Je bent op zoek naar een nieuw ERP-systeem voor je maakbedrijf. Een belangrijke keuze, want zo’n systeem gaat het hart vormen van je bedrijfsprocessen. Waarschijnlijk spreek je in deze fase met verschillende leveranciers om een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden. Een verstandige aanpak – maar hoe haal je het meeste uit deze oriënterende gesprekken? 

Als sales manager bij Starcode voer ik dagelijks oriëntatiegesprekken met maakbedrijven. Het klinkt misschien wat zoetsappig, maar zo’n eerste gesprek vergelijk ik soms met een eerste date voor een relatie. Er moet aan beide kanten een klik zijn. En denk je aan een langere samenwerking? Dan is het wel zo handig dat je toekomstvisie op één lijn ligt. Een oriëntatiegesprek is daarom vooral een verkenning om te zien of jouw bedrijf en Starcode een goede match kunnen zijn. 

In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je je optimaal kunt voorbereiden op een oriëntatiegesprek. Welk ‘huiswerk’ is handig om vooraf te doen? Wie nodig je uit voor zo’n gesprek? En wat zijn de mogelijke vervolgstappen? Met deze kennis kun je gerichter bepalen welke ERP-leverancier het beste past bij jouw organisatie en toekomstplannen. 

Hoe bereid je je voor op een eerste gesprek? 

Een goed gesprek start met de juiste voorbereiding. Je kunt het meeste uit het gesprek halen als je eerst voor jezelf een paar belangrijke zaken op een rij zet. 

Breng je processen in kaart 

Voordat je aan een ERP-systeem begint, is het slim om eerst goed naar je huidige werkwijze te kijken. Zo krijg je scherp waar de pijnpunten zitten en wat er beter kan. Dit maakt het oriëntatiegesprek veel effectiever omdat we dan direct kunnen zien of en hoe we je kunnen helpen. 

Kijk eens kritisch naar je dagelijkse werk: 

• Welke taken kosten veel tijd? 

• Wat doe je allemaal met de hand wat eigenlijk sneller zou kunnen? 

• Waar loop je steeds tegenaan in je huidige systemen? 

• Hoeveel verschillende Excel-bestanden en losse programma’s gebruik je nu? 

Het is fijn als je dit zo goed mogelijk opschrijft. Een simpele lijst met problemen is al heel handig. Maar als je bijvoorbeeld een stroomschema hebt van je processen – nog beter! Dan kunnen we in het gesprek direct focussen op wat er echt toe doet. 

Tijdens het gesprek bekijken we samen waar de uitdagingen zitten. Met onze brede ervaring in de maakindustrie zien we vaak ook nog verbetermogelijkheden die je zelf niet direct had bedacht. Het belangrijkste is dat we helder krijgen waar jij tegenaan loopt. Want alleen dan kunnen we eerlijk zeggen of onze software echt de juiste oplossing is voor jouw bedrijf. 

Bepaal je innovatie-ambitie 

Een belangrijk punt om over na te denken is hoe je tegen verandering en innovatie aankijkt. Hoe bepaalt dit de strategie van je bedrijf? Neem bijvoorbeeld twee verschillende maakbedrijven: 

Bedrijf A draait al jaren stabiel met hun huidige systemen. Zij vinden digitalisering belangrijk, maar zijn wat meer afwachtend als het gaat om nieuwere technologieën. Daarom kiezen ze voor een gevestigd bedrijf. Die hebben een bewezen track record, maar bewegen langzamer mee met innovaties.  

Bedrijf B ziet dat de markt snel verandert. Hun klanten vragen om meer flexibiliteit en snelheid. Ze willen vooroplopen in digitalisering om hun concurrentiepositie te versterken. Ze zijn bereid om met nieuwe technologie te werken als dit hen een voorsprong geeft. Voor hen is een innovatieve partij als Starcode mogelijk interessanter. 

Het is daarom belangrijk om voor jezelf helder te hebben: waar wil je over 2-3 jaar staan met je digitalisering? Ga je voor een gevestigde partij of zoek je een partner die met je meegroeit in innovatie? Dit helpt om te bepalen welk type leverancier het beste bij je past. 

Starcode ERP is nog in ontwikkeling, maar de kerntaken zijn direct inzetbaar. Denk aan inkoop, voorraadbeheer en productie. Tegelijk bouwen we continu aan nieuwe functies. Dit doen we met de laatste technologie en concrete behoeften van klanten zoals jij. Hierbij gebruikt Starcode het moderne Thinkwise. 

