Je bent als maakbedrijf op zoek naar een nieuw ERP-systeem. De huidige werkwijze is namelijk niet meer houdbaar. Je bent eruit dat je een nieuw systeem nodig hebt, maar je hoort dat ERP-implementaties regelmatig fors duurder uitvallen dan begroot. Hoe komt dat? En belangrijker nog: hoe voorkom je dit?

Deze zorgen zijn herkenbaar voor veel maakbedrijven. In de praktijk blijkt dat bedrijven de kosten voor een nieuw ERP-systeem vaak onderschatten. Sommige leveranciers laten eerst een aanbod zien dat commercieel aantrekkelijk is. Dat zijn echt de minimale kosten om het systeem in te richten voor jou. Maar het geeft je vaak geen volledig beeld van álle kosten die bij een ERP-implementatie komen kijken.

In dit artikel ontdek je waarom een ERP-implementatie vaak duurder uitvalt dan vooraf gepland. Ook ontdek je dat het beperken van de kosten een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van jou en de leverancier, en hoe je zelf de kosten zoveel mogelijk kan beperken.

Je kan niet álles voorbereid hebben

Het implementeren van een ERP-systeem is een complex proces. Het raakt bijna alle bedrijfsprocessen. Daarom is een sterke voorbereiding en aanpak erg belangrijk. Toch is het onmogelijk om in die voorbereiding álles aan te pakken. Vaak komt er tijdens de implementatie meer aan het licht.

Vergelijk het met het bouwen van een huis

Stel, je wil een nieuw huis laten bouwen. Je kunt aan de voorkant globaal aangeven wat je wilt: drie slaapkamers, een open keuken en een badkamer. Maar pas tijdens de bouw komen de details aan bod. Eigenlijk is een ligbad toch wel fijn. Maar dan moet de badkamer wel iets groter. En dat heeft weer invloed op het aantal tegels. Ook heb je minder behang nodig voor de kamer ernaast. Zo zie je dat een kleine aanpassing op veel vlakken voor verandering zorgt.

Het lijkt misschien verstandig om eerst alles perfect te documenteren: elk scherm, elk veld, elke workflow. Maar dan ben je eigenlijk al bezig met het echte implementatiewerk. Je moet alle processen al volledig doorgronden en vastleggen – precies wat je tijdens de implementatie ook doet. Dat zou betekenen dat je het project dubbel betaalt: één keer voor het uitwerken en één keer voor het daadwerkelijk implementeren.

De meest voorkomende verborgen kosten

De praktijk laat zien dat er verschillende kosten zijn die bij een ERP-implementatie komen kijken die je niet direct terugziet op de offerte. Hieronder zetten we deze voor jou op een rijtje.

Interne kosten

Een ERP-implementatie vraagt veel van je organisatie. Zo moeten je medewerkers de tijd krijgen om te leren omgaan met het nieuwe systeem. Workshops en trainingen zijn kostenposten die vaak nog wel in offertes tegenkomt. Maar houd er ook rekening mee dat je tijd moet vrijmaken van je medewerkers. Dat is tijd waarin je medewerkers niet bezig zijn met hun kerntaken. Deze uren kosten je indirect dus ook geld.

Hoe beperk je de kosten?
Maak voldoende tijd vrij voor workshops, trainingen en het testen van nieuwe werkwijzen. Wijs per afdeling één of meerdere key-users aan. Dit zijn medewerkers die hun afdeling vertegenwoordigen in het project. Denk aan inkoop, verkoop, productie en engineering. Doordat key users aan andere collega’s trainingen kunnen geven bespaar je op consultancy-uren. Zij zijn dan de algemene vraagbaak voor vragen. 

Datamigratie

Bij datamigratie speelt de kwaliteit van je data een belangrijke rol. Hoe duur de datamigratie is hangt af van hoe schoon je data is. Tussen maakbedrijven zien we hier grote verschillen. Heb je jouw data nauwkeurig bijgehouden? Is alle informatie volledig, kloppen de gegevens en zijn ze actueel? Dan is er sprake van schone data.

