Herken je dit? Je bent inkoper bij een maakbedrijf en je dag begint alweer met stress. Informatie die verspreid is over verschillende systemen. Wachtend op engineering die de stuklijst vrijgeeft zodat jij lagers met een lange levertijd kan inkopen. En productie die nog niet kan beginnen omdat onderdelen ontbreken. Het voelt alsof je constant achter de feiten aan het lopen bent, in plaats van vooruit te kijken.

Als inkoper in de maakindustrie draai je aan veel knoppen tegelijk. Je moet schakelen tussen leverbetrouwbaarheid, kostenbeheersing en materiaalbeschikbaarheid. Maar zonder de juiste tools voel je je vaak een eenmansorkest zonder dirigent. Je staat onder druk om tegen minimale kosten op tijd de juiste materialen beschikbaar te hebben. Maar je loopt tegen versnipperde informatie en systemen aan, en dat maakt je werk een stuk moeilijker.

Het grootste probleem? Als inkoper ben je constant brandjes aan het blussen: nabellen van late leveranciers, spoedjes doorvoeren, alternatieven zoeken als iets niet op tijd is. Dit komt bovenop administratieve taken zoals inkooporders aanmaken en gegevens invoeren. Hierdoor blijft er weinig tijd over voor strategisch inkopen.

Gelukkig zijn er oplossingen die je dagelijkse hoofdpijn kunnen wegnemen. In dit artikel lees je over de 7 grootste pijnpunten waar jij als inkoper mee worstelt, en hoe een goed ERP-systeem je leven een stuk makkelijker maakt.

1. Informatie verspreid over meerdere systemen

Inkoop moet beslissingen nemen op basis van ontwerpdata, voorraadstanden, orderhistorie en leveranciersinfo. Als deze informatie in verschillende systemen staat die niet gekoppeld zijn, kost het veel handmatig speurwerk om een volledig beeld te krijgen. Dit kost je niet alleen tijd, maar zorgt ook voor miscommunicatie en gemiste kansen.

Je kent het vast wel. Je belt een leverancier en moet eerst weer zoeken waar je hun laatste prijslijst hebt opgeslagen. Of je collega heeft belangrijke afspraken gemaakt, maar die staan alleen in zijn persoonlijke notitiebestand. En ook in je maakbedrijf intern ontstaan vaak communicatiestoornissen: inkoop weet niet wat sales aan de klant beloofd heeft, of moet wachten op incomplete info van engineering.

Hoe helpt Starcode ERP? 

In Starcode ERP werk je met één centrale leveranciersdatabase waarin alle contactgegevens, afspraken, prijzen, en communicatiehistorie per leverancier zijn opgeslagen. Ook kun je documenten zoals contracten, prijslijsten en levercondities direct koppelen aan de leverancier. Zo werken alle collega’s met dezelfde, actuele informatie – en vind je binnen een paar klikken precies wat je zoekt. 

2. Geen grip op voorraadniveaus

Je weet niet wat je actuele voorraad is en wat je gepland verbruik, waardoor je te veel of te weinig inkoopt. Zonder real-time voorraadinzicht koop je soms onderdelen die je al hebt, of vergeet je te bestellen wat je nodig hebt. Dit leidt tot onnodige kosten of productiestoringen. Je bent continu aan het nabellen en aan het controleren en werkt dus reactief in plaats van proactief.  

Vaak is er wel een inkoopbehoeftescherm in je ERP, maar toch mis je overzicht: 

• Welke onderdelen hebben prioriteit zodat je voorraadtekort of juist te veel voorraad voorkomt? 

• Waar heb je inzicht in de werkelijke levertijd zodat onderdelen op tijd komen?  

Je hebt behoefte aan een concreet dashboard. Zodat je beslissingen kan maken op basis van data – niet op gevoel.  

Hoe helpt Starcode ERP? 

Starcode ERP zet de inkoopbehoeftes voor je op een rij in één overzichtelijk scherm. Ontdek welke artikelen prioriteit hebben op basis van je productieplanning, voorraadniveaus en levertijden. Het systeem houdt ook rekening met artikelen die op projectbasis moeten worden ingekocht. Hierdoor weet je precies wanneer je wat moet bestellen – zonder dat je er zelf continu op hoeft te letten. 

