Als eigenaar of manager van een maakbedrijf sta je voor een grote uitdaging: je ziet door de bomen het bos niet meer als het gaat om je bedrijfsprocessen. Excel-bestanden stapelen zich op, verschillende afdelingen werken met eigen systemen. Belangrijke informatie raakt versnipperd en rapportages maken kosten uren. Eigenlijk zou je huidige ERP dit moeten oplossen. Maar deze is verouderd, en het is tijd voor een nieuwe oplossing. Je wil dit gaan uitzoeken. De keuze is echter overweldigend, en je weet niet waar te beginnen.
Met meer dan 15 jaar ervaring in de maakindustrie ken ik deze uitdagingen. Als oprichter van Starcode heb ik in verschillende rollen – van consultant tot projectmanager – talloze implementaties begeleid. Dagelijks spreek ik ondernemers die worstelen met deze keuze. Ik zie waar bedrijven tegenaan lopen tijdens het selectieproces en kan jouw organisatie helpen met het maken van de juiste keuzes.
In dit artikel deel ik deze expertise graag met jou. Met de juiste aanpak en voorbereiding kun je een weloverwogen beslissing nemen welke leverancier het beste past bij jouw organisatie. Je ontdekt wanneer je bedrijf klaar is voor een ERP, welke voorbereidingen je moet treffen én hoe je de juiste leverancier kiest.
Is jouw bedrijf klaar voor een ERP?
Een ERP-implementatie vraagt om meer dan alleen een financiële investering – het vereist ook een bepaalde mate van organisatorische volwassenheid. Onderzoek daarom eerst of je bedrijf wel klaar is voor een ERP.
Wanneer ben je toe aan een ERP?
Er zijn verschillende signalen die aangeven dat je bedrijf toe kan zijn aan een ERP-systeem:
- Je merkt dat het aantal Excel-bestanden en losse applicaties blijft groeien.
- Verschillende afdelingen werken met eigen systemen.
- Er is weinig grip op processen en informatie.
- Medewerkers besteden veel tijd aan het zoeken naar informatie.
- Je hebt behoefte aan betere controle over je voorraad en productie.
- Je wilt je service-activiteiten professionaliseren.
- Je merkt dat handmatige processen jou en je medewerkers te veel tijd kosten.
Wanneer ben je nog niet klaar?
Ook wanneer je aan de voorgaande punten voldoet, kan het zijn dat je organisatie nog niet toe is aan een nieuw ERP. Om te voorkomen dat een implementatie niet aan je verwachtingen voldoet, is het goed om in sommige gevallen nog even te wachten.
Pas op met starten als je:
- Nog geen duidelijke processen en verantwoordelijkheden hebt
- Nog geen duidelijk beeld hebt van wat je wilt bereiken
- Je organisatie te klein is om de administratieve last te dragen
Bij Starcode kan je eerlijk advies verwachten, ook als je bedrijf nog niet toe is aan een nieuw ERP-systeem. In een ander artikel ontdek je waarom je soms beter nog even kan wachten met een nieuw ERP.
Hoe bereid je jouw organisatie voor?
Een nieuw ERP-systeem heeft jarenlang impact op je bedrijfsvoering. Neem daarom de tijd om vast te stellen wat je wensen en behoeften zijn. Zo maak je een keuze die zowel past bij je huidige situatie als je toekomstige ambities.
Ken je eigen processen
De eerste stap in het selectieproces is het in kaart brengen van je eigen processen. Produceer je met name voorraadgestuurd, of is er sprake van klantspecifieke productie? Kies een systeem dat aansluit bij je primaire bedrijfsprocessen.
Stel, jouw organisatie ontwikkelt fietsen. Je maakt stadsfietsen en op maat gemaakte fietsen voor invaliden. De stadsfietsen produceer je voorraadgestuurd. Dat zijn vaste modellen in standaardmaten en kleuren die direct uit het magazijn leverbaar zijn. Maar bij de op maat gemaakte fietsen kunnen je klanten alles aanpassen. Denk aan aangepaste zithoogtes tot speciale sturen voor mensen met een verminderde motoriek. Voor deze groep is specifieke engineering nodig op basis van de behoeften van de klanten. Een ERP-systeem dat perfect werkt voor voorraadgestuurde productie kan juist ongeschikt zijn voor de tak met op maat gemaakte fietsen.
