Je kent het vast wel: in je planning in Excel weet je wellicht wanneer je productiemedewerkers aan een artikel werken. Maar wanneer materialen later aankomen? Dan verlies je het overzicht. En elke keer denk je: “Er moet toch een betere manier zijn?” 

Je bent niet de enige. Als productiemanager of planner in een groeiend maakbedrijf loop je dagelijks tegen de muren van Excel aan. Je probeert je planning actueel te houden. Ondertussen komen spoedorders aan, komen materialen vertraagd binnen en worden medewerkers ziek. Je wilt vooruitkijken en proactief plannen. In plaats daarvan blus je constant brandjes omdat je planningssysteem simpelweg niet is meegegroeid met de complexiteit van je bedrijf. 

Bij Starcode zien wij deze uitdagingen dagelijks. We zien hoe bedrijven vastlopen in Excel-planningen die onbeheersbaar worden naarmate het bedrijf groeit. En nog belangrijker: we zien hoe de juiste ERP-oplossing deze bedrijven weer controle geeft over hun productieproces. 

Na het lezen van dit artikel begrijp je precies waarom Excel je bedrijf belemmert in verdere groei. Je ontdekt de vier belangrijkste redenen waarom Excel als planningtool niet meer voldoet voor jouw maakbedrijf. Bij elk probleem laten we je ook zien hoe een ingebouwde ERP-planningsoplossing dit kan verhelpen.  

1. Verschillende Excels? Eilandjes tussen afdelingen 

Met Excel werkt iedereen op eilandjes, wat leidt tot vertragingen en fouten. Maar in een maakbedrijf staat of valt alles juist met samenwerking. Inkoop moet precies weten welke materialen nodig zijn. Productie moet weten wanneer ze aan de slag moeten gaan. En verkoop moet accurate levertijden aan klanten doorgeven.  

Ook samenwerking binnen een Excel-bestand gaat vaak stroef. Je opent Excel om een wijziging door te voeren in de productieplanning. Maar helaas – een collega heeft het bestand al geopend. Of erger nog: jullie werken in verschillende versies van hetzelfde bestand. Het resultaat? Een planning waar niemand meer op kan bouwen. 

In de praktijk: Je hebt net een spoedorder aangenomen van een belangrijke klant en past de productieplanning aan in je Excel-bestand. Ondertussen werkt je collega van inkoop in een andere versie van hetzelfde document om materialen te bestellen voor volgende week. Jij slaat de versie over die van hem heen, waardoor er wijzigingen verloren gaan.  

Het gevolg? De materialen voor de reguliere productie worden niet besteld. Naast je spoedorder komen ook de andere orders in de knel. Je vreest nu al voor de telefoontjes van ontevreden klanten.  

Hoe pak je dit aan?

Een ERP-systeem met ingebouwde planningsmodule geeft meerdere gebruikers tegelijk toegang. Iedereen werkt in dezelfde omgeving met dezelfde actuele gegevens. In de dagelijkse praktijk werkt dat zo: Ziet inkoop een vertraging bij een leverancier? Dan ziet productie direct wat dit betekent voor de planning. 

Dit heeft verschillende voordelen:  

• Betere samenwerking tussen afdelingen.  

• Sneller reageren op veranderingen 

• Betere besluitvorming. Van werkvloer tot management – iedereen kijkt naar dezelfde gegevens.  

2. Geen koppeling met actuele data uit je maakbedrijf 

In Excel moet je alles met de hand invoeren. Denk aan de capaciteit van mensen en machines of aan beschikbare materialen. Verandert er iets? Dan pak je het toetsenbord en voer je het handmatig in. Dit werkt misschien prima bij een klein en startend maakbedrijf. Maar uiteindelijk is het niet schaalbaar. 

Bij complexere processen mis je het overzicht zodra er iets verandert in je bedrijf. Wanneer een inkoopdeel te laat aankomt, of bij plotselinge ziekte van één van je productiemedewerkers. Excel registreert deze verandering niet en geeft jou geen seintje om je planning aan te passen.  

Stel je voor: je produceert onderdelen voor verpakkingsmachines. Je krijgt een spoedorder van een belangrijke klant die over drie weken op de stoep moet staan. In je productieplanning lijkt dit haalbaar.  
 
