Je bent directeur van een machinebouwbedrijf en elke dag voel je de frustratie. Je medewerkers zitten constant in Excel te rekenen, rapporten duren een eeuwigheid om te genereren en jouw productiegegevens zijn nooit actueel. Je bent niet de enige – veel ondernemers in de maakindustrie worstelen met dezelfde vraag: wanneer is het tijd om dat oude ERP-systeem eindelijk de deur uit te doen?

Je weet dat je systeem niet meer voldoet, maar een nieuwe ERP implementeren voelt als een berg die je moet beklimmen. Ondertussen groeit de stapel problemen elke dag. Je bent bang voor de kosten, de tijd die het kost en de chaos die het mogelijk veroorzaakt. Die angst is begrijpelijk – je hebt een bedrijf te runnen en kunt je geen misstappen veroorloven.

In dit artikel leer je precies herkennen wanneer dat moment is aangebroken en wat je riskeert als je te lang wacht. Na het lezen van dit artikel weet je exact welke signalen aangeven dat jouw ERP-systeem toe is aan vervanging, welke risico’s je loopt door te lang te wachten, en welke concrete stappen je kunt nemen om de overgang succesvol te maken.

Hoe herken je een verouderd ERP-systeem?

In de praktijk komen vaak dezelfde problemen aan het licht als het ERP-systeem verouderd dreigt te raken. Enkele herkenbare signalen zijn:

End-of-life: wanneer de stekker eruit gaat

Software heeft een levenscyclus, net als de machines in jouw fabriek. Verklaart een leverancier de software ‘end-of-life’? Dan stopt alle ondersteuning. Geen updates meer, geen beveiligingspatches, geen nieuwe functionaliteiten.

Dit is een sluimerend probleem. Want je kan nú nog in je software werken. Totdat er iets fout gaat. Bijvoorbeeld wanneer het programma continu crasht, of als er orders niet goed meer worden verwerkt. Heb je dit soort problemen? Dan moet je deze laten oplossen via dure externe experts of mogelijk met gevaarlijke ‘quick fixes’ die meer kapot maken dan ze repareren.

Wat zijn typische verouderde systemen?

• Microsoft Dynamics NAV (Navision). Veel maakbedrijven draaien nog op NAV, soms zelfs op versies van meer dan tien jaar oud. De ondersteuning hiervan loopt af tussen 2025 en 2028 – afhankelijk van jouw versie. Daarna ben je op jezelf aangewezen.
• SAP R/3 en SAP ECC. Jarenlang een vertrouwde keuze, maar ook SAP laat deze systemen los. Vanaf 2027 stopt alle ondersteuning. Doorwerken is dan alleen nog mogelijk met veel maatwerk en risico’s.
• Exact Globe. Vooral de oudere versies van Exact worden niet meer ondersteund en zijn technisch verouderd.
• Oracle E-Business Suite (oudere versies). Updates blijven uit, koppelingen worden lastig en integratie met nieuwe tools wordt steeds complexer.

Gebruikt jouw maakbedrijf Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision)? Ontdek hier wat je kan doen.

Er ontstaan workarounds met Excel

Exporteer je dagelijks data uit jouw ERP om het daarna in Excel te bewerken? Dan heb je een groot probleem. Als jouw systeem niet de inzichten levert die je nodig hebt, compenseren jouw medewerkers dit door handmatige spreadsheets te maken.

Stel je voor: je verkoopmanager maakt elke maandagochtend een Excel-overzicht van de openstaande offertes. Tegen de tijd dat hij klaar is, zijn er alweer drie nieuwe aanvragen binnen en hebben andere verkoopmedewerkers twee deals gesloten. Die informatie staat nergens, want zijn Excel kan het niet bijbenen.

Trage processen

Duurt het minuten voordat een rapport geladen is? Moeten jouw medewerkers wachten op updates voordat ze verder kunnen werken? Die vertragingen lijken misschien klein, maar ze stapelen zich op. Een paar seconden hier, een halve minuut daar – voor je het weet kost dit jouw bedrijf duizenden euro’s per jaar aan verloren productiviteit.

Een traag systeem lijkt misschien onschuldig. Tot je uitrekent wat het je kost. Stel: jouw inkoper wacht 5 minuten per keer tot het inkoopscherm geladen is. En dat gebeurt 10 keer per dag. Dan ben je aan het eind van de week zomaar 4 uur kwijt — alleen al aan wachten.

