Je plant een order voor volgende week, maar ontdekt dat dat ene belangrijke onderdeel nog niet binnen is. Je verkoopteam belooft een klant een leverdatum, maar productie kan die onmogelijk halen. En je engineer heeft een project aangepast, maar inkoop koopt nog steeds de oude onderdelen in.

Herkenbaar? Dan voel je de pijn van versnipperde systemen en processen die niet op elkaar aansluiten. Je weet dat er ergens een betere manier moet zijn, maar tussen alle dagelijkse beslommeringen kom je er niet aan toe om echte verandering door te voeren.

Bij Starcode werken wij dagelijks met MKB-maakbedrijven die precies deze uitdagingen herkennen. Wij helpen ondernemers al jaren om de overstap te maken van versnipperde systemen naar een geïntegreerde ERP-oplossing die écht werkt voor hun bedrijf. Door onze jarenlange ervaring in de maakindustrie weten wij precies welke signalen aangeven dat jouw huidige systeem je tegenwerkt in plaats van helpt.

In dit artikel leer je de specifieke signalen herkennen waaraan je kunt zien dat jouw ERP-systeem of bedrijfssoftware niet meer voldoet. En wanneer dit aan jouw processen of juist de software ligt. Aan het eind van dit artikel weet je beter waar je staat en welke eerste stappen je kunt zetten richting meer grip en controle over je bedrijfsprocessen.

Waaraan merk je in je maakbedrijf dat je toe bent aan een nieuw ERP systeem?

De eerste signalen dat je toe bent aan een nieuw ERP zijn zelden technisch. Ze zijn organisatorisch, menselijk, en vaak enorm frustrerend. Je merkt: dit werkt niet meer. Maar waar zit dat dan precies in?

Handmatige en dubbele invoer

Je orders worden eerst in het CRM-systeem gezet, dan overgetypt in het ERP systeem, en vervolgens nog eens handmatig doorgegeven aan productie. Of het nu gaat om artikeldata, klantgegevens of levertijden – dezelfde informatie moet op meerdere plekken opnieuw worden ingevoerd. Dat kost tijd en verhoogt de kans op fouten.

Je herkent dit misschien aan situaties als:

• Een order die per ongeluk twee keer wordt ingevoerd, met verwarring bij productie als gevolg.
• Klantinformatie die in het ene systeem wél is bijgewerkt, maar in het andere niet.
• Calculaties die handmatig in Excel worden gemaakt, en daarna handmatig gekopieerd naar de offerte.
• Engineering die stuklijsten handmatig van CAD-software over moet typen naar het ERP-systeem.

Deze manier van werken is niet schaalbaar. Het slurpt tijd, frustreert je medewerkers en zorgt ervoor dat je als bedrijf kwetsbaar bent. Eén typefout of vergeten aanpassing kan grote gevolgen hebben: een verkeerde levering, foutieve kostprijsberekening of zelfs een gemiste deadline.

En het ergste? Je weet dat je mensen slimmer wil inzetten – maar hun tijd gaat op aan klikwerk en controles. Terwijl een goed geïntegreerd ERP-systeem dit soort taken moeiteloos automatiseert.

Er ontstaan software-eilanden

Het begint vaak klein. Een Excel-lijstje, verschillende Outlook-agenda’s, losse Microsoft Teams-groepen. Voordat je het weet, leven jouw afdelingen in verschillende werelden. Verkoop die niet kan zien of onderdelen op voorraad zijn. Engineering maakt tekeningen die niet beschikbaar zijn voor productie. En finance heeft geen inzicht in de materiaalkosten.

Dit leidt tot een situatie waarin niemand meer het volledige plaatje ziet. Je verkoopteam belooft levertijden die engineering niet kan waarmaken. Productie wacht op onderdelen die inkoop niet heeft besteld. En jij als ondernemer zit constant in overleggen om alle puzzelstukjes bij elkaar te krijgen.

Excel is fantastisch voor veel dingen. Maar als jouw bedrijfsvoering draait op tientallen Excel-bestanden die handmatig bijgewerkt moeten worden, dan heb je een probleem. Vooral als verschillende mensen verschillende versies hebben en niemand meer weet welke de juiste is.

Je bent continu aan het overleggen

Iedere week een ronde langs alle projectleiders om te vragen waar ze staan, omdat het systeem je niet vertelt wat de status is van je orders. Dit kost niet alleen tijd, het betekent ook dat je pas laat hoort als er problemen zijn.

Sales heeft orders binnen, maar weet engineering wel dat het om een aangepaste versie gaat? Heeft inkoop de juiste onderdelen besteld? En is er wel genoeg capaciteit op de freesbank?

Als je merkt dat je steeds meer tijd besteedt aan overleggen in plaats van aan productie, dan klopt er iets niet. Een goed ERP systeem zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele informatie.