Je data is vervuild wanneer dit juist niet het geval is. Misschien heb je jouw gegevens verspreid over verschillende systemen. De kans op fouten is dan groter. Daardoor kan informatie ontbreken. Of je hebt dezelfde artikelen opgeslagen met verschillende artikelnummers. Dit soort verschillen maken datamigratie complex.

Een voorbeeld: Stel, je hebt al tien jaar een machine in je productie staan. In die tijd zijn er verschillende versies van onderdelen gebruikt en is de manier van registreren veranderd. Vroeger gebruikte je misschien een bepaald veld voor het aantal stuks. Nu gebruik je datzelfde veld voor serienummers. Dit maakt het overzetten van data ingewikkelder.

Hoe pak je datamigratie aan?

Er zijn verschillende manieren om je datamigratie aan te pakken, elk met zijn eigen voor- en nadelen.

Zelf doen	Uitbesteden	Hybride aanpak
Voordelen: Volledige controle over het proces Diepgaande kennis over eigen data en processen Kan op korte termijn kosten besparen	Voordelen: Toegang tot gespecialiseerde tools Specifieke ervaring met datamigratie	Voordelen: Combinatie van interne kennis en externe expertise
Nadelen: Interne expertise en resources nodig Risico op fouten wanneer gespecialiseerde ervaring ontbreekt	Nadelen: Afhankelijkheid van externe partij Mogelijk minder inzicht in specifieke data en processen Extra kosten door communicatie met extern en intern team.	Nadelen: Coördinatie tussen interne en externe teams kan complex zijn

Vaak is een hybride aanpak de meest effectieve oplossing. Deze benadering combineert de voordelen van interne kennis met externe expertise en gespecialiseerde tools.

Bespaar op de datamigratie
Begin vroeg met de planning van de datamigratie. Onderzoek vooraf kritisch welke data écht nodig is in het nieuwe systeem. Schoon bestaande data vooraf op en verwijder overbodige data. Zo bespaar je op de kosten van een datamigratie. 

Scope creep: kleine aanpassingen die zich opstapelen  

Ten slotte zijn het vaak juist de details die extra tijd en dus geld kosten. Deze ‘puntjes op de i’ lijken elk op zichzelf kleine aanpassingen, maar kunnen bij elkaar flink oplopen. In de softwarewereld noemen we die puntjes ook wel ‘scope creep’: het geleidelijk uitbreiden van de projectomvang.

Denk nog maar eens aan het voorbeeld van de verbouwing aan het begin van dit artikel. Tijdens de ‘bouw’ van het ERP-systeem kom je erachter dat een extra knop toch handig is. Of een net iets andere schermindeling. En dat heeft misschien weer gevolgen voor later in het proces.

Hoe herken je dit? Het begint vaak klein:

• “Kun je dit scherm net iets anders indelen?” 
• “Dit knopje zou extra tijd besparen”
• “Hier moet eigenlijk een extra veldje”

Deze punten stapelen zich vaak snel op. Ben je jezelf hier niet van bewust? Dan kunnen de kosten en de ontwikkeltijden al flink oplopen.  

Krijg meer grip op scope creep
Bij Starcode werken we met de PRINCE-2 projectmethode. Per fase in het project stel je concrete doelen die je elke twee weken evalueert. Loopt iets niet zoals gepland? Dan kun je snel bijsturen. Het voordeel is dat het project hiermee een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van jouw maakbedrijf en de softwareleverancier. Je houdt elkaar dus scherp.

Bij PRINCE2 is de zakelijke rechtvaardiging belangrijk. Voor elke aanpassing bekijken we de businesscase. Is die extra knop echt de investering waard? Bespaart de aanpassing genoeg tijd om de kosten te rechtvaardigen? Als het antwoord nee is, dan kan de aanpassing ook even wachten. Lees hier meer over een ERP-implementatie bij Starcode.

Extra tips om kosten van een ERP-implementatie te beperken

Door realistisch te zijn over je interne kosten, datamigratie goed voor te bereiden en je bewust te zijn van scope creep kun je vóór en tijdens de migratie kosten besparen. Maar wat kun je nog meer doen om ervoor te zorgen dat je project niet uitloopt in de kosten?

