Is jouw machinefabriek aan het groeien, maar merk je dat medewerkers steeds vaker terugvallen op losse Excel-sheets? Zie je door het woud aan documenten de bomen niet meer? En vraag je je af of je simpelweg een moderner ERP-systeem nodig hebt of dat er meer aan de hand is? Dan herken je vast het dilemma waar veel groeiende maakbedrijven mee worstelen: wel investeren in nieuwe software, maar niet weten hoe je ervoor zorgt dat dit echt de oplossing gaat zijn.
Met mijn ervaring in het implementeren van (ERP) software zie ik dat de kern van het probleem vaak niet bij de software ligt. Het ontbreekt aan een duidelijk procesontwerp. Net zoals je voor een nieuw huis eerst een bouwtekening maakt, heb je voor het verbeteren van je bedrijfsprocessen een specialist nodig die het grote plaatje ziet. En hier komt de rol van een business analist om de hoek kijken.
In dit artikel ontdek je wat voor waarde een business analist toevoegt bij een software-implementatie. Je leert waarom een business analist ook na een implementatie belangrijk blijft en welke vaardigheden het belangrijkst zijn in deze rol. Zo implementeer je niet alleen succesvol je nieuwe bedrijfssoftware, maar bouw je ook aan de toekomst.
Wat doet een business analist?
Je kan een business analist het beste vergelijken met een architect. Voordat je een huis gaat bouwen, maakt een architect eerst een duidelijke tekening. Zo werkt het ook bij het invoeren van nieuwe software. De business analist brengt eerst in kaart hoe alle processen in je bedrijf lopen en hoe ze beter kunnen. Pas daarna ga je op zoek naar een softwareleverancier die je hierbij kan helpen met bouwen. Dat is de aannemer in deze metafoor.
Een business analist moet vooral goed kunnen nadenken over processen. Dit betekent niet dat deze persoon alle details van elk proces moet kennen. Het gaat erom dat de analist begrijpt wat er gebeurt op procesniveau en dit kan vertalen naar concrete verbeteringen.
Dit betekent dat deze persoon:
- Processen in kaart brengt en visualiseert
- Rollen en verantwoordelijkheden definieert
- Input en output per processtap bepaalt
- Knelpunten identificeert
- Verbeteringen voorstelt en implementeert
- Continu processen blijft optimaliseren
Een business analist helpt niet alleen met het maken van procesontwerpen, maar kan ook heel praktisch helpen door het maken van mockups in tools als Figma. Ook kan hij requirements opstellen. Dat is het wensenlijstje voor de nieuwe software. Tot slot helpt de business analist met criteria op te stellen waar de software aan moet voldoen wanneer je deze test.
Heb je dit allemaal duidelijk in kaart? Dan helpt dit je in de keuze voor de juiste softwarepartner. Daarnaast vermindert dit de kans dat je implementatie uit gaat lopen, want je weet precies waar je de focus op moet leggen.
Waarom heb ik een business analist nodig?
Een business analist kijkt over afdelingen heen en ziet de samenhang tussen processen. Die samenhang is soms moeilijk te zien als buitenstaander. De business analist kan bijvoorbeeld suggesties geven over het standaardiseren van processen. Zo voorkom je dubbel werk en verloren tijd en geld.
Een voorbeeld: stel, je hebt een bedrijf dat transportbanden ontwikkelt. Engineering ontwerpt een nieuwe transportband van 409mm breed, omdat de klant hier specifiek om vraagt. Een paar weken later komt er een vergelijkbare order, maar nu wil de klant 411mm. Engineering maakt weer een nieuw ontwerp. Na een jaar heb je 15 verschillende transportbanden tussen de 400 en 420mm, die allemaal net anders zijn.
Het gevolg? Bijvoorbeeld hogere inkoopkosten, want je moet voor elk type band aparte onderdelen bestellen. Ook mis je mogelijk inkoopkortingen omdat je niet op grote volumes kan afnemen. En met meer verschillende onderdelen die je op voorraad moet houden zijn de voorraadkosten hoger.
Een business analist kan in dit voorbeeld ingrijpen door:
- Samen met sales en engineering standaardmaten te bepalen (bijvoorbeeld alleen 400mm of 450mm)
- Duidelijke richtlijnen op te stellen wanneer maatwerk echt nodig is
- Een proces in te richten waarbij inkoop vroegtijdig betrokken wordt bij ontwerpkeuzes
- Prestatie-indicatoren op te zetten om het aantal unieke onderdelen te monitoren
Dit soort standaardisatie kan al snel duizenden euro’s per jaar besparen. Door dit in kaart te brengen vóór een ERP-implementatie maak je dus al snel een grote efficiëntieslag.
