Je engineering-afdeling werkt in CAD-software, sales heeft zijn eigen CRM-systeem, en de productie houdt alles bij in losse Excel-sheets. Niemand weet precies waar de laatste versie van een document staat. Rapporten maken kost dagen in plaats van uren. Herken je dit? Dan overweeg je misschien een ERP-systeem. Maar de keuze overweldigt je, en de risico’s zijn groot. Een verkeerde keuze kan je bedrijf jarenlang achtervolgen en honderdduizenden euro’s kosten.
Als oprichter van Starcode en met meer dan 15 jaar ervaring in de maakindustrie begrijp ik deze zorgen als geen ander. In verschillende rollen – van consultant tot projectmanager – heb ik talloze implementaties van dichtbij meegemaakt. Daardoor weet ik wanneer je bedrijf er klaar voor is. Maar vooral ook, wanneer jouw organisatie hier nog niet klaar voor is.
In dit artikel deel ik deze inzichten eerlijk en open. Je ontdekt waarom bedrijven hier tegenaan lopen en krijgt concrete tips om je processen te verbeteren vóórdat je een ERP gaat kiezen. Zo help je je bedrijf vooruit in plaats van dat je vastloopt in een kostbaar en tijdrovend implementatietraject.
1. Je rollen en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk
Eén van de grootste valkuilen is het implementeren van een ERP-systeem zonder duidelijke procesafspraken en verantwoordelijkheden. Als niemand weet wie waarvoor verantwoordelijk is, zal geen enkel systeem je helpen. Sterker nog: je werknemers gaan dan om het systeem heen werken. Dit leidt tot schaduw-administraties en verlies van controle.
Stel, je hebt een productiebedrijf met 25 medewerkers. Drie verkopers zijn verantwoordelijk voor de sales en werken met een eigen strategie. De één geeft royale kortingen aan vaste klanten. De ander werkt altijd met staffelkortingen. En de derde? Die hanteert juist strakke marges. Met de komst van een ERP-systeem is het belangrijk dat je bepaalt welke afspraken je hanteert in het prijsbeleid. Anders werken medewerkers om het ERP heen en krijg je alsnog een wildgroei aan Excel-sheets.
Hoe pak je dit aan?
Voordat je aan een ERP-implementatie begint, moet je eerst helder hebben wie verantwoordelijk is voor welk deel van het proces. Wie bepaalt de levertijd naar de klant? Wie is verantwoordelijk voor de acceptatietest in de fabriek? Wie zorgt dat de onderdelen op tijd binnen zijn? Deze rollen en verantwoordelijkheden moeten glashelder zijn voordat je een systeem implementeert.
2. Je bedrijfsprocessen zijn onduidelijk
Er bestaan verschillende ERP-systemen voor verschillende toepassingen. Sommige systemen zijn bijvoorbeeld sterk in voorraadbeheer maar minder geschikt voor projectmatig werken. Andere systemen excelleren in sales maar zijn beperkt in hun productiemodules.
Stel, je bent een machinebouwer die toetsenborden produceert. Lever je vooral voor kantoren? Dan werk je vaak voorraadgestuurd. Je weet welke componenten je moet aanhouden en je productieproces is vrij standaard. Maar misschien lever je wel voor de industriële markt. In dat geval kan elke klant specifieke eisen hebben. De ene klant wil het toetsenbord bijvoorbeeld stof- en waterdicht, terwijl de andere er eentje wilt met grotere toetsen. Hierbij is klantspecifieke engineering belangrijker. Dit zijn twee verschillende toepassingen waar je een ander ERP-systeem voor nodig hebt.
Hoe pak je dit aan?
Bedenk vooraf welke processen vitaal zijn voor je organisatie. Wat is het einddoel van je ERP? Dit breng je samen in een programma van eisen (PvE). Hierin beschrijf je nauwkeurig wat het nieuwe systeem moet kunnen doen. Maar ook wat het systeem niét moet of hoeft te doen. Zo maak je een onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves.
Denk dan aan:
- Verzamel de specifieke wensen per afdeling. Denk aan sales, engineering en productie. Zijn er tegenstrijdigheden? Prioriteer dan de verzamelde wensen en eisen.
- Functionele eisen. Moet het ERP-systeem rapportages kunnen maken? Wie mag er wanneer gegevens aanpassen?
