Ordermanagement in de maakindustrie is een complex en uitdagend proces. Bedrijven in deze sector hebben te maken met talloze leveranciers van onderdelen. De beschikbaarheid van materialen wijzigt regelmatig, waardoor orders herpland moeten worden. Daar komt bij dat de eisen die klanten stellen, alsmaar toenemen. Zij willen kortere levertijden, hogere flexibiliteit en klantgerichte oplossingen. Hoe ga je hier als COO/Process Manager mee om?

Traditionele systemen geven over het algemeen een goed beeld van de interne processen. Maar ze zijn minder goed in staat om de gehele keten in beeld te brengen. Ondanks de digitale transformatie die al jaren gaande is, vindt er nog veel handwerk plaats bij ordermanagement. Veel cruciale informatie over een order zit ergens verstopt in een la met papieren bonnen, in mailbestanden en Excelsheets. Deze manier van werken is onpraktisch en erg foutgevoelig.

Duizenden orderregels verplaatsen

Pieken en dalen in de economie zorgen voor veel schommelingen in vraag en aanbod: van grondstoffen en materialen tot en met eindproducten. Helaas zijn processen in veel bedrijven in de maakindustrie niet flexibel genoeg om die wijzigingen te kunnen werken. Terwijl bedrijven in de maakindustrie al snel te maken hebben met duizenden orderregels per week die verplaatst moeten worden. Veel bedrijven die de pech hebben dat ze deze wijzigingen niet automatisch in hun proces kunnen verwerken, zullen deze aanpassingen handmatig moeten doorvoeren. Dat leidt tot heel veel repeterend, saai werk. Dat is niet alleen frustrerend voor de medewerkers, het leidt ook tot nieuwe fouten. Waardoor orders alsnog te laat, of niet correct, worden geleverd. Dat moet vervolgens weer handmatig gerepareerd worden. Zo ontstaat er een negatieve, neerwaartse spiraal. Het zou ideaal zijn als deze wijzigingen met robotgestuurde procesautomatisering doorgevoerd worden, zodat medewerkers hun tijd en energie aan – voor hen – betekenisvollere zaken in de onderneming kunnen besteden.

Olifantenpaadjes

Hoe gaan teams in de maakindustrie om met deze problematiek? Een deel van de teams gaat zijn eigen oplossingen verzinnen. Groot nadeel hiervan is dat deze olifantenpaadjes ongecontroleerd, buiten het systeem om, plaatsvinden. Zo kan het gebeuren dat een onderdeel dat door de ene medewerker is gereserveerd, door een andere medewerk van de plank wordt gehaald. En gebruikt wordt voor een ander eindproduct voor een andere klant dan waarvoor dat onderdeel was gereserveerd. Zo wordt het probleem alleen maar verschoven, in plaats van opgelost. Mensen creëren, kortom, een eigen werkwijze waardoor er een versnipperd proces ontstaat, waar mensen langs elkaar heen werken. Als COO/Process Manager zul je hier niet blij mee zijn: je bent immers eindverantwoordelijk voor dit proces.

De zoektocht naar een structurele oplossing

Logisch dat Process Managers op zoek gaan naar een structurele oplossing om volledige controle en overzicht te krijgen. Een oplossing waarmee zij en hun teams zonder stress hun targets halen en processen constant kunnen optimaliseren. Eén optie is om het oude systeem te updaten naar een nieuw systeem dat wél goed kan forecasten en wél automatisch wijzigingen kan doorvoeren. Zo’n ingrijpende verandering in het hart van de organisatie brengt echter risico’s met zich mee. Als je hier als Process Manager al voor zou kiezen, is het de vraag of je de rest van het Management Team meekrijgt.

Inzicht in processen

Een andere oplossing is om de data te analyseren van alle soorten handelingen die medewerkers uitvoeren: Proces Mining. Met deze techniek krijg je een visuele weergave van de overbodige stappen en bottlenecks. Je ziet welke medewerkers en teams gebruikmaken van olifantenpaadjes, waar ze dat doen en om hoeveel van die paadjes het gaat. Zo zie je meteen waar je kunt verbeteren en op de kosten kunt besparen. Zo’n analyse is ook erg nuttig om awareness te creëren over de manier waarop gewerkt wordt. Je creëert er draagvlak mee om verbeteringen door te voeren.

Robotic Process Automation (RPA)

Nu je precies weet waar de knelpunten zich bevinden, kun je deze oplossen met Robotic Process Automation (RPA). Dit is een veelgebruikte techniek binnen Intelligente Proces Automatisering. Een softwarerobot, oftewel bot, voert repetitieve handmatige handelingen uit. In tegenstelling tot een mens is een robot in staat dit 24/7/365 in zeer hoog tempo te doen. Zonder fouten te maken of het werk saai of frustrerend te vinden! Bovendien voert een robot zijn werkzaamheden gestructureerd uit, precies zoals hij is geprogrammeerd. Zonder in de verleiding te komen alternatieve routes te kiezen.

Combinatie-oplossing

De combinatieoplossing van Process Mining en RPA is snel en zonder risico’s te implementeren. Process Mining-software maakt gebruik van de bestaande data die in je ERP- of CRM-systeem zit. Intelligente filters in de Proces Mining-software voeren analyses uit, exact afgestemd op je onderzoeksvraag. De softwarerobot is met low code binnen korte tijd (binnen één tot enkele maanden!) tegen lage kosten te realiseren. De gebouwde applicaties sluiten feilloos aan op de processen binnen je organisatie. Het rendement is hoog: de ROI bedraagt slechts enkele maanden! RPA helpt je dus om medewerkers mee te krijgen om het proces te optimaliseren. Je zet ze in hun kracht door ze datgene te laten doen waar ze werkelijk goed in zijn!

RPA Scan

Wil je weten of RPA voor jou een interessante oplossing is? Doe dan nu de Quick Scan!