Bepaal je budget 

Een implementatie van een ERP-systeem is een flinke investering. Het is goed om je vooraf in te lezen over de kosten van deze stap en in kaart te brengen hoeveel budget je hiervoor vrij wil maken. Zo kom je achteraf niet voor verassingen te staan. Veel partijen delen pas na veel vragen en tijd een offerte met eenmalige kosten. Dat is nog lang niet compleet. Je moet namelijk ook rekening houden met terugkerende kosten, zoals voor licenties en eventuele supportkosten.  

Je wil achteraf niet voor verassingen komen te staan. Daarom ontdek je op onze website een artikel over alle mogelijke kosten die je terugvindt bij een ERP-implementatie. Ontdek welke kosten je kan verwachten en bekijk rekenvoorbeelden vanuit verschillende situaties.  

De juiste mensen aan tafel 

Een eerste gesprek over een nieuw ERP-systeem is een belangrijk moment. Omdat dit systeem impact heeft op je hele organisatie, wil je de juiste mensen aan tafel hebben. 

Het is handig als een beslisser aanwezig is tijdens het gesprek. Dit is meestal een directeur of een projectleider die namens de directie beslissingen mag nemen. Daarnaast is het waardevol als er een proces-expert of business analist aanschuift. Dit is iemand die precies weet hoe jouw bedrijf werkt, waar verbeteringen mogelijk zijn en het grote plaatje begrijpt. 

In kleine bedrijven zijn deze twee rollen vaak gecombineerd in één persoon. Het belangrijkste is dat degene die aanschuift zowel mag beslissen over het project als een goed begrip heeft van de werkprocessen. Zo weet je zeker dat je een zinvol gesprek kunt voeren over hoe een ERP-systeem jouw organisatie kan versterken. 

Wat bespreken we tijdens een eerste gesprek? 

Een online gesprek duurt meestal 45 minuten tot een uur. Kom je bij ons langs of komen wij naar jou? Dan kunnen we tot twee uur uittrekken als daar behoefte aan is. Online praten heeft als voordeel dat het makkelijk in te plannen is. Bij een gesprek op locatie kunnen we juist dieper op zaken ingaan, waardoor je soms al direct in een soort tweede gesprek belandt. 

Tijdens het gesprek zijn er drie thema’s die vaak terugkomen.  

1. Waar je tegenaan loopt 

Het belangrijkste deel van het gesprek gaat over jouw huidige situatie. Waar lopen jij en jouw medewerkers nu tegenaan in je dagelijkse werkzaamheden? Beschrijf dit in het gesprek zo concreet mogelijk. Dit helpt om te bepalen of Starcode de juiste oplossing kan bieden. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• Onnodig herhalend werk 
  Als er een nieuwe order binnenkomt, ben je druk bezig: eerst typ je het in dit systeem, dan in dat systeem, en dan nog een keer in een ander systeem. Best frustrerend, want het is steeds dezelfde informatie. 

• Software eilandjes 
  Je engineering afdeling heeft iets aangepast aan een product. Maar op de werkvloer weet niemand dit, omdat ze het niet automatisch te horen krijgen. Zo worden er per ongeluk producten op de oude manier gemaakt. 

• Geen standaard werkwijze 
  Misschien ken je dit wel: een klant vraagt wat een serie onderdelen kost. Nu moet je alles opnieuw uitrekenen: materiaal, arbeidsuren, kosten… terwijl je dit soort onderdelen al vaker hebt gemaakt. Dat zou toch sneller moeten kunnen? 

Hoe meer je ons vertelt over de problemen die je ervaart, hoe beter we kunnen kijken of we je kunnen helpen. Als we direct zien dat we bepaalde functies niet kunnen bieden, zullen we dat eerlijk zeggen. Dat voorkomt teleurstellingen later in het traject. 

2. Wat een mogelijke oplossing is

Hierna ontdek je hoe onze software jou hierbij kan helpen. Daarbij zijn we altijd eerlijk over wat wel en niet kan. Je hoort bijvoorbeeld:  

• Welke modules passen bij jouw situatie 

• Welke integraties er mogelijk zijn met je bestaande systemen 

• Hoe een ERP-implementatie bij Starcode werkt 

• Welke functies er nog niet zijn, maar die we wel kunnen bouwen 

Starcode ERP is een relatief nieuw systeem. Het fundament staat, maar sommige functies zijn nog in ontwikkeling. Heb je behoefte aan een nieuwe functie die er nog niet is? We kunnen deze samen met jou ontwikkelen, waarbij we de kosten kunnen delen. Zo profiteer je van scherpere prijzen én krijg je precies wat je nodig hebt. Ontdek meer over samenwerken met een nieuwere partij als Starcode. 

3. Wat je daarmee wil bereiken 

Zijn jouw pijnpunten duidelijk in beeld en zien we mogelijke oplossingen? Dan kunnen wij je helpen deze te vertalen in concrete doelen. Die doelen helpen je om later te bepalen of de implementatie succesvol is.  

Als we de voorbeelden van zojuist weer gebruiken:  

• Orders invoeren kost nu 45 minuten, straks nog maar 15 minuten omdat je alles maar één keer hoeft in te typen. 

• Nieuwe productinformatie gaat sneller van engineering naar productie omdat zij in hetzelfde systeem werken. Ook worden er minder fouten gemaakt.  

• Voor repeat-orders was je eerder 4 uur bezig met calculeren. Straks ben je bijvoorbeeld nog maar 30 minuten bezig omdat je oude berekeningen kunt hergebruiken. 

Wat kan je verwachten ná het gesprek? 

Na het gesprek ontvang je een korte samenvatting. Hierin vind je terug wat er besproken is en wat de volgende stappen zijn. Vaak zijn er drie mogelijke vervolgstappen.  

1. Je krijgt huiswerk 

Soms is er nog extra informatie nodig voordat we verder kunnen. Je krijgt dan precies te horen wat we nodig hebben. Denk aan een overzicht van je werkprocessen.  

Wil je zien hoe onze software werkt? Dan kunnen wij je vragen om voorbeelddata te sturen die we kunnen gebruiken bij een demo. Deze demo kan algemeen zijn, maar ook specifiek ingaan op wat voor jou belangrijk is. Als je wilt, kunnen we zelfs een demo maken met jouw eigen gegevens. Zo zie je direct hoe het systeem werkt in jouw specifieke situatie. 

2. Prijsinschatting 

Is er een match en heb je al wat duidelijker wat je zoekt in de nieuwe software? Dan is het ook mogelijk om een prijsinschatting te krijgen. Je krijgt dan een formulier toegestuurd om in te vullen. Hierna kunnen wij jou een eerste prijsindicatie toesturen.  

3. Geen match 

Tijdens het oriëntatiegesprek kan blijken dat onze software niet de beste oplossing is voor jouw situatie. Bijvoorbeeld als je enkel op zoek bent naar een financieel pakket – dat leveren wij namelijk niet. Of als je andere functies nodig hebt die wij niet bieden.  

In zulke gevallen zeggen we dat direct en eerlijk tegen je. Waarom? Omdat het voor beide partijen beter is om dit vroeg in het proces te ontdekken. Je wilt immers geen tijd verliezen aan een leverancier die niet kan leveren wat je nodig hebt.  

Dit werkt net als bij een sollicitatiegesprek of een eerste date. Je wilt aan het begin al weten of er een klik is. Krijg je direct duidelijkheid over wat er wel en niet mogelijk is? Dan voorkom je teleurstellingen later in het traject. Want uiteindelijk wil je een partner vinden die je echt kan helpen je doelen te bereiken. Of dat nu Starcode is of een andere partij, het belangrijkste is dat je de juiste match vindt voor jouw organisatie. 

Tot slot 

Een nieuw ERP-systeem kiezen is een grote stap. Het gaat je hele bedrijf raken – van de werkvloer tot aan de directie. Daarom is het belangrijk dat je de juiste partner vindt. Iemand die echt snapt wat je nodig hebt en met je mee kan groeien. 

Een oriëntatiegesprek is geen verkooppraatje. Het is een eerste kennismaking om te ontdekken of er een goede match is en of jullie dezelfde visie hebben op de toekomst. Door je goed voor te bereiden kom je daar snel achter. 

Met de tips uit dit artikel kun je je goed voorbereiden op zo’n eerste gesprek. Zo kun je zelf beoordelen of Starcode past bij wat jij zoekt. Wil je het zelf ervaren? Plan dan een vrijblijvend gesprek in via onze website. 

Twijfel je nog? Of wil je eerst even sparren of een ERP-systeem überhaupt iets voor jou is? Bel dan gerust voor een kort telefoontje. Dan denken we graag met je mee of een oriëntatiegesprek zinvol is voor jouw situatie.