In Starcode ERP krijgt jouw inkoopafdeling ook inkoopsuggesties op basis van de stuklijsten van de producttypes en configuraties. Het systeem kijkt dan specifiek naar items met een lange levertijd, bijvoorbeeld tussen 30 en 60 dagen, en voorspelt welke onderdelen voorrang nodig hebben.  

Het dashboard houdt rekening met:  

• Werkelijke levertijden van je leveranciers 

• Minimale voorraad 

• Aanvulvoorraad 

Op basis daarvan krijg je een advies op maat. Dreigt er voorraadtekort? Dan moet je meer inkopen. Aan de andere kant wil je ook niet te veel voorraad overhouden – dat kost onnodig geld. Starcode ERP helpt jouw inkoopafdeling om meer proactief in te kopen en niet meer achter de feiten aan te lopen. Jij blijft daarin natuurlijk in controle.

3. Stuklijsten komen te laat vrij 

In veel machinebouwbedrijven werk je met een combinatie van klantordergestuurd ontwerpen en standaardmodules. Het nadeel is echter dat stuklijsten pas worden vrijgegeven wanneer engineering klaar is met ontwerpen. Dit terwijl een deel van de stuklijst al prima kan worden ingekocht – vaak ook nog eens de items met een lange levertijd.

Als stuklijsten (te) laat vrijgegeven worden of regelmatig wijzigen, krijgt inkoop hun bestelaanvragen ook te laat of meerdere keren. Dit leidt tot spoedorders (duurder) of zelfs materiaaltekorten – de nachtmerrie van inkoop, want zonder materiaal ligt productie stil.

Hoe helpt Starcode ERP? 

Met Starcode ERP hoef je niet te wachten tot engineering klaar is om als inkoper in actie te komen. Je kijkt al tijdens het ontwerpproces mee met de voorlopige stuklijst, zonder dat die officieel hoeft te worden vrijgegeven.

Daardoor kun je vroegtijdig offertes opvragen voor onderdelen met lange levertijden – precies de onderdelen die je het liefst op tijd in huis hebt. Ook werkvoorbereiding kan al meedenken over wat praktisch is in de uitvoering. Zo voorkom je verrassingen achteraf, en krijgt engineering direct nuttige input uit de praktijk.

Bij de start van een project is nog niet alles uitgewerkt, maar je kunt al starten met het opvragen van offertes voor standaardcomponenten die je vrijwel zeker nodig hebt. Daarom werk je in Starcode ERP met producttypes: sjablonen van veelvoorkomende machines of modules.

Neem een bepaalde palletizer: je weet nu al dat daar standaard een specifieke motor in gaat. Inkoop kan daarvan alvast informatie inwinnen en offertes aanvragen, zodat productie straks sneller kan starten.

Aan zo’n producttype koppel je in Starcode ERP eenvoudig stuklijstregels, tekeningen en andere documentatie. Zo werk je gestructureerd samen – ook als het ontwerp nog niet definitief is.

4. Geen inzicht in prijzen van leveranciers

Je weet niet welke artikelen een vaste prijs hebben en voor welke je offertes moet opvragen. 

Bij sommige leveranciers heb je vaste prijzen afgesproken, bij andere moet je elke keer opnieuw vragen. Zonder overzicht loop je het risico dat je te veel betaalt of onnodig tijd verspilt aan offertes voor standaardartikelen. 

Hoe helpt Starcode ERP? 

In het systeem geef je per artikel aan of er een vaste inkoopprijs geldt of een dagprijs. Zo weet je direct wanneer je vooraf offertes moet opvragen en wanneer je gewoon kunt bestellen tegen de bekende prijs. Ook heb je in Starcode ERP overzicht in welke raamwerkcontracten je hebt afgesproken met je leveranciers. Zo heb je zicht op vaste prijsafspraken en staffelkortingen en een betere leverzekerheid. 

5. Handmatige offertes en bestellingen

Je moet leveranciers handmatig benaderen voor prijzen en levertijden, wat veel tijd kost. 

Voor elke nieuwe bestelling moet je weer e-mails sturen naar verschillende leveranciers. Je houdt bij wie wat heeft geantwoord, vergelijkt prijzen in Excel en probeert de beste deal te maken. Dit proces duurt dagen terwijl productie wacht. 

Hoe helpt Starcode ERP? 