Problemen met integraties en koppelingen

Jouw ERP werkt niet samen met jouw CRM, je moet gegevens handmatig overtypen tussen systemen, en koppelingen werken slechts beperkt. Dit zorgt voor versnipperde informatie en veel frustratie bij jouw team. Als jouw IT-afdeling meer tijd besteedt aan het repareren van koppelingen dan aan innovatie, dan heb je een probleem.

Oude ERP-pakketten missen vaak moderne API-koppelingen voor open communicatie met andere systemen. Het gevolg?

• Je CAD-systeem praat niet met je ERP: stuklijsten moet je handmatig overtypen in het ERP.
• Je HR-systeem verbindt niet met je ERP. Je moet handmatig roosterwijzigingen en vakanties doorvoeren in de capaciteitsplanning.

Geen mobiele of cloud-toegang

Moet je eerst via een trage VPN inloggen voordat je iets kunt inzien in je ERP? Dan weet je hoe frustrerend dat is. In de praktijk betekent dit: alleen toegang op kantoor — en nergens anders. Terwijl je juist onderweg of op locatie snel iets wilt kunnen checken of vastleggen.

Of je nu een Site Acceptance Test uitvoert, bij een klant zit of op de werkvloer iets wilt nalopen: je wilt direct bij je data kunnen. Niet wachten, niet bellen, niet opschrijven op een kladblaadje.

Wat zijn de gevolgen van een verouderd ERP?

Je hebt nu alles gelezen over de symptomen van oude systemen. Maar wat zijn de risico’s als je blijft werken in een verouderd systeem?

Beveiligingsrisico’s

Zonder beveiligingsupdates laat je de digitale achterdeur openstaan. Cybercriminelen weten dat veel maakbedrijven nog met oude systemen werken – en maken daar graag misbruik van. In 2021 was bijna een kwart van alle cyberaanvallen gericht op de maakindustrie, met name in Europa. Waarom? Omdat een stilgevallen fabriek direct geld kost.

Verouderde systemen zijn een goudmijn voor cybercriminelen. Zonder updates en beveiligingspatches ben je een makkelijk doelwit voor ransomware en hacks. Een succesvol cyberincident kan miljoenen kosten – niet alleen aan herstelwerkzaamheden, maar ook aan boetes en reputatieschade.

Denk aan het WannaCry-ransomware incident in 2017. Organisaties met verouderde Windows-systemen werden massaal getroffen omdat ze geen beveiligingspatches hadden geïnstalleerd. Een datalek door jouw verouderde ERP kan het voortbestaan van jouw bedrijf in gevaar brengen.

Handmatig werk en fouten

Oude ERP-systemen zijn zelden nog het enige systeem waar je mee werkt. Excel neemt het over. Medewerkers bouwen eigen lijstjes, noteren handmatig, bellen collega’s voor info. Elke keer weer kopiëren, plakken, controleren. Wat eerst tien minuten duurde, kost nu een halve ochtend. De centrale waarheid verdwijnt, en fouten sluipen erin.

Data staat overal en nergens: in je ERP, op persoonlijke schijven en in gedeelde mappen. Je weet niet meer wat de waarheid is, en beslissingen worden genomen op basis van verouderde of incomplete informatie.

Het gevolg? Roosterwijzigingen komen niet door in je planning, stuklijstrevisies worden niet doorgegeven aan productie, en je CRM weet niet dat er al een offerte is uitgebracht. Hierdoor ontstaan misverstanden, dubbele handelingen en frustratie tussen afdelingen.

Onderhoudskosten lopen op

Naarmate jouw ERP veroudert, worden experts die het kunnen onderhouden steeds schaarser en duurder. Jouw IT-afdeling wordt gedwongen om steeds meer tijd te besteden aan het in de lucht houden van oude systemen, terwijl ze eigenlijk zouden moeten innoveren.

Concurrenten lopen je voorbij

Terwijl jij vasthoudt aan verouderde werkwijzen, stappen jouw concurrenten over op moderne cloud-ERP systemen met AI-ondersteuning en geavanceerde automatisering. Zij kunnen sneller reageren op klantvragen, efficiënter produceren en betere service leveren. Jij blijft achter met een systeem dat je remt in plaats van helpt.

Software houdt je tegen

Je processen veranderen – en je software kan niet meer volgen. Wat eerst werkte, begint te wringen. Je kunt geen nieuwe werkwijzen ondersteunen, loopt tegen beperkingen aan in je planning, rapportage of service. En dat leidt tot steeds meer workaround-gedrag: Excel-lapmiddelen, dubbele invoer of extra handwerk. Het systeem houdt je tegen, in plaats van dat het je helpt vooruit te komen.