Iedere keer het wiel opnieuw moeten uitvinden

Je engineers tekenen voor de zoveelste keer een onderstel. Of een frame. Of een staander. Terwijl je weet dat je dit al eens eerder hebt gemaakt. Maar omdat er geen goede bibliotheek is van bestaande onderdelen, begint iedereen steeds opnieuw. Dit is tijdrovend en het zorgt voor onnodige dubbele artikelen in je ERP.

Waaraan merk je aan de software dat je toe bent aan een nieuw ERP?

Soms zit het probleem niet in je processen, maar in de software zelf. Je merkt dat het systeem niet meer meegroeit met je bedrijf. Taken die bij andere bedrijven vanzelf gaan, kosten jou steeds meer tijd en omwegen. Waar moet je dan aan denken?

Je systeem is verouderd

Is je software aan vervanging toe? Sommige signalen zijn overduidelijk:

• Je zoekt een artikel op en het systeem blijft minutenlang hangen.
• Regelmatig crasht het programma
• Je krijgt foutmeldingen die niemand snapt

En als je hulp nodig hebt? Dan blijkt je softwareleverancier lastig bereikbaar. Of erger nog: de enige specialist die het systeem nog snapt, werkt er al niet meer. Ondertussen gaan je medewerkers zelf maar work-arounds zoeken via Excel of e-mail omdat het systeem niet meewerkt.

Maar er zijn ook subtielere signalen. Andere bedrijven kunnen orders plaatsen via een app, terwijl jij nog steeds alles handmatig moet invoeren. Concurrenten kunnen hun klanten real-time updates geven over hun bestelling, terwijl jij nog steeds moet bellen voor een update.

De ondersteuning voor je bedrijfssoftware stopt

Sommige ERP-systemen naderen simpelweg hun houdbaarheidsdatum. De leverancier stopt met updates en lost geen fouten meer op. Zo heeft Microsoft aangekondigd dat de ondersteuning voor Navision volledig stopt tussen 2025 en 2028. Dit is afhankelijk van welke versie je gebruikt.

Daarna kan je de software nog steeds gebruiken. Maar als er iets misgaat? Dan sta je er alleen voor. Geen patches, geen beveiligingsupdates, geen bugfixes. Dat betekent serieuze risico’s – zeker als je werkt met grote hoeveelheden data of complexe processen.

En zelfs als het systeem blijft draaien, werkt de rest van je IT-landschap wél door. Je loopt steeds vaker tegen compatibiliteitsproblemen aan en je andere IT-partners kunnen je minder goed helpen. Het systeem houdt je dan niet alleen stil, het zet je ook buitenspel.

Loopt jouw maakbedrijf op Navision? Lees hier meer over de impact van het uitfaseren van Navision.

Geen inzicht in je eigen data

Als je merkt dat je vaak denkt “die informatie zit ergens wel in het systeem, maar ik kan er niet bij”, dan is je ERP niet meer geschikt voor je bedrijf. Je mist grip op de status van orders, projecten, productie of voorraad.

Wat merk je daarvan in de praktijk?

• Je hebt geen grafisch overzicht van je productiecapaciteit en planning.
• Je kunt niet zien welke offertes uitstaan en wat de slagingskans is voor je forecast.
• Je hebt geen overzicht van geboekte uren, materiaalkosten en inkoop op projectniveau.

Geen koppelingen met veelgebruikte systemen

Oude ERP-pakketten missen vaak moderne API-koppelingen voor open communicatie met andere systemen. Het gevolg?

• Je CAD-systeem praat niet met je ERP: je engineers moeten handmatig stuklijsten overtypen in het ERP.
• Je HR-systeem verbindt niet met je ERP. Je moet handmatig roosterwijzigingen en vakanties doorvoeren in de capaciteitsplanning.

Dit is niet alleen veel werk, het is ook foutgevoelig omdat je handmatig gegevens aan het verwerken bent. Een geïntegreerde ERP-oplossing zoals Starcode kan dit voorkomen.

Geen mobiele of cloud-toegang

Als je alleen op kantoor via een trage VPN in je ERP kunt, dan merk je het vanzelf. Dit gaat niet meer werken. Voor moderne maakbedrijven is het belangrijk om altijd en overal bij belangrijke data te kunnen. Of je nu een Site Acceptance Test (SAT) uitvoert, op klantbezoek bent of gewoon even snel iets wil checken op je tablet op de werkplaats.

Zonder goede mobiele of cloudtoegang wordt alles omslachtiger. Je maakt notities op papier, belt collega’s om iets op te zoeken, of wacht tot je weer op kantoor bent om iets af te ronden. En ondertussen werkt je concurrent met real-time dashboards en directe toegang op locatie.

Een ERP-systeem dat alleen werkt op één vaste plek, past simpelweg niet meer bij hoe je bedrijf vandaag de dag functioneert.

Wat zijn de eerstvolgende stappen?

Misschien denk je na het lezen van deze signalen: ik herken me hierin – maar waar begin ik dan? Je voelt dat er iets moet veranderen, maar je wilt geen overhaaste beslissingen nemen. Hieronder zie je de stappen die jou helpen om gestructureerd richting verbetering te werken.