Bepaal je requirements
Welke functionaliteiten heeft jouw ERP nodig? Voordat je gaat zoeken en vergelijken is het belangrijk om helder te krijgen wat je écht nodig hebt. Maak hierbij onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Betrek de input van alle afdelingen die met het systeem gaan werken. Een duidelijke lijst vormt de basis voor een goede vergelijking tussen verschillende systemen.
Denk aan elementen zoals:
- Financiële administratie
- Voorraadbeheer
- Productieplanning
- Projectmanagement
- Document management
- Product data management
- CRM-functionaliteit
- Service management
Betrek de juiste stakeholders
Een ERP-systeem heeft impact op je hele bedrijf – van de werkvloer tot aan de directiekamer. Betrek daarom de juiste mensen vanaf het begin van het proces. Zo zorg je voor draagvlak en verzamel je waardevolle inzichten over de behoeften en uitdagingen van verschillende gebruikers.
Belangrijke stakeholders zijn:
- Directie
- Financiële afdeling
- Operations
- Sales
- Engineering
- IT-afdeling
Commitment van de organisatie
Al voordat je een ERP-systeem kiest, is het belangrijk om de hele organisatie mee te krijgen in het proces. Een ERP-keuze is geen IT-project, maar een bedrijfsbreed verandertraject dat impact heeft op alle afdelingen. Zonder draagvlak en betrokkenheid van je medewerkers wordt het lastig om later de juiste keuzes te maken.
Bereid je organisatie daarom goed voor door:
- Je processen in kaart te brengen en te documenteren
- Medewerkers vroeg te betrekken bij het verzamelen van wensen en eisen
- Per afdeling inzichtelijk te maken wat er gaat veranderen
- Een projectteam samen te stellen met vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen
- Open te communiceren over waarom een nieuw ERP-systeem nodig is
Data en integratie
Veel bedrijven onderschatten de technische kant van een ERP-implementatie. Natuurlijk gaat het over het overzetten van gegevens uit je oude systeem. Maar ook om het borgen van datakwaliteit en het maken van koppelingen met andere software. Een sterk technisch fundament is daarom belangrijk voor een succesvol ERP-project.
Let daarom op de volgende aspecten:
- Datamigratie van bestaande systemen
- Integratie met andere software
- Kwaliteit van masterdata
- Procedures voor databeheer
- Back-up en beveiliging
Hoe kies je de juiste leverancier?
Je weet nu welke processen belangrijk zijn voor je bedrijf, welke onderdelen je nodig hebt in ERP en wie daar allemaal bij betrokken is. Nu ben je klaar om in de markt op zoek te gaan naar een ERP systeem dat bij jouw organisatie past. En daarbij natuurlijk een leverancier die het pakket implementeert.
De keuze voor een ERP-systeem is ook een keuze voor een langdurige samenwerking met een leverancier. Een succesvolle implementatie staat of valt met een partner die niet alleen het juiste systeem levert, maar ook begrijpt wat jouw bedrijf nodig heeft om te groeien. Hoe vind je de leverancier die bij jouw organisatie past?
Expertise en ervaring in jouw branche
Begin met het onderzoeken van de expertise van potentiële leveranciers in jouw branche. Een leverancier die ervaring heeft met maakbedrijven van vergelijkbare grootte begrijpt je uitdagingen beter dan een generalist. Bekijk op de website van de leverancier of deze services biedt voor bedrijven in jouw branche. Ook kan je zoeken naar recensies en reviews om eerdere ervaringen met andere bedrijven in jouw sector te vergelijken.
Kosten van het ERP-systeem
Als je investeert in een ERP-systeem, wil je natuurlijk weten waar je aan toe bent. Een nieuwe ERP-implementatie is een grote investering die impact heeft op je hele organisatie. Bedenk dat een ERP-implementatie vaak meer kost dan alleen de licentiekosten en basisconfiguratie voor jouw software.
Een lagere aanschafprijs kan op termijn duurder uitpakken als je veel aanpassingen nodig hebt. Of als je over een paar jaar moet overstappen omdat het systeem niet meegroeit met je bedrijf. Kies je bijvoorbeeld voor een basis ERP-pakket terwijl je eigenlijk meer functionaliteit nodig hebt? Dan loop je het risico dat je later alsnog moet investeren in aanvullende modules of zelfs een compleet nieuw systeem.
