar ook schaalbaarder. Je salesafdeling kan meer offertes aan, met minder fouten en minder afhankelijkheid van specifieke collega’s

Wil je ervaren hoe Starcode ERP jouw salesproces kan verbeteren? Plan dan een persoonlijke demonstratie in waarin we je laten zien hoe onze configurator en salesmodule precies werken voor jouw situatie. Zo ontdek je direct of onze oplossing past bij de uitdagingen van jouw bedrijf.