Wat weerhoudt ondernemers om over te stappen naar nieuwe software?

Ondanks alle problemen kiezen veel bedrijven ervoor om niets te doen. De “never change a running system”-mentaliteit is sterk. Uit onderzoek blijkt dat 40% vooral schrikt van de kosten van een ERP-migratie, en 24% geeft aan dat de capaciteit en focus binnen de organisatie ontbreken.

Veelgehoorde bezwaren zijn:

• Negatieve ervaringen uit het verleden – Een ERP-implementatie kan een ingrijpende gebeurtenis zijn.  Veel projecten lopen uit in tijd en budget. En dan is het nog maar de vraag wat het oplevert. Daarom is het goed mogelijk dat maakbedrijven ‘koudwatervrees’ hebben.
• Bang voor verkeerde keuze in implementatiepartner – Het is belangrijk dat je een partner kiest die jouw branche kent. Anders krijg je een ERP-systeem dat niet goed genoeg aansluit op je  bedrijfsprocessen.
• “Implementatie legt te veel druk op de organisatie” – Een ERP-verandering kost inderdaad tijd en aandacht. Het kan een impact hebben op de operatie van je maakbedrijf. Daarom is het belangrijk om dit proces goed te voorbereiden.

Een ERP-migratie is niet zomaar een IT-project. Het is een organisatieverandering. Met de juiste aanpak kun je veel risico’s indammen. Dat doe je met een goede planning, fasering en betrokkenheid van medewerkers.

Lees hier hoe je de juiste keuze maakt tussen een Big Bang-implementatie of een gefaseerde aanpak.

Wat zijn je volgende stappen?

Je bent eruit: je huidige bedrijfssoftware is verouderd en aan vervanging toe. Maar hoe ga je verder?

1. Betrek een multidisciplinair team

Stel een projectteam samen met mensen uit directie, IT, financiën, productie en sales. Ontwikkel samen een visie op de toekomstige proces- en informatiestructuur. Leg vast welke capaciteiten je straks nodig hebt: cloud-hosting, mobiele toegang, integratie met andere systemen.

Lees hier meer over het samenstellen van het projectteam

2. Analyseer jouw huidige processen

Breng alle bedrijfsprocessen in kaart en noteer waar jouw organisatie uniek is in de markt. Beschrijf vervolgens wat het nieuwe systeem moet kunnen en waar het aan moet voldoen. Een zorgvuldig opgesteld Programma van Eisen is essentieel voor het evalueren van leveranciers.

Het aanstellen van een interne business analist kan je hierbij helpen. Lees hier meer over de rol van een business analist in een ERP implementatie.

3. Vraag demo’s aan bij leveranciers

Zoek ERP-aanbieders met ervaring in de maakindustrie. Nodig minimaal drie leveranciers uit om hun oplossing te demonstreren aan de hand van jouw eisen en een praktijkcase uit jouw bedrijf. Beoordeel niet alleen functionaliteit, maar ook gebruikersvriendelijkheid, supportmodel en prijs.

Neem vandaag de eerste stap

Je ERP-systeem migreert naar een moderne oplossing hoeft niet meer die angstige berg te zijn die je vreest. Door de signalen van veroudering vroegtijdig te herkennen – van end-of-life software tot Excel-workarounds – kun je de stap zetten voordat het te laat is. Elk dag dat je wacht, kost je geld, efficiency en concurrentievoordeel.

Als ondernemers in de maakindustrie staan jullie voor de uitdaging om je bedrijf toekomstbestendig te maken. Een verouderd ERP-systeem houdt je alleen maar tegen in die missie. De vraag is niet of je moet upgraden, maar wanneer je begint met de transitie naar software die je bedrijf écht ondersteunt.

Bij Starcode begeleiden wij al jaren maakbedrijven bij hun ERP-migratie en zien we steeds weer hoe transformerend de juiste software kan zijn. Onze ervaring in de maakindustrie helpt ons om samen met jou de beste keuze te maken voor jouw specifieke situatie.

Wil je weten of jouw huidige ERP-systeem echt aan vervanging toe is? Plan een gesprek in met een van onze ERP-specialisten voor een gratis analyse van jouw huidige situatie. Zo krijg je duidelijkheid over je volgende stappen zonder dat je je direct hoeft te committeren.