- Kwalitatieve eisen. Aan welke eisen moet het systeem voldoen? En welke kwaliteitsnormen hanteer je in je productie? Denk aan ISO of KOMO.
Het is belangrijk dat je dit zo specifiek mogelijk omschrijft. Tegelijkertijd is het handig dat je wat ruimte overlaat voor de expertise voor de leverancier. Wie weet is de weg naar het eindresultaat wel makkelijker dan je denkt.
Tip: Het einddoel van je nieuwe ERP is het belangrijkst. Een goede softwarepartner denkt met je mee en maakt samen met jou een route naar een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem.
3. Je weet niet welke data leidend is voor je processen
Veel bedrijven onderschatten hoe complex het is om verschillende systemen en datastromen te integreren. Je hebt bijvoorbeeld al een CRM-systeem, een PDM-systeem voor productdata en verschillende Excel-sheets voor planning. Al deze systemen moeten op een gegeven moment samenkomen in het ERP-systeem.
Het technisch koppelen van systemen is vaak nog wel te doen. De echte uitdaging zit in het bepalen van de procesflow en het vaststellen welk systeem leidend is. Het is belangrijk dat er één waarheid is in je datalandschap.
Stel, je hebt een productiebedrijf dat machines maakt. Een klant belt met een wijzigingsverzoek voor een machine. Sales past deze specificaties aan in Hubspot. Engineering werkt verder met de oude versie in PDM, en werkvoorbereiding ziet in hun ERP nog de originele stuklijst. Uiteindelijk weet niemand welke versie de juiste is.
Hoe pak je dit aan?
Voor veel maakbedrijven volstaat één centraal systeem met de belangrijkste functionaliteiten van CRM, PDM en ERP. Kijk goed waar de overlap ligt in je data. Wij kunnen je hierin ook helpen. Vaak delen je huidige CRM, PDM en ERP tot wel 80-85% overlap in datastructuur. Bepaal welke kernfunctionaliteiten je dan nodig hebt voor één centrale waarheid.
Een goed begin is het halve werk
Een ERP-implementatie is een grote stap voor elk maakbedrijf. Begin met een eerlijke analyse van je organisatie: zijn jullie echt klaar voor een ERP-systeem? Als je de drie genoemde signalen herkent, dan ben je nog niet klaar voor een nieuwe ERP-implementatie.
Je kan het implementeren van een nieuw ERP ook wel vergelijken met het verbouwen van je huis terwijl je er zelf in blijft wonen. Het vraagt om een goede planning, realistische verwachtingen en geduld van alle bewoners. Zorg daarom dat het fundament staat, zodat je ‘verbouwing’ voorspoedig verloopt.
Zo zorg je dat je klaar bent voor een ERP-implementatie:
- Zorg voor glasheldere rollen en verantwoordelijkheden in je organisatie. Spreek af welke processen leidend zijn voor de productie.
- Maak een programma van eisen (PvE). Hierin beschrijf je zo specifiek mogelijk wat het nieuwe systeem wel en juist niet moet kunnen.
- Bereid je data voor. Zorg voor één centrale waarheid in je datalandschap. Hierin kan een softwareleverancier zoals Starcode ook meehelpen.
Is jouw organisatie klaar voor een ERP?
Een succesvolle ERP-implementatie begint met het stellen van de juiste vragen: Waar staat jouw organisatie nu? Welke uitdagingen wil je oplossen? En belangrijker nog: is je organisatie er echt klaar voor? Als je deze vragen kunt beantwoorden, ben je klaar voor de volgende stap: het kiezen van een ERP-systeem dat echt past bij jouw manier van werken.
Starcode ERP is speciaal ontwikkeld voor maakbedrijven die grip willen krijgen op hun processen zonder vast te lopen in complexiteit. Een systeem dat meegroeit met je organisatie en je helpt om efficiënter te werken. Aangepast op de werkwijze die bij jouw organisatie past.
Ben je benieuwd of jouw organisatie klaar is voor de volgende stap? In een vrijblijvend gesprek kijken we samen naar je huidige situatie en helpen we je bepalen of en wanneer een ERP-implementatie waardevol kan zijn voor jouw organisatie – ook als dat betekent dat we adviseren om er nog even mee te wachten. Want jouw succes op lange termijn staat voorop.
