Tip 1: Visualiseer je proces

Als je een proces wilt verbeteren is het nodig dat het op een eenduidige manier kunt visualiseren en bespreken met de betrokken medewerkers en managers/teamleiders. Een onduidelijke weergave en definitie zorgt voor lange gesprekken met weinig resultaat. Gelukkig zijn er standaarden om processen te visualiseren. Een veelgebruikte standaard is BPMN (Business Process Model and Notation). In oa MS Visio zijn daarvoor ook de bijbehorende symbolen beschikbaar:

Een procesflow ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Belangrijk is dat je hierbij in rollen denkt (wie is waarvoor verantwoordelijk) en dat op de juiste manier visualiseert. Als je dit samen met alle stakeholders doet, kun je een goede visualisatie maken van de huidige en gewenste situatie. Om de ‘gap’ (het verschil tussen de huidige en gewenste situatie) te overbruggen, kun je vervolgens een concreet stappenplan maken.

Tip 2: Identificeer bottlenecks en verspilling

In de praktijk blijkt dat het vaak lastig is de om de huidige situatie eenduidig te visualiseren. Verschillende gebruikers kunnen hetzelfde proces bijvoorbeeld op een eigen manier uitvoeren. De vraag is dan o.a. wat ‘goed’ is en wat ‘fout’ is, wat de beste manier is, en hoe je eenduidig aan je collega’s kunt uitleggen welke verschillen er zijn, en vooral tot welke resultaten die verschillen leiden. Visio of een andere proces modeleertool is daarvoor onvoldoende geschikt.
Process mining is een techniek die hier heel goed bij kan helpen. Op basis van de informatie die is vastgelegd in databases, maakt deze software processtromen inzichtelijk, en kan er diepgaand
gekeken worden naar de specifieke flow van een bijvoorbeeld een gebruiker, artikel of order.

Tip 3: Identificeer repetitieve handelingen

Als je weet wat de ‘standaard’ flow is, en je weet dat veel handelingen daarin steeds hetzelfde zijn, is dit een ideaal moment om te bekijken of deze handelingen ook geautomatiseerd kunnen worden. vaak zijn de mogelijkheden in de bestaande applicaties (ERP, CRM etc.) onvoldoende. RPA (Robotic Process Automation) is dan een perfecte oplossing. Een RPA bot imiteert namelijk de handelingen van de medewerker. Alles wat de medewerker met een muis en toetsenbord moet doen in het proces, kan een RPA bot automatiseren. Dit is een groot voordeel t.o.v. reguliere automatisering. Intelligente Proces Automatisering geeft medewerkers de ruimte om echt waarde toe te voegen. Schaarse menscapaciteit kan hierdoor veel effectiever  worden ingezet. 

Samengevat heeft RPA de volgende voordelen:

• Lage investering met een hoog rendement
• Ongewijzigde ICT-infrastructuur 
• Meer efficiënte bedrijfsprocessen
• Hogere medewerkerstevredenheid – Lager verzuim/verloop
• Het vergroten van slagkracht en wendbaarheid
• Optimale flexibiliteit in het (zelfstandig) aanpassen van de procesautomatisering (bij gewijzigde processen)

Tip 4: Maak een plan van aanpak per proces en bereken de ROI

Het is waardevol om per proces wat geoptimaliseerd kan worden, de acties voor verbetering en de ROI daarvan te bepalen. Een zogenaamde ‘0-meting’ geeft later altijd een duidelijke referentie om te bepalen wat de werkelijke voordelen zijn van een verbetering. Het is ook erg waardevol om gebruikers te betrekken bij het ontdekken van kansen voor optimalisatie en automatisering. Om dat op een beheersbare en gestructureerde manier te doen, kan bijvoorbeeld ‘Automation hub’ worden ingezet. Automation Hub (uipath.com)

Deze software helpt bij het organiseren en structureren van automatisering voorstellen, het bepalen van de ROI en overzicht houden op de planning en voortgang van automatiseringsprojecten.

Tip 5: Creëer betrokkenheid door een ‘center of excellence’

Het vergaand automatiseren van processen brengt uiteraard verandering met zich mee. Niet alle medewerkers zijn positief als ze zien dat een deel van hun werk geautomatiseerd gaat worden. Het is ook belangrijk dat het optimaliseren en automatiseren van processen geen eenmalige activiteit blijft. Als proceseigenaren en gebruikers actief betrokken zijn bij verbeteringen en automatisering, zorgt dat voor een beter en blijvend resultaat. Het is daarom belangrijk dat er een ‘center of excellence’ opgezet wordt binnen de organisatie. Een ‘Center of Excellence’ bestaat vaak uit betrokken proceseigenaren en proces/data analisten, en RPA developers.

Tip 6: Start met een POV (Proof of value)

‘Denk groot, begin klein’ is vaak een goede methode om te starten met RPA. Het is belangrijk om RPA niet te zien als een eenmalige specifieke oplossing in een bepaald proces, maar het in combinatie met process mining, strategisch in te zetten. Tegelijk leert de praktijk dat het ‘vieren van successen’ sterk bijdraagt aan de adoptie en het draagvlak van een nieuwe techniek. Daarom is het goed om te starten met een Proof of Value voor een specifiek proces. Een RPA bot voor zo’n proces kan vaak binnen enkele dagen/weken opgeleverd worden. Daarmee kan het nieuwe proces getest worden, en kan ook meetbaar gemaakt worden of de verwachte besparing kan worden gerealiseerd. Het werken met een RPA-bot maakt het voor veel gebruikers ook veel duidelijker en concreter, en vergroot de acceptatie.

Tip 7: Maak resultaten meetbaar

Om het ‘Center of Excellence’ (CoE) te helpen bij het continue verbeteren van processen, is het noodzakelijk dat de resultaten van verbeteringen en automatisering meetbaar en inzichtelijk gemaakt worden. Daarvoor kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van ‘Insights’ UiPath Insights: Dashboards and Widgets – YouTube

Hiermee kunnen allerlei dashboards en widgets gemaakt worden, die de CoE helpen besluiten te nemen over volgende optimalisatie en automatiseringsstappen. Uiteraard kan dit ook in combinatie met Power BI. De resultaten kunnen gekoppeld worden aan verschillende KPI’s en zo nog beter inzicht en stuurinformatie opleveren

Tip 8: Maak gebruik van onze kennis

Als u wilt beginnen met data-gedreven proces optimalisatie in uw organisatie moeten er veel keuzes gemaakt worden, kennis worden ontwikkeld, en rollen worden gedefinieerd. Veel organisaties vinden het prettig om dan een partner te hebben die hen helpt de juiste keuzes te maken, fouten kan voorkomen, en helpt het digitaliseringsproces te versnellen. Starcode kent zowel de technologie als uw branche. We adviseren u graag over de mogelijkheden voor uw organisatie. Dat doen we onder andere met behulp van een Power scan, waarmee we in kaart brengen hoever uw organisatie is op het gebied van IT en procesmatig denken. Op basis hiervan maken we graag met u een roadmap voor de digitalisering van uw organisatie. Uiteraard maken we onze inzet graag meetbaar. De gemiddelde ROI van onze projecten ligt tussen de 3-9 maanden. Wilt u ook 200% of meer rendement op uw
investering, en wendbaar zijn voor de toekomst? Neem dan contact met ons op!