Offerteaanvragen verstuur je vanuit Starcode ERP naar meerdere leveranciers tegelijk. Inkomende reacties verwerk je centraal en vergelijk je direct op prijs, levertijd en condities. Je hoeft niets over te typen en maakt sneller de juiste keuze. Met een koppeling met Microsoft Outlook verzend je eenvoudig offerteaanvragen voor artikelen naar meerdere leveranciers. Dit doe je met vooringestelde templates.  

6. Geen leveranciersalternatieven

Je hebt geen overzicht van alternatieve leveranciers, waardoor je afhankelijk bent van één partij. 

Wat als je vaste leverancier plotseling niet kan leveren? Of als je een betere prijs kunt krijgen ergens anders? Zonder alternatieven zit je vast aan één leverancier, ook als die duurder wordt of slechter gaat presteren. 

Hoe helpt Starcode ERP? 

Per artikel kun je in Starcode ERP meerdere leveranciers vastleggen, inclusief voorkeursleverancier, alternatieven en hun levertijden. Het systeem houdt rekening met leverbetrouwbaarheid en doorlooptijden, zodat je altijd snel kunt schakelen wanneer dat nodig is. 

7. Geen zicht op levertijden van leveranciers

Als inkoper wil je kunnen vertrouwen op de levertijden van je leveranciers. Want als je niet weet wanneer materialen binnenkomen, kun je: 

• Jouw voorraad niet op peil houden; 

• Geen betrouwbare planning maken; 

• Richting je klant geen duidelijke leverdatum afspreken. 

Toch gebeurt dit vaak. In veel ERP-systemen vul je een vaste levertijd per leverancier in — maar die klopt lang niet altijd. Soms levert een leverancier sneller dan verwacht, soms juist veel later. En dat zie je pas achteraf. 

Zonder een modern systeem dat deze data automatisch bijhoudt, blijf je in het duister tasten. Je mist inzicht in trends, afwijkingen of terugkerende vertragingen. En dat maakt het lastig om op tijd bij te sturen. 

Hoe helpt Starcode ERP? 

Met Starcode ERP krijg je wél inzicht in de werkelijke levertijden van je leveranciers. Het systeem kijkt automatisch naar alle eerdere bestellingen en berekent op basis daarvan hoe lang een leverancier gemiddeld écht over een levering doet. 

Zo zie je meteen of een leverancier structureel te laat is, of juist steeds netjes op tijd levert. Dat helpt je om beter onderbouwde keuzes te maken tussen verschillende leveranciers. 

Ontdek hoe je levertijden voorspelt in Starcode ERP

Voorspellen werkt twee kanten op 

Levert jouw leverancier soms te laat? Dat ligt niet altijd aan hem. Als jij niet op tijd laat weten wat je gaat bestellen, kan hij zich ook niet goed voorbereiden. 

Daarom biedt Starcode ERP ook een slimme forecasting-module. Daarmee kun je beter voorspellen wat je in de toekomst nodig hebt, en dat ook tijdig delen met je leverancier. Zo werk je samen aan een stabielere en slimmere keten. 

Ontdek hoe sales forecasting werkt in Starcode ERP

Van reactief naar proactief 

Als inkoper verdien je het om vooruit te kijken in plaats van constant achter de feiten aan te lopen. Een goed ERP-systeem neemt je dagelijkse frustraties weg en geeft je de tools om strategisch mee te denken met het bedrijf. 

Stel je voor: je begint je dag met een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren. Je ziet direct waarop je actie moet ondernemen. Alle belangrijke leveranciersinformatie heb je direct bij de hand. En in plaats van administratief werk te doen, kun je je focussen op het vinden van betere deals en het opbouwen van sterke leveranciersrelaties. 

De belangrijkste voordelen op een rij: 

• Beter overzicht in wat je moet inkopen  

• Centrale leveranciersinformatie bespaart zoektijd 

• Real-time voorraaddata voorkomt over- en ondervoorraad 

• Leveringsbewaking houdt projecten op schema 

Het implementeren van een ERP-systeem vraagt tijd en aandacht, maar de investering betaalt zich terug in minder stress, minder fouten en betere resultaten. Eindelijk kan je van brandjes blussen naar proactief inkopen op basis van data – niet op gevoel. Want eerlijk is eerlijk: je bent inkoper geworden om waarde toe te voegen, niet om de hele dag achter informatie aan te rennen. Een goed systeem geeft je die ruimte terug.