Maar wat je niet ziet is dat: 
 

• De benodigde aluminium profielen pas over twee weken binnenkomen 

• Je CNC-frees in die periode al volgepland staat met andere orders 

• De medewerker met de juiste expertise voor de programmering die week op vakantie is 

Dit zijn dan de gevolgen: Je levert twee weken te laat, wat je klant €10.000 per dag kost door stilstand van hun productielijn. Bovendien maak je extra kosten voor spoedleveringen en overuren om de schade te beperken. En ondertussen blijven andere orders liggen, waardoor een domino-effect door je hele planning raast. 

Hoe pak je dit aan? 

De Starcode ERP-planningsmodule brengt capaciteit en materiaalbehoefte samen. Het systeem houdt rekening met: 

• Beschikbaarheid van medewerkers (inclusief vaardigheden, roosters en vakanties) 

• Capaciteit van machines 

• Beschikbaarheid van materialen 

• Routing en volgordelijkheid van bewerkingen 

Bij het inplannen van een order toont het systeem direct of je voldoende capaciteit hebt én of alle benodigde materialen op tijd beschikbaar zijn. Bij vertragingen in de materiaallevering berekent het systeem wat dit betekent voor je productieplanning en stelt alternatieven voor. 

3. Excel groeit niet met je maakbedrijf mee 

Naarmate je bedrijf groeit, beginnen de grenzen van Excel te knellen. Excel is van oorsprong een rekenbladprogramma. Bedrijven gebruiken het als planningstool – maar in de basis is het nooit bedoeld om je bedrijfsprocessen te sturen. Werk je met grote hoeveelheden data? Dan kruipt het programma steeds trager vooruit en crasht het regelmatig. 

Het bijhouden van verschillende Excel-bestanden, papieren documenten of Word-bestanden wordt een moeras waar je in wegzakt. Wijzigingen in het productieproces vereisen vaak grote aanpassingen in je spreadsheets. Dit kost bergen tijd en opent de deur voor fouten. 

Bijvoorbeeld: Je maakbedrijf is in drie jaar tijd van 15 naar 45 medewerkers gegroeid. Je productaanbod is verdubbeld en je verwerkt nu 100 orders per week in plaats van 30. Je Excel-planning is in die tijd uitgegroeid tot een monster met 25 tabbladen, complexe formules en macro’s. Het bestand is zo groot geworden dat het openen ervan al twee minuten duurt.  

Voer je een wijziging door? Dan hangt je computer geregeld een halve minuut om alles te herberekenen. En als één van je collega’s per ongeluk een formule overschrijft? Dan sta je uren te troubleshooten om de fout te vinden. Ondertussen loopt je planning verder achter en wachten klanten op antwoorden over hun orders. 

Hoe pak je dit aan? 

Moderne ERP-systemen zijn gebouwd om met je mee te groeien. Ze verwerken grote hoeveelheden data zonder hijgend tot stilstand te komen. Ze buigen mee met toekomstige groei en veranderingen. 

Een ERP-planningsmodule past zich aan aan toenemende complexiteit in bedrijfsprocessen en steunt je bedrijf in elke fase. Of je nu nieuwe productlijnen toevoegt, extra productiestappen inbouwt, of overstapt op een ander productiemodel (zoals van make-to-order naar configure-to-order) – het systeem groeit met je mee. 

4. Beperkte integratie en automatisering 

Excel is in een losstaande toepassing die moeilijk te integreren is met andere systemen. Gegevens voer je handmatig in of moet je exporteren. Dit is tijdrovend en foutgevoelig.  

Dit gebrek aan integratie leidt tot: 

• Dubbele invoer van dezelfde gegevens in verschillende systemen  

• Verschillende versies van de waarheid tussen afdelingen  

• Handmatige stappen die tijd slurpen en fouten veroorzaken  

• Beperkte ruimte om werkstromen te automatiseren 

Bijvoorbeeld:  
Elke maandagochtend start je met het verzamelen van gegevens voor het wekelijkse managementoverleg. Je kopieert handmatig data uit vier verschillende Excel-bestanden om de voortgang van alle lopende productieorders te rapporteren. Dit kost je ongeveer twee uur per week.  