De echte vraag is daarom niet wat een ERP-systeem kost, maar wat het je oplevert. Bereken daarom de verwachte return on investment (ROI). Een goed geïmplementeerd ERP-systeem kan je helpen kosten te besparen door:
- Efficiëntere processen
- Minder fouten en dubbel werk
- Betere voorraadbeheersing
- Snellere levertijden
- Meer grip op je marges
Wil je weten wat een ERP kost? We hebben een uitgebreid artikel geschreven wat de investering in een ERP inhoudt. Specifiek voor Starcode ERP, maar toepasbaar op iedere leverancier.
Ondersteuning en dienstverlening
Kijk verder dan alleen de software. Een goede leverancier biedt heldere ondersteuning, heeft duidelijke serviceniveaus (SLA’s) en staat klaar als er problemen zijn. Let ook op de kwaliteit van training en documentatie – je medewerkers moeten immers straks dagelijks met het systeem werken.
Vraag tijdens gesprekken met leveranciers naar hun SLA’s en vraag hen een voorbeeld te laten zien van hun trainingsprogramma en documentatie. Zo krijg je een goed beeld van wat je kan verwachten tijdens het implementatieproces.
Communicatie en transparantie
De implementatie zelf is een intensief traject waarbij regelmatig overleg nodig is. Kies daarom een leverancier die goed communiceert, bereikbaar is en proactief met je meedenkt. Een goede leverancier luistert niet alleen naar jouw wensen, maar durft ook aan te geven als iets niet verstandig of haalbaar is.
Tijdens het selectieproces kun je hier al op letten. Hoe snel en adequaat reageert een leverancier op jouw vragen? Merk je dat de leverancier vooral iets wil verkopen, of luistert deze goed naar jouw behoeften? Dit zegt vaak al veel over hoe zij straks tijdens de implementatie zullen reageren.
Toekomstvisie
Denk ook aan de toekomst. Hoe ziet de ontwikkelroadmap van het systeem eruit? Kan het meegroeien met je bedrijf? En is de leverancier financieel gezond genoeg om langdurige ondersteuning te garanderen? Een ERP-systeem is immers een investering voor de lange termijn.
Vraag leveranciers naar hun visie op ontwikkelingen in jouw branche en laat ze hun product-roadmap voor de komende jaren toelichten. Een goede leverancier kan dit helder uitleggen en laten zien hoe dit aansluit bij jouw groeiplannen.
Tot slot: maak een weloverwogen keuze
Het kiezen van een nieuw ERP-systeem is een belangrijke stap in de groei van je maakbedrijf. Met de juiste aanpak kan het een krachtig instrument zijn om je bedrijf klaar te maken voor de toekomst. De sleutel tot succes ligt in het zorgvuldig afstemmen van het systeem op jouw organisatie en mensen.
Neem daarom de tijd om:
- Je processen goed in kaart te brengen
- Draagvlak te creëren binnen de organisatie
- Requirements helder op een rij te zetten
- Verschillende oplossingen te vergelijken
- Een realistische planning te maken
- Budget vrij te maken voor implementatie en training
Ontvang vrijblijvend advies over een nieuw ERP
Door stap voor stap te werk te gaan en klein te beginnen waar nodig, houd je controle over het implementatieproces. Je wil een werkend systeem, met als resultaat een beter georganiseerd bedrijf dat klaar is voor groei. Met de juiste ERP-oplossing leg je daarvoor het fundament.
Bij Starcode begrijpen we dat deze reis complex kan lijken. Als specialist in de maakindustrie hebben we niet alleen een ERP-systeem ontwikkeld dat aansluit bij de praktijk van maakbedrijven, maar begeleiden we ook het hele implementatietraject. Onze ervaring met tientallen implementaties leert dat elk bedrijf uniek is – soms betekent dat direct starten, soms adviseren we om eerst processen te verbeteren.
Met Starcode ERP krijg je een oplossing die meegroeit met je organisatie en die specifiek is ontwikkeld voor de uitdagingen in de maakindustrie. Van voorraadbeheer tot projectplanning, en van productiebeheer tot servicemanagement. Maar minstens zo belangrijk: je krijgt een partner die begrijpt waar je naartoe wilt.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? In een vrijblijvend gesprek kijken we samen naar je huidige situatie en delen we eerlijk onze inzichten – ook als dat betekent dat je beter nog even kunt wachten.