1. Bepaal waar de pijn precies ligt

Begin met helder te maken waar je pijnpunten zich bevinden. Waar zit de pijn precies? Denk aan:

• Applicatie: Werkt je huidige systeem technisch gezien naar behoren?
• Organisatie: Is er voldoende kennis en draagvlak voor digitalisering?
• Processen: Sluiten je werkwijzen nog aan op wat je nodig hebt?

Het is belangrijk om dit glashelder te krijgen. Want heb je geen grip op je processen? Dan gaat software dat niet voor je oplossen. En andersom: zonder goede software krijg je ook geen grip. Deze aspecten staan dus niet los van elkaar – maar het is belangrijk om eerst los van elkaar te kijken waar het probleem écht zit.

2. Bepaal wat je écht nodig hebt

Maak voor jezelf helder waar je nu staat op de drie vlakken: applicatie, organisatie en processen. Waar wil je naartoe en welke stappen ga je in welke volgorde zetten?

• Wil je bijvoorbeeld meer modulair gaan werken omdat je anders niet snel genoeg kunt leveren? Dan vraagt dat een aanpassing in je organisatie.
• Wil je meer inzicht in levertijden en een betere planning kunnen maken? Dan is dat met software op te lossen.

Door per onderdeel kritisch te kijken wat je echt nodig hebt, voorkom je dat je gaat sleutelen aan het verkeerde probleem.

3. Begin je zoektocht

Bekijk of je zelf in staat bent om het proces goed uit te werken en te bepalen waarop je leveranciers gaat vergelijken. Soms kan het helpen om een interne business analist aan te stellen voor het uitwerken van je processen.

Een aantal tips voor deze fase:

• Stel een eisenpakket op. Maak een overzicht van must-haves en nice-to-haves. Denk aan koppelingen met bestaande systemen, ondersteuning voor projectmatig werken, gebruiksgemak op de werkvloer, of modulaire uitbreidbaarheid.
• Bepaal waarop je wilt vergelijken. Wil je vooral inzicht in kostenstructuur? Onderhoud? Gebruiksvriendelijkheid? Bepaal de beoordelingscriteria vóór je leveranciers spreekt.
• Verzamel intern input. Betrek collega’s uit productie, engineering en verkoop. Waar lopen zij in de praktijk tegenaan? Wat vinden zij belangrijk?
• Vraag demo’s aan. Ga in gesprek met meerdere aanbieders en laat je systeem zien in een demo die aansluit op jullie werkwijze. Vraag door. Hoe lost deze leverancier jouw specifieke knelpunten op?
• Let op de klik. Je gaat een langdurige samenwerking aan. Past de leverancier qua cultuur en communicatie bij jouw organisatie? Wordt er meegedacht of alleen gepusht?

Deze fase hoeft geen maanden te duren, maar het is wél belangrijk dat je hierin gestructureerd te werk gaat. Je legt hiermee de basis voor een succesvolle implementatie.

4. Zorg voor draagvlak, maar blijf pragmatisch

Houd er rekening mee dat er nooit één persoon beslist over een ERP-keuze – het is altijd een groepsproces. Zorg dat je draagvlak creëert voor aanpassingen in je manier van werken. Neem bijvoorbeeld je engineering, productie en magazijnmedewerkers mee in belangrijke beslissingen. Zij weten precies waar de pijn zit: van het picken van materialen uit voorraad tot het registreren van uren op projecten.

Let er tegelijkertijd op dat je niet te veel waarde hecht aan het oordeel van mensen die vasthouden aan oude werkwijzen. Dat betekent ook weer niet dat je het systeem erdoorheen moet drukken zonder enig draagvlak. Het gaat erom dat je mensen meeneemt in het laten zien hoe digitale processen beter kunnen werken, zonder vast te houden aan “we hebben het altijd al zo gedaan.”

Jouw weg naar meer grip en controle

Een ERP-systeem dat meer hindert dan helpt kost je tijd, geld en klanten. Door de signalen in dit artikel te herkennen, kun je tijdig ingrijpen voordat frustratie overgaat in gemiste kansen. Want als je eindeloos overlegt in plaats van produceert, is dat een duidelijk teken dat je digitale infrastructuur je tegenwerkt.

We begrijpen dat de stap naar een nieuw ERP-systeem overweldigend kan voelen. Bij Starcode helpen we MKB maakbedrijven al jaren om deze transitie succesvol te maken. We weten hoe belangrijk het is om een systeem te vinden dat echt past bij jouw manier van werken, in plaats van andersom.

Pak vandaag nog een vel papier en schrijf op welke signalen je herkent in jouw bedrijf. Begin met de grootste pijnpunt en werk van daaruit verder.

Twijfel je nog of het écht tijd is voor iets nieuws? Doe dan de gratis ERP-zelfcheck en ontdek in 5 minuten hoe jouw maakbedrijf ervoor staat. Je krijgt direct praktisch inzicht in je situatie en concrete tips om verder te komen.