Deze week ben je vergeten een belangrijke wijziging door te voeren in het hoofdbestand. Het resultaat? Het management werkt met verouderde informatie. Materialen worden besteld die niet nodig zijn, en een kritieke vertraagde order wordt over het hoofd gezien. Wanneer je de fout eindelijk ontdekt, is de kostbare tijd die je had kunnen gebruiken voor het oplossen van het echte probleem al vervlogen. 

Hoe pak je dit aan? 

Een modern ERP-systeem legt verbindingen tussen alle bedrijfsprocessen. Zo koppel je planning direct aan inkoop, voorraad, verkoop en financiën. Dit voorkomt dat je handmatig gegevens moet invoeren en vermindert de kans op fouten. 

Het unieke aan Starcode ERP is dat dit systeem MRP (materiaalplanning) en capaciteitsplanning samenbrengt. Verandert er iets aan een order? Dan zie je meteen wat dit betekent voor de materialen die je moet inkopen en de productiemedewerkers die ingepland staan. Zo heb je meer grip op je maakbedrijf. 

Van reactief naar pro-actief plannen 

De stap van Excel naar een ERP-systeem met planningsmodule draait je bedrijfsvoering 180 graden: van achteruit naar vooruit kijken. 

Met Excel ren je achter problemen aan zodra ze opduiken. Een levering komt te laat? Dan moet je in alle haast de planning omgooien. Een machine valt uit? Dan schakel je in paniek om orders te verschuiven. 

Met een ERP-planningsmodule kijk je vooruit en grijp je in voor problemen kritiek worden. Het systeem waarschuwt je voor mogelijke knelpunten voordat ze je bedrijf lamleggen, zodat je tijdig kunt ingrijpen. Het toont je wat er gebeurt als je iets verandert, voordat je de knop indrukt. Zo neem je beslissingen met open ogen. 

Deze proactieve aanpak leidt tot: 

• Kortere doorlooptijden 

• Lagere voorraadniveaus 

• Betere benutting van mensen en machines 

• Betrouwbaardere levertijden 

• Hogere klanttevredenheid 

Wat is het juiste moment om over te stappen?  

Vraag je je af of nu het moment is om Excel in te ruilen voor een ERP-planningsmodule? Dat hangt af van verschillende factoren:  

1. Hoe complex is je bedrijf? Hoe groter en ingewikkelder je productieproces, hoe meer winst je haalt uit een geïntegreerd systeem. 

2. Wat is je groeiverwachting? Als je groei verwacht, is het verstandig om nu al te investeren in een systeem dat met je mee kan groeien. 

3. Waar loop je nu tegenaan? Hoe meer je worstelt met de beperkingen van Excel, hoe harder je een beter alternatief nodig hebt. 

4. Wat doen je concurrenten? Als je concurrenten sneller schakelen door betere systemen, dreig je achterop te raken in de wedloop. 

Krijg meer overzicht in je planning van je maakbedrijf 

Excel heeft zeker zijn sterke punten en blijft waardevol voor snelle analyses. Bijvoorbeeld wanneer je snel iets uit moet rekenen. Maar voor de complexe planningsuitdagingen in moderne maakbedrijven schiet het tekort. De beperkingen in schaalbaarheid, samenwerking, integratie en voorspelbaarheid remmen je bedrijfsgroei af en verzwakken je positie.  

Een ERP-systeem met ingebouwde planningsmodule brengt capaciteit en materialen samen, maakt realtime samenwerking mogelijk, en laat je vooruitkijken in plaats van achteruit. De investering verdien je dubbel en dwars terug door minder fouten, sneller werken en betere besluiten. 

Bij Starcode hebben we vele maakbedrijven door deze overstap geloodst. We begrijpen waar je tegenaan loopt en brengen de kennis mee om je naar een sterkere en winstgevender toekomst te begeleiden. 

Klaar om Excel los te laten en de volgende stap te zetten in je productieproces? Neem contact op voor een vrijblijvende demonstratie van hoe een ERP-planningsmodule je maakbedrijf naar een hoger niveau tilt.