Moet ik een business analist intern of extern zoeken?
“We hebben al iemand die de processen kent, die kan het er wel bij doen.” Het kan goed zijn dat je dit nu denkt bij het lezen van dit artikel. Maar een business analist is geen functie die je ‘erbij’ doet. Het is een specialisme dat vraagt om volledige focus, tijd en de juiste vaardigheden.
Een interne medewerker kent je bedrijf weliswaar goed, maar dit kan juist een nadeel zijn. Stel je hebt een engineer die al 15 jaar bij je werkt. Deze persoon kent het engineering proces écht goed. Daardoor mist hij of zij wel de helikopterview over andere afdelingen. En mogelijk heeft de medewerker niet het gezag om kritische vragen te stellen.
Daarom kan het verstandiger zijn om hier iemand voor aan te nemen. Een externe business analist brengt precies wat je nodig hebt om echt vooruit te komen. Deze persoon brengt ervaring mee uit verschillende bedrijven. Hij of zij durft bestaande werkwijzen ter discussie te stellen en ziet verbanden tussen afdelingen en procesrollen die intern vaak gemist worden.
Wat moet een business analist kunnen?
Als business analist hoeft je niet per se uit de maakindustrie of techniek te komen. Belangrijker is:
- Een bedrijfskundige opleiding (bijvoorbeeld Business Information Management)
- Analytisch denkvermogen
- Communicatieve vaardigheden
- Affiniteit met de maakindustrie
- Kennis van procesoptimalisatie zoals Lean
- Basiskennis van IT-systemen
- Visueel inzicht om processen helder in kaart te brengen
Uitgebreide programmeerkennis is dus niet nodig. Wel is het belangrijk dat de business analist basiskennis heeft over software. Ook moet deze de gebruikerswens kunnen vertalen naar duidelijke procesbeschrijvingen. De analist is hiermee de onmisbare spil tussen het bedrijf en de softwareleverancier.
Wanneer betrek je een business analist?
Het ideale moment om een business analist in te zetten is vóórdat je een nieuw ERP-systeem gaat selecteren. De business analist kan eerst je huidige processen in kaart brengen en optimaliseren. Op basis daarvan maak je een betere keuze voor software die echt aansluit bij je behoeften.
Ook daarna blijft je business analist betrokken. Idealiter is het namelijk geen eenmalige functie. Klanten stellen nieuwe eisen, technologieën veranderen en de markt blijft in beweging. Een business analist houdt deze ontwikkelingen in de gaten en zorgt dat je organisatie zich blijft aanpassen.
Een business analist helpt je hierbij door continu gebruikersfeedback te verzamelen, nieuwe kansen te ontdekken en veranderingen gestructureerd doorvoeren.
Aan welke ontwikkelingen moet je denken? Stel, je bent een machinebouwer die steeds vaker service op afstand wil leveren. Dit vraagt om nieuwe werkprocessen, andere vaardigheden van monteurs en aanpassingen in je software. Een business analist begeleidt deze veranderingen, meet de resultaten en blijft zoeken naar mogelijkheden om het nog beter te doen.
Wat mis ik zonder business analist?
Zonder business analist loop je tegen verschillende problemen aan:
- Je kiest software zonder goed te weten wat je nodig hebt
- Processen blijven inefficiënt ondanks nieuwe systemen
- Afdelingen werken niet goed samen
- Je mist kansen voor kostenbesparing
- Verbeteringen worden niet structureel doorgevoerd
Een business analist helpt je deze pijnpunten aan te stippen. Continu processen verbeteren kan je miljoenen aan omzet schelen. Bijvoorbeeld aan de omzetkant, omdat je beter kunt schalen en beter in staat bent aan je verplichtingen te voldoen. Maar ook aan de kostenkant, omdat je veel tijd en geld kunt besparen aan fouten die je kunt voorkomen.
Een business analist is onmisbaar
Een business analist is geen overbodige luxe, maar een onmisbare schakel voor groeiende maakbedrijven. Door eerst goed naar je processen te kijken voordat je nieuwe software koopt, haal je meer uit je ERP-investering.
Zonder goede procesanalyse blijf je tegen dezelfde problemen aanlopen. Afdelingen werken langs elkaar heen, er wordt dubbel werk gedaan en nieuwe software lost de problemen niet op. Een business analist helpt je dit te voorkomen door eerst de basis op orde te krijgen.
Wil je weten hoe een business analist jouw bedrijf kan helpen? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met het vinden van een geschikte business analist die je kan helpen met je ERP-implementatie.