Kijk kritisch naar offertes van softwareleveranciers

Ben je in gesprek met een softwareleverancier en sta je op het punt om een offerte te ontvangen? Onderzoek dan of alle kosten op een rijtje staan. Vaak worden de kosten eenmalige kosten rondom een implementatie duidelijk genoemd. Maar hoe zit het met workshops, trainingen en datamigratie? Let goed op of ook deze kosten in de offerte staan vermeld. Vraag er gerust naar in gesprek met een softwareleverancier als deze zaken onduidelijk zijn.

Kies de juiste mensen intern

De draaiende kracht achter een ERP-implementatie is vaak de stuurgroep waar de directie onderdeel van is. Het is dan ook belangrijk dat de directie zich echt committeert aan de implementatie. Voor de dagelijkse gang van zaken stel je een projectteam samen.

Bij een ERP-implementatie wordt vaak gewerkt met een externe consultant. Dit is iemand die op projectbasis helpt om je processen in kaart te brengen en de implementatie te begeleiden. Een duurzamere optie is het aanstellen van een eigen business analist. Deze helpt je jouw processen te verbeteren, ook ná de implementatie. In een ander artikel gaan we dieper in op de voordelen van een business analist.

Maak key-users daadwerkelijk vrij voor het project. Zij moeten namelijk regelmatig feedback kunnen geven op nieuwe aanpassingen. Ook geven ze trainingen aan collega’s om bekend te worden met het systeem. Deze rol is dus erg belangrijk tijdens een ERP-implementatie. Door voldoende tijd vrij te maken bespaar je op extra consultancy-uren en workshops.

De rol van je softwarepartner

Het beperken van de implementatiekosten is een gedeelde verantwoordelijkheid. Een goede softwarepartner is transparant over de kosten. Deze kan je vooraf een scherpe indicatie geven van de kosten, op basis van jouw persoonlijke situatie.

Je hebt het meeste baat bij een softwarepartner die werkt met een duidelijke projectmethodiek. Deze projectmethodiek kan verschillen per softwareleverancier. Om extra kosten te voorkomen is het belangrijk dat het project is opgeknipt in kleine tussenstappen. Na elke tussenstap krijg je een update over de voortgang van het project. Zo zie je op tijd waar extra kosten dreigen en kan je snel keuzes maken over extra wensen.

Heb je een oriëntatiegesprek met een softwarepartner? Vraag dan eens welke projectmethode zij hanteren en hoe ze overzicht bewaken tijdens een ERP-implementatie.

Bij Starcode werken we met de projectmethode PRINCE2 voor ERP-implementatie. Dreigen de kosten uit de hand te lopen? Dan krijg jij tijdig een signaal. Zo houden we elkaar scherp. Lees hier meer over een ERP-implementatie bij Starcode.

Krijg meer grip op de kosten van een implementatie

Als maakbedrijf sta je voor een uitdaging: je weet dat je moet digitaliseren om concurrerend te blijven, maar je wilt niet dat de kosten uit de hand lopen.

En eerlijk is eerlijk: je kan nooit 100% voorkomen dat jouw ERP-implementatie duurder uitvalt dan verwacht. Maar met de juiste voorbereiding, een sterk projectteam en regelmatige evaluaties houd je wel meer grip op de kosten en het eindresultaat.

Bij Starcode begeleiden we dagelijks maakbedrijven bij dit soort implementaties. Door onze focus op de maakindustrie kennen we de valkuilen én de oplossingen. Met onze PRINCE2-methodiek maken we het implementatietraject voorspelbaar en beheersbaar.

In onze offertes proberen we zo volledig mogelijk te zijn in de kosten die bij jouw ERP-implementatie komen kijken. Daardoor kunnen wij in eerste instantie duurder lijken dan andere aanbieders. Maar zo weet jij wel waar je aan toe bent, en kom je zo min mogelijk voor verrassingen te staan.

Benieuwd wat een ERP-implementatie voor jouw organisatie kost? Ontdek dan meer over de prijs van een ERP.  In dit artikel vind je handige rekenvoorbeelden zodat je snel een beeld hebt van een implementatie voor jouw